学校申请采购制度

PAGE学校申请采购制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、中标（成交）供应商等。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的组织实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.编制年度采购计划，报采购工作领导小组审批后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、数量、技术要求，工程的建设内容、标准，服务的范围、质量要求等，并对采购项目的实施过程进行监督。其主要职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目申请。2.参与采购项目的技术要求制定、采购文件编制等工作。3.配合采购部门进行采购项目的开标、评标、谈判等活动。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制采购项目预算。采购项目预算应包括采购货物、工程和服务的费用，以及与采购相关的其他费用，如运输费、安装调试费、售后服务费等。采购预算应按照学校财务预算编制要求进行编制，经学校财务部门审核后，报采购工作领导小组审批。（二）预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序进行审批。采购需求部门应配合采购部门做好采购预算的执行工作，确保采购项目的顺利实施。（三）预算监督学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计。采购部门应定期向采购工作领导小组报告采购预算的执行情况，接受采购工作领导小组的监督。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写《学校采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购项目申请表经部门负责人签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购项目申请表后，对采购项目的必要性、合规性、采购方式等进行审核。审核通过后，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的具体情况，做出审批决定。（三）采购文件编制采购部门根据采购工作领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准及方法、合同条款等内容。采购文件应符合国家有关法律法规和学校采购制度的要求，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）采购信息发布采购部门按照规定的采购方式，通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点等内容。（五）供应商报名与资格审查供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明材料。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）采购评审采购部门组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准及方法，对供应商的投标（响应）文件进行评审。采购评审活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保评审结果的客观性和公正性。（七）中标（成交）供应商确定采购评审结束后，采购部门根据评审结果，确定中标（成交）供应商，并发布中标（成交）公告。中标（成交）公告应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等内容。（八）合同签订采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物（工程、服务）的规格、数量、价格、交货（竣工、服务）时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应符合国家有关法律法规和学校采购制度的要求，确保合同的合法性和有效性。（九）采购项目验收采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的要求，组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、质量，工程的建设内容、标准，服务的范围、质量等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。（十）采购付款采购需求部门根据采购合同的约定，填写《学校采购项目付款申请表》，提交采购部门审核。采购部门审核通过后，报学校财务部门办理付款手续。学校财务部门按照采购合同的约定，及时支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的主要条款应与采购文件的要求一致。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促中标（成交）供应商按时、按质、按量履行合同义务，确保采购项目的顺利实施。中标（成交）供应商应严格按照合同约定提供货物、工程和服务，不得擅自变更合同内容。（三）合同变更在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止采购合同履行完毕，或者因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法履行的，采购合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。（五）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、采购监督与管理（一）内部监督学校建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购工作领导小组负责对采购工作进行宏观指导和监督检查。采购部门应定期向采购工作领导小组报告采购工作情况，接受采购工作领导小组的监督。学校审计部门负责对采购项目的资金使用情况进行审计监督，确保采购资金的合理使用。（二）外部监督学校采购活动接受财政、监察、审计等部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。（三）投诉处理供应商认为采购活动侵犯其合法权益的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向学校提出质疑。学校应在收到质疑函后七个工作日内作出答复。供应商对质疑答复不满意或者学校未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向学校采购工作领导小组提出投诉。学校采购工作领导小组应在收到投诉后三十个工作日内作出处理决定，并书面通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。八、采购档案管理采购