未制定政府采购制度

PAGE未制定政府采购制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本规定。本规定适用于公司/组织内未制定政府采购制度的采购活动。（二）适用范围本规定适用于公司/组织内所有未纳入政府采购范畴的采购项目，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应尽量公开透明，确保供应商能够及时了解采购需求和相关信息，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划与预算（一）采购需求确定1.各部门根据工作需要，提前提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息。2.对于复杂或重大采购项目，应组织相关部门和专业人员进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购计划编制1.根据采购需求，采购部门负责编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、预算金额等内容。2.采购计划应结合公司/组织的年度工作计划和财务预算进行编制，确保采购活动与公司/组织的整体战略和财务状况相适应。（三）采购预算管理1.采购预算由财务部门负责审核和确定。采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行合理估算，确保预算金额能够满足采购需求。2.采购预算一经确定，应严格执行。在采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照公司/组织的预算调整程序进行审批。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.采用公开招标方式的采购项目，应按照相关法律法规和招标程序进行操作。招标公告应在指定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取招标信息。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式的采购项目，招标人应选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标和定标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式的采购项目，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，在谈判过程中，供应商可以对谈判文件提出修改意见，并最终确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式的采购项目，应按照规定程序进行审批，并在采购文件中说明采用单一来源采购方式的理由。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式的采购项目，询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.采购部门收到采购需求后，应填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购需求说明、采购预算、采购方式建议等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据采购项目的性质和金额大小进行审批，对于重大采购项目，应报总经理审批。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，采购部门负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价单等）、采购合同条款、技术规格要求、评标标准等内容。2.采购文件应确保内容完整、准确、清晰，能够满足采购需求，并符合相关法律法规和行业标准的要求。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。2.根据采购项目的要求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于新的供应商，应进行资格审查，确保其具备相应的生产经营能力和信誉。3.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。（四）采购谈判与合同签订1.根据采购方式的不同，组织与供应商进行谈判。谈判过程中，应明确采购项目的各项要求和条款，确保双方达成一致意见。2.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、质量验收部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，由质量验收部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，质量验收部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。3.如验收不合格，质量验收部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物/服务，直至验收合格。（六）采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.付款申请单经采购部门负责人、质量验收部门负责人、财务部门审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据合同约定和资金情况进行审批。3.财务部门按照审批后的付款申请单进行付款，并做好付款记录。五、采购监督与管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。内部监督部门应定期对采购项目进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购部门应定期向内部监督部门报送采购情况报告，包括采购项目的执行情况、采购金额、采购方式、供应商评价等内容。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对采购活动的监管工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障公众知情权。（三）违规处理1.对于在采购活动中违反法律法