学校软件采购制度

PAGE学校软件采购制度一、总则（一）目的为规范学校软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、管理等工作需求，提高软件采购质量，保障资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校范围内所有软件采购活动，包括但不限于教学软件、管理软件、办公软件等各类用于学校日常运行及发展的软件产品及服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保软件采购活动合法合规。2.需求导向原则：根据学校教学、科研、管理等实际需求进行软件采购，注重软件的实用性、功能性和稳定性。3.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的竞争机会。4.效益原则：追求软件采购的性价比，充分考虑软件的质量、价格、售后服务等因素，实现资金的合理使用和效益最大化。二、采购需求确定（一）需求调研1.各部门应定期对本部门软件使用情况进行梳理，结合业务发展规划，提出软件采购需求。需求应明确软件的功能要求、性能指标、使用范围、用户数量等详细信息。2.学校信息化管理部门负责组织跨部门的需求调研工作，通过问卷调查、实地访谈、研讨会等形式，全面了解学校各层面的软件需求，形成综合的需求调研报告。（二）需求审核1.需求调研报告提交至学校采购管理委员会进行审核。采购管理委员会由学校领导、相关职能部门负责人、技术专家等组成。2.审核内容包括需求的合理性、必要性、可行性以及与学校整体发展战略的契合度等。对于不符合要求的需求，采购管理委员会应提出修改意见，反馈至需求提出部门进行调整。IDC（如有）（此处可根据实际情况补充关于软件采购需求确定过程中涉及的IDC相关内容，如是否有特定的信息数据中心要求、数据安全需求对软件采购的影响等，因未明确提及，暂作留白处理。若有具体要求，可详细阐述在需求确定阶段如何考虑IDC因素，例如对软件的数据存储、处理能力与IDC设施的匹配性要求等。）三、采购流程（一）采购申请1.经审核通过的软件采购需求，由需求部门填写《学校软件采购申请表》，详细说明采购软件的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等信息，并提交至学校采购管理部门。2.采购申请表应附需求调研报告、软件功能需求说明书等相关材料，以便采购管理部门全面了解采购需求。（二）采购方式选择1.采购管理部门根据软件采购的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到政府采购限额标准以上的软件采购项目，应按照政府采购相关规定执行采购方式。公开招标应作为主要采购方式，符合下列情形之一的，可以采用邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购等方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的；通过招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.对于未达到政府采购限额标准的软件采购项目，学校可根据实际情况选择合适的采购方式，但应确保采购过程的公平、公正、公开。（三）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理部门负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确软件的技术要求、性能指标、售后服务要求等关键内容，确保供应商能够准确理解采购需求，为评标提供清晰的依据。（四）供应商选择1.通过发布采购公告（招标邀请书）等方式，邀请潜在供应商参与投标（响应）。采购管理部门负责对供应商的资格进行审查，确保其具备提供软件产品及服务的能力和资质。2.组织开标（谈判、询价等）活动，由评标委员会（谈判小组、询价小组）按照既定的评标标准对供应商的投标文件进行评审，推荐中标（成交）候选人。3.评标标准应综合考虑软件的质量、价格、技术方案、售后服务、信誉等因素，并根据不同采购方式的特点进行合理设置权重。（五）合同签订1.根据评标结果，确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应及时与中标（成交）供应商签订软件采购合同。2.合同条款应明确软件的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务内容及期限、验收方式等详细内容，确保双方权利义务清晰明确。3.合同签订前，应将合同文本提交学校法务部门进行合法性审查，避免合同风险。（六）采购验收1.软件到货后，采购管理部门应及时组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、质量、数量等是否符合合同要求。2.验收人员应按照合同约定的验收标准进行验收，并填写《学校软件采购验收报告》。验收合格的软件方可正式投入使用；验收不合格的，应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门在提出软件采购需求时，应同时编制相应的采购预算。采购预算应根据软件的市场价格行情、功能需求及数量等因素进行合理估算，确保预算金额真实、准确。2.学校财务部门负责汇总各部门的软件采购预算，结合学校年度财务预算安排，对采购预算进行审核和平衡，形成学校整体软件采购预算草案。（二）预算审批1.软件采购预算草案提交至学校预算管理委员会进行审批。预算管理委员会由学校领导、财务部门负责人、采购管理部门负责人等组成。2.审批内容包括预算的合理性、必要性、资金来源及与学校整体预算的协调性等。经审批通过的采购预算纳入学校年度财务预算执行。（三）预算执行与控制1.采购管理部门应严格按照批准后的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照学校预算调整程序进行申报和审批。2.财务部门负责对软件采购预算执行情况进行监控和分析，定期向学校领导汇报预算执行情况，确保预算资金的合理使用。五、软件使用与维护管理（一）使用培训1.软件采购到货并验收合格后，供应商应负责为学校相关人员提供使用培训服务，确保使用人员熟悉软件的操作方法和功能特点能够熟练使用软件开展工作。2.学校信息化管理部门应协助组织使用培训工作，根据不同软件的使用需求，制定培训计划，确定培训人员范围、培训时间、培训地点等，确保培训效果。（二）使用规范1.学校应制定软件使用规范，明确软件的使用流程、操作权限、数据安全要求等内容，指导使用人员正确使用软件。2.使用人员应严格遵守软件使用规范，不得擅自更改软件设置、破解软件密码或进行其他违规操作，确保软件的正常运行和数据安全。（三）维护管理1.建立软件维护管理制度，明确软件维护责任主体和维护流程。对于一般性软件故障，使用人员应及时向学校信息化管理部门报告，由信息化管理部门协调供应商进行处理。2.对于软件的重大故障或需要进行升级等维护工作，信息化管理部门应组织相关技术人员进行评估，制定维护方案，并按照合同约定要求供应商及时进行维护。3.定期对软件的运行情况进行检查和评估，根据学校业务发展需求和软件技术发展趋势，适时提出软件升级或更新建议，确保软件能够持续满足学校工作需要。六、监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对软件采购活动进行全程监督，重点监督采购过程的合规性、公正性以及采购人员的廉洁自律情况。2.采购管理部门应定期向纪检监察部门报告软件采购工作进展情况，主动接受监督检查，及时整改存在的问题。（二）审计监督1.学校审计部门负责对软件采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行