竞标采购部规章制度

PAGE竞标采购部规章制度一、总则（一）目的为规范公司竞标采购部的工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购工作的顺利进行，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司竞标采购部所有员工以及参与公司采购活动的相关部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公平公正。3.公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果等应向相关方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货日期等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至竞标采购部。（二）采购需求审核1.竞标采购部收到《采购需求申请表》后，对采购需求的合理性、必要性进行审核。2.对于不符合公司实际需求或预算超支的采购申请，竞标采购部应与申请部门沟通，提出修改建议或不予批准。（三）采购计划制定1.根据审核通过的采购需求，竞标采购部制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等。2.采购计划应报部门经理审批后实施。（四）供应商选择与管理1.供应商开发竞标采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合公司要求的供应商进行合作，并与其签订《供应商合作协议》。2.供应商评估与考核定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、暂停合作或终止合作等处理。（五）采购文件编制1.根据采购需求和采购方式，编制采购文件，如招标文件、询价文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购要求、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（六）采购信息发布1.通过公司内部网站、行业媒体、专业采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与竞标。2.对于公开招标的项目，应按照规定在指定媒体上发布招标公告。（七）竞标文件接收与整理1.接收供应商提交的竞标文件，对文件的完整性、密封性等进行检查。2.对接收的竞标文件进行整理、编号，妥善保管。（八）评审与定标1.组建评审小组，评审小组由公司内部相关部门人员和专业技术人员组成。2.根据采购文件规定的评审标准，对竞标文件进行评审，包括商务评审、技术评审、价格评审等。3.评审小组根据评审结果，推荐中标候选人或确定中标供应商，并出具评审报告。4.采购结果经公司领导审批后确定。（九）合同签订1.与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应报公司法律部门审核后签订。（十）采购验收1.采购物品到货前，通知相关部门做好验收准备工作。2.采购物品到货后，由采购申请部门、质量检验部门等组成验收小组，按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行验收。3.验收合格后，验收小组出具《验收报告》；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，按照合同约定处理。（十一）付款结算1.根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理付款手续。2.付款前，采购部门应核对发票信息与采购合同一致，确保付款的准确性。三、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：按照国家相关法律法规和公司规定的招标程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：由竞标采购部根据采购项目特点和供应商数据库，选择若干家符合条件的供应商发出邀请，被邀请供应商按照要求编制投标文件参与竞标。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：由采购部门提出申请，说明采用单一来源采购方式的原因及相关情况，经公司领导审批后，与单一供应商进行协商采购事宜。四、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公。2.不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得与供应商串通损害公司利益。（二）工作纪律1.按时上下班，不得迟到早退，不得无故旷工。2.遵守公司考勤制度，请假应提前按照规定办理手续。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，不得在办公区域内大声喧哗、打闹等。（三）业务能力1.采购人员应不断学习采购业务知识，提高业务水平和工作能力。2.熟悉采购流程、采购技巧、市场行情等，能够熟练完成采购任务。（四）沟通协调1.与公司内部各部门保持良好的沟通协调关系，及时了解采购需求，提供优质的采购服务。2.与供应商保持良好的合作关系，及时解决采购过程中出现的问题。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督检查，重点检查采购流程的合规性、采购文件的完整性、采购结果的公正性等。2.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于供应商和其他利益相关方的投诉和举报，应及时调查处理，并将处理结果反馈给相关方。六、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员违反采购流程、采购人员行为规范等规章制度的行为。2.供应商违反《供应商合作协议》等相关约定的行为。（二）违规处理措施1.对于采购人员的违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理；给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对于供应商的违规行为，视情节轻重给予警告、暂停合作