上海市采购制度

PAGE上海市采购制度一、总则（一）目的为规范上海市各公司/组织的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于上海市行政区域内各公司/组织的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及上海市相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现资源优化配置。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场的良好秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各公司/组织应设立采购决策机构，如采购委员会等，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构的主要职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购预算。3.审定重大采购项目的采购方式、采购文件等。4.监督采购过程和结果。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体的采购操作，其职责如下：1.根据采购需求编制采购计划。2.选择合适的采购方式，组织实施采购活动。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理、归档采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，对采购需求的合理性、准确性负责，并配合采购执行部门进行采购工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用进行监督。3.质量部门：参与采购物资的验收工作，对采购物资的质量进行检验和评估。三、采购预算管理（一）预算编制1.各公司/组织应根据年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制应遵循“自上而下、自下而上”相结合的原则，由采购执行部门会同需求部门等相关部门共同编制，经财务部门审核后报采购决策机构审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金合理使用。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可对采购预算进行调整：市场价格波动较大，影响采购成本。因业务发展需要，新增采购项目。原采购预算编制依据发生重大变化。2.采购预算调整应按照以下程序进行：采购执行部门提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容等。财务部门对调整申请进行审核。采购决策机构审批预算调整申请。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到上海市规定的公开招标限额标准以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到上海市规定的公开招标限额标准以上。工程类采购项目，按照国家和上海市有关工程招标的规定执行。3.公开招标应按照以下程序进行：招标公告发布：采购执行部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。供应商报名：符合资格条件的供应商在规定时间内报名参加投标。发售招标文件：采购执行部门向报名的供应商发售招标文件，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标：供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。开标：采购执行部门组织开标会议，当众开标，公布供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。评标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人名单。中标公示：采购执行部门将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：发出投标邀请书：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：采购执行部门向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标：被邀请的供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。开标：采购执行部门组织开标会议，当众开标，公布供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。评标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人名单。中标公示：采购执行部门将中标候选人名单在指定媒体上进行公示（如有要求），公示期不得少于规定天数。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购执行部门组建谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书内容应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、谈判时间及地点等。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺等。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：申请：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目情况、采用单一来源采购方式的原因等。论证：采购执行部门组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，专家应出具论证意见。审批：采购决策机构对单一来源采购申请及论证意见进行审批。签订合同：采购执行部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：采购执行部门组建询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的被询价供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价：被询价供应商在规定时间内提交报价文件，询价小组对报价文件进行评审，比较各供应商的报价。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件（如招标文件等）。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件的编制应遵循公平、公正、合理的原则，确保采购文件的内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交相关部门进行审核。审核部门应包括采购执行部门内部审核、财务部门审核、法律部门审核等。2.审核内容主要包括采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。审核部门应提出审核意见，并督促采购执行部门对采购文件进行修改完善。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购执行部门应按照规定的程序向供应商发放采购文件。应向供应商提供采购文件的纸质版或电子版，并确保供应商能够及时、准确地获取采购文件。2.采购执行部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等。（四）采购文件变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要对采购文件进行变更，采购执行部门应及时通知已获取采购文件的供应商，并按照规定的程序进行变更。2.采购文件变更应经相关部门审核批准，并以书面形式通知供应商。供应商应按照变更后的采购文件要求进行响应。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定中标供应商或成交供应商后，按照采购文件和谈判结果等，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交法律部门进行审核，确保合同的合法性、有效性。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.在合同履行过程中，如出现问题或纠纷，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，按照合同约定的解决方式进行处理。（三）合同变更与解除1.如因客观原因需要变更采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利义务等。2.如符合采购合同约定的解除条件或因不可抗力等原因需要解除采购合同，采购执行部门应按照规定的程序办理合同解除手续，并妥善处理善后事宜。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目概况、验收依据、验收标准\验收过程、验收结论等内容。七、采购监督与审计（一）内部监督管理1.各公司/组织应建立健全内部采购监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督。2.内部监督管理部门应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购合同的签订与履行情况等。3.对发现的问题，内部监督管理部门应及时提出整改意见，并督促采购执行部门进行整改。（二）审计监督1.财务部门应加强对采