厅局采购制度

PAGE厅局采购制度一、总则（一）目的为了规范厅局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本厅局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.公正诚信原则：采购活动应秉持公正、诚信的态度，维护各方合法权益，树立良好的政府形象。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善厅局采购制度、流程和标准。审核采购项目的采购方式、采购文件等。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作。负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算。对采购项目的资金使用情况进行监督检查。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报。查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据工作需要和事业发展规划，按照财政部门的要求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应与部门预算同步编制，确保采购项目有足够的资金保障。对于重大采购项目，应进行专项预算编制，并进行可行性论证。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.采购预算在执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求、价格等发生重大变化的。因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的。其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。预算调整申请应按照规定的程序报经批准。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。四、采购程序（一）采购申请1.各单位根据工作需要，填写《采购申请表》并提交采购管理部门。《采购申请表》应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容。2.采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。对于不符合要求的采购申请，应退回需求部门并说明理由。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书以及采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、报价要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在指定的媒体上发布采购公告或投标邀请书。采购公告或投标邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式及相关要求等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件。（四）供应商报名及资格审查1.供应商应按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购管理部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉情况等内容。对于不符合资格条件的供应商，应取消其参与采购活动的资格。（五）采购评审1.采购管理部门组织成立评审小组对供应商的响应文件进行评审。评审小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审小组应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。评审过程应记录在案，评审结果应及时向所有参与采购活动的供应商公布。（六）采购合同签订1.采购管理部门组织采购人与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应按照采购合同的约定进行资金支付管理。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收应按照采购合同的约定和相关标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并由验收人员签字确认。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。五、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。定期对采购制度的执行情况、采购项目的实施情况等进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全、合理使用。对采购资金的支付情况进行审核，防止出现违规支付行为。3.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。各单位应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.采购管理部门应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众对采购活动的知情权和监督权。对于社会公众提出的意见和建议，应认真研究处理，并及时反馈处理结果。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并在规定的时间内作出答复。2.投诉处理应遵循客观、公正、公平的原则，以事实为依据，以法律法规为准绳。对于投诉事项经查实的，应依法依规作出处理决定，并追究相关人员的责任。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购文件、供应商响应文件、评审记录、采购合同、采购验收报告等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应定期对采购档案进行整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和地方有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，并配备必要的档案保管