某事业单位采购管理制度

PAGE某事业单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内部各部门及所属单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应当遵循公正、公平、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。3.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高采购资金使用效益，实现采购目标。4.诚信原则：采购活动各方当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本事业单位设立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成，负责审议采购计划、采购方式、采购预算、采购合同等重大采购事项，确保采购决策的科学性、公正性和合法性。（二）采购执行部门本事业单位设立专门的采购部门，作为采购执行机构。采购部门负责具体组织实施采购活动，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同、验收采购项目等工作。采购部门应当配备专业的采购人员，明确采购人员的岗位职责，加强采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。（三）采购监督部门本事业单位设立监察审计部门，作为采购监督机构。监察审计部门负责对采购活动进行全过程监督，包括对采购计划的审核、采购方式的审批、采购评审过程的监督、采购合同的审查、采购项目的验收等环节进行监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明、廉洁高效。（四）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用情况进行监督管理，确保采购资金的安全和合理使用。3.资产管理部门：负责对采购项目进行验收，办理资产入账手续，对采购资产进行登记、保管、使用和处置等管理工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应当根据本事业单位的年度工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等相关部门，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算应当按照“零基预算”的原则进行编制，充分考虑采购项目的必要性、可行性和效益性，避免重复采购和盲目采购。采购预算应当与本事业单位的年度财务预算相衔接，确保采购资金的合理安排和有效使用。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应当按照本事业单位的内部审批程序进行审批。采购预算应当经采购领导小组审议通过，并报单位领导批准后执行。2.采购预算一经批准，应当严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批，并报财务部门备案。（三）预算执行与监督1.采购部门应当按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。采购部门应当定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。2.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，确保采购资金的安全和合规使用。财务部门应当根据采购预算的执行情况，及时调整资金安排，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标应当符合《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的条件和程序。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、技术规格、合同条款等事项，从中择优选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判应当按照《政府采购非招标采购方式管理办法》及相关法律法规的规定进行操作。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购应当符合《政府采购法》第三十一条规定的情形，并按照规定的程序进行审批。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格、技术规格等进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。询价应当按照《政府采购非招标采购方式管理办法》及相关法律法规的规定进行操作。五、采购程序（一）采购计划制定1.需求部门应当根据本事业单位工作需要和实际情况，提出采购项目需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购部门收到《采购申请表》后，应当会同财务部门等相关部门对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核。审核通过后，采购部门应当编制采购计划，明确采购项目的采购方式、采购时间、采购流程等奖项，并报采购领导小组审议通过。（二）采购信息发布1.采购部门应当根据采购计划，按照规定的采购方式发布采购信息。公开招标、邀请招标应当在指定的媒体上发布招标公告；竞争性谈判、询价应当发布采购邀请书；单一来源采购应当进行公示。2.采购信息应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点等内容，确保供应商能够全面了解采购项目情况。（三）供应商选择与采购文件获取1.供应商应当按照采购信息的要求，向采购部门提交资格证明文件和响应文件。采购部门应当对供应商提交的文件进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.符合条件的供应商应当按照采购文件的要求获取采购文件，并按照规定的时间和方式提交投标（响应）文件。采购文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务、采购合同条款、评标（谈判、询价）标准等内容，确保供应商能够准确理解采购项目要求。（四）采购评审1.采购部门应当按照规定的采购方式组织采购评审活动。公开招标、邀请招标应当组建评标委员会进行评标；竞争性谈判应当成立谈判小组与供应商进行谈判；询价应当成立询价小组对供应商的报价进行比较评估；单一来源采购应当由采购部门与供应商进行协商谈判。2.评审人员应当严格按照评审标准和程序进行评审，客观公正地评价供应商的投标（响应）文件，推荐中标（成交）候选人。评审过程应当记录在案，并存档备查。（五）采购合同签订1.采购部门应当根据评审结果，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务、合同金额、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法合规、明确清晰。2.采购合同签订后，采购部门应当将采购合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。财务部门应当按照采购合同的约定，及时安排采购资金，确保采购资金的安全和合理使用。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应当及时通知需求部门、资产管理部门等相关部门组成验收小组进行验收。验收小组应当按照采购合同的约定和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收，并出具验收报告。2.验收合格的采购项目，资产管理部门应当及时办理资产入账手续；验收不合格的采购项目，采购部门应当按照采购合同的约定，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格或给本事业单位造成损失的，采购部门应当依法追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购部门与中标（成交）供应商按照平等、自愿、公平、诚实信用的原则签订。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、明确清晰。2.采购合同签订前，采购部门应当对合同条款进行审核，重点审核合同的标的、数量、质量、价格、交货时间、售后服务、付款方式、违约责任等内容。审核通过后，采购合同应当报采购领导小组审议通过，并由单位法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同履行1.采购部门应当按照采购合同的约定，及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，采购部门应当及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.需求部门应当积极配合采购部门做好合同履行工作，及时提供相关资料和信息，协助采购部门解决合同履行过程中出现的问题。财务部门应当按照采购合同的约定，及时安排采购资金，确保采购资金的安全和合理使用。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应当报采购领导小组审议通过，并由单位法定代表人或授权代表签字盖章。2.合同变更或解除后，采购部门应当及时通知财务部门、资产管理部门等相关部门，并按照规定办理相关手续。如因合同变更或解除给本事业单位造成损失的，采购部门应当依法追究供应商的违约责任。（四）合同档案管理1.采购部门应当建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行分类、整理、归档和保管。采购合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、投标（响应）文件、评标（谈判、询价）报告、中标（成交）通知书、验收报告、付款凭证等内容，确保采购合同档案的完整性和真实性。2.采购合同档案应当按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁。如因工作需要查阅或借阅采购合同档案的，应当按照规定的程序办理审批手续，并做好登记记录。七、采购监督与管理（一）内部监督1.监察审计部门应当对采购活动进行全过程监督，重点监督采购计划的编制、采购方式的选择、采购评审过程、采购合同签订与履行等环节，确保采购活动合法合规、公开透明、廉洁高效。2.监察审计部门应当定期对采购活动进行检查和审计，及时发现问题并提出整改意见。对违反采购制度的行为，应当依法追究相关人员的责任。（二）外部监督1.本事业单位应当主动接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，并积极配合相关部门做好采购项目的审计、监督等工作。2.本事业单位应当建立健全采购投诉处理机制，及时处理供应商的投诉事项。对供应商的投诉，应当认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。（三）绩效评价1.本事业单位应当建立采