政府部门内控采购制度

PAGE政府部门内控采购制度一、总则（一）目的为加强政府部门采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门及所属单位的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保供应商平等参与采购活动，防止不正当竞争。4.公正原则：采购评审过程应公正客观，按照规定的评审标准和方法进行评审，维护采购当事人的合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，实现物有所值。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件编制、采购评审组织等。协调处理采购过程中的相关问题，监督采购合同的执行。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，负责采购资金的支付和核算。对采购资金的使用情况进行监督和检查。3.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。4.监督部门对采购活动进行全过程监督，检查采购制度执行情况。受理采购活动中的投诉举报，依法查处违法违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，结合资产配置标准，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应细化到具体项目、品目和数量，明确采购资金来源和金额。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和重复采购。（二）预算审核1.财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性。2.采购管理部门对采购预算的技术规格、数量等进行审核，确保采购需求与预算相匹配。3.经审核后的采购预算报部门领导审批后，纳入部门年度预算管理。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.采购管理部门和财务部门对预算调整申请进行审核，报部门领导审批。3.预算调整应严格按照规定程序进行，未经批准不得擅自调整采购预算。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算和采购需求，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。3.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和时间要求进行合理安排，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划报采购管理部门负责人审核后，提交部门领导审批。2.经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如遇特殊情况需变更采购计划的，应重新履行审批手续。（三）计划执行与监控1.采购管理部门按照采购计划组织实施采购活动，并定期对采购计划的执行情况进行检查和分析。2.对于采购计划执行过程中出现的问题，采购管理部门应及时采取措施加以解决，确保采购任务按时完成。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.在谈判过程中，谈判小组与供应商应进行多轮谈判，供应商应根据谈判文件的要求和谈判情况进行报价和承诺。3.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低来确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织专业人员进行论证，并形成论证意见。3.采购管理部门应将单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关论证意见等信息在指定媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，报部门领导审批。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购文件格式、评审标准、合同条款等内容。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购管理部门编制的采购文件应报采购管理部门负责人审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性以及评审标准的合理性等。3.经审核后的采购文件如有修改或补充，应及时通知所有已获取采购文件的供应商。（三）采购文件发售与获取1.采购文件发售前，采购管理部门应在指定媒体上发布采购文件发售信息，明确发售时间、地点、售价等内容。2.供应商应按照规定的方式获取采购文件，并支付相应的费用。3.采购管理部门应向供应商提供采购文件的纸质版或电子版，并确保供应商能够及时、准确地获取采购文件。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发售截止时间前，供应商对采购文件有疑问的，可以向采购管理部门提出澄清要求，并以书面形式提交。2.采购管理部门应在规定时间内对供应商提出的疑问进行澄清，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。3.在采购文件发售截止时间后至投标截止时间前，采购管理部门如需对采购文件进行修改，应在指定媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。修改后的采购文件是采购文件的组成部分，对供应商具有约束力。六、采购评审管理（一）评审组织1.采购管理部门应根据采购项目规模和复杂程度，组建评审委员会（谈判小组、询价小组等）。2.评审委员会成员应从政府采购评审专家库中随机抽取，并符合相关回避规定。3.评审委员会成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和评审标准。（二）评审标准制定1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定科学合理的评审标准。2.评审标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，并明确各项评审因素的权重和分值。3.评审标准应客观公正，避免设置不合理的条款限制供应商参与竞争。（三）评审过程1.评审委员会应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，不得擅自改变评审标准和方法。2.在评审过程中，评审委员会成员应独立评审，不得相互串通或与供应商进行不正当接触。3.供应商应按照采购文件的要求进行投标或报价，并接受评审委员会的评审。（四）评审结果公示与公告1.评审结束后，采购管理部门应将评审结果在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示无异议后，采购管理部门应发布中标（成交）公告，公告中标（成交）供应商的名称、地址、中标（成交）金额等信息。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量要求、售后服务等内容，确保合同条款与采购文件和中标（成交）供应商的投标文件一致。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本报财务部门和监督部门审核，审核通过后加盖部门公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量交付采购货物、工程和服务，并及时验收。3.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付采购货物、工程和服务，并提供相应的售后服务。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同内容的，采购管理部门和供应商应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.因不可抗力或其他法定事由需要终止采购合同的，采购管理部门和供应商应按照法律规定和合同约定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求组织验收工作。2.验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，以及采购工程的质量、进度、安全等，采购服务的内容、标准、效果等。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购资金的依据之一。八、采购资金支付管理（一）支付申请1.供应商按照采购合同约定履行义务后，应向采购管理部门提交支付申请，提供发票、验收报告等相关证明材料。2.采购管理部门对供应商提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购合同的履行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的完整性等。（二）支付审核1.财务部门对采购管理部门审核通过的支付申请进行审核，重点审核采购资金的支付是否符合预算安排、合同约定和财务制度规定。2.财务部门审核无误后，报部门领导审批。（三）支付执行1.经部门领导审批后，财务部门按照规定的支付方式和程序，及时将采购资金支付给供应商。2.财务部门应做好采购资金支付的账务处理，确保账目清晰、准确。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府部门采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制与评审、采购合同签订与履行等。2.监督检查可以采取日常检查、专项检查、重点抽查等方式进行。3.采购管理部门、财务部门、需求部门等应积极配合监督部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内提出投诉。投诉应按照规定的格式和程序