职业学校成立采购制度

PAGE职业学校成立采购制度[职业学校名称]采购制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立学校采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划等。2.对采购项目的立项、预算、采购方式等进行审批。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购工作的具体实施。其职责为：1.根据学校需求和采购计划，组织开展采购活动前的市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。2.按照规定程序编制采购文件，发布采购公告，组织开标、评标、谈判等采购活动。3.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的执行、验收等工作。4.整理、归档采购文件和相关资料，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性、可行性进行论证。在采购过程中配合采购执行部门做好相关工作，参与采购项目的验收。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算应严格按照学校财务预算编制要求进行编制，确保预算的科学性、合理性和准确性。（二）预算审批采购预算由采购领导小组进行审议和审批。审批通过后的采购预算作为年度采购计划编制的依据。（三）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标的采购程序包括：编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.适用情形：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的采购程序参照公开招标程序执行，但在发布招标公告环节改为发布投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格条款和技术条款并达成一致的采购方式。2.适用情形：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的采购程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单并发出谈判文件、谈判、确定成交供应商、签订合同等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.适用情形：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的采购程序包括：成立采购小组、编制协商文件、与供应商协商、确定成交供应商、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用情形：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价的采购程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单并发出询价通知书、供应商报价、询价小组评审、确定成交供应商、签订合同等环节。五、采购流程（一）采购申请1.需求提出：各需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并加盖部门公章和部门负责人签字。2.需求论证：需求部门应对采购项目进行必要性、可行性论证，确保采购项目符合学校实际需求和发展规划。3.申请审批：《采购申请表》经部门负责人签字后，报分管领导审批。分管领导根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，对于重大采购项目需报采购领导小组审批后，方可进入采购程序。（二）采购计划编制采购执行部门根据批准的《采购申请表》，结合采购预算和市场供应情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目实施的具体时间安排、采购方式、采购流程等内容。（三）采购文件编制及发布1.根据采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款要求、评标标准、报价要求等内容。2.采购文件编制完成后，采购执行部门按照规定程序发布采购公告或投标邀请书等，邀请潜在供应商参与采购活动。（四）供应商选择1.供应商报名：潜在供应商按照采购公告或投标邀请书要求，在规定时间内报名并提交相关证明材料。2.资格审查：采购执行部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否具备参与采购项目的资格条件。3.确定供应商名单：根据资格审查结果，确定符合要求的供应商名单。对于公开招标、邀请招标项目，通过开标、评标等环节确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，通过谈判、协商等方式确定成交供应商。（五）合同签订及履行1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容，并符合法律法规和行业标准要求。2.采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质完成交付。（六）验收1.采购项目完成交付后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。（七）付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购执行部门提交的付款申请，办理付款手续。2.付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等方式。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等主要条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查，并报分管领导审批。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质完成交付。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与供应商协商，并按照规定程序办理相关手续。（三）合同归档采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立采购合同档案。合同档案应包括合同文本、招投标文件、谈判记录、验收报告、付款凭证等资料，以便日后查阅和管理。七、采购监督与审计（一）内部监督机制1.学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的合规性、公正性、廉洁性等方面。2.采购领导小组定期对采购工作进行检查和指导，对采购项目的实施情况进行监督和评估。（二）审计监督学校审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性等内容，并出具审计报告。对于审计中发现的问题，应及时督促相关部门进行整改。（三）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有异议，可以向学校纪检监察部门或采购执行部门提出投诉。2.学校应在规定时间内对投诉事项进行调查处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。八、采购风险管理（一）风险识别对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险