政府采购公开询价制度

PAGE政府采购公开询价制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本公开询价制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、工程项目发包以及各类服务外包等。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息、采购过程和采购结果都要向社会公开，确保公众能够及时、准确地获取相关信息，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争，让所有符合条件的供应商能够参与到采购活动中来，充分发挥市场机制作用，实现优胜劣汰，促使供应商提供优质的产品和服务，降低采购成本。3.公正原则在政府采购活动中，要严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购过程和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则供应商、采购代理机构和其他参与政府采购活动的当事人都应诚实守信，履行各自的义务，不得提供虚假信息，不得欺诈、串通等损害他人利益。二、询价采购程序（一）采购需求确定1.需求调研各部门根据自身业务需要，对所需采购的货物、工程或服务进行详细的需求调研。明确采购项目的规格、数量、质量要求等具体内容，并填写《采购需求调研表》。2.需求审核采购部门对各部门提交的《采购需求调研表》进行审核，重点审核需求的合理性、完整性以及与公司/组织整体目标的一致性。对于不符合要求的需求，及时与需求部门沟通并提出修改意见。3.需求审批经审核后的采购需求提交给公司/组织相关领导进行审批。领导根据公司/组织的实际情况、预算安排等因素，对采购需求进行最终决策，确定是否进行采购以及采购的具体内容。（二）询价文件编制1.询价文件内容询价文件应包括采购项目的基本情况介绍、采购需求明细、询价要求、报价方式、合同主要条款等内容。确保询价文件清晰、准确地传达采购项目要求，使供应商能够全面了解采购项目情况，做出合理报价。2.询价文件审核采购部门编制完成询价文件后，由法务部门、财务部门等相关人员进行审核。法务部门主要审核询价文件是否符合法律法规要求，有无潜在的法律风险；财务部门重点审核采购预算、付款方式等财务条款是否合理。审核通过后的询价文件方可发布。（三）询价公告发布1.公告渠道选择根据采购项目的特点和预算金额，选择合适的公告发布渠道。一般情况下，应在公司/组织官方网站、政府采购指定媒体等平台发布询价公告，确保公告能够广泛传播，吸引潜在供应商参与。2.公告内容询价公告应包含采购项目名称、采购项目编号、采购需求概述、供应商资格要求、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间及地点等关键信息。公告内容应简洁明了，易于理解，不得含有歧视性、倾向性条款。（四）供应商报名及资格审查1.供应商报名潜在供应商在规定时间内按照询价公告要求，向采购部门提交报名材料。报名材料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理三证合一的提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书等相关证明文件。2.资格审查采购部门对报名供应商进行资格审查，对照询价文件中规定的供应商资格要求，核实供应商提交的报名材料。审查内容包括供应商的经营范围是否符合采购项目要求、是否具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度、是否具备履行合同所必需的设备和专业技术能力等。对于通过资格审查的供应商，采购部门将其列入询价供应商名单。（五）询价文件发放1.发放方式采购部门向通过资格审查的供应商发放询价文件。发放方式可以采用现场领取、电子邮件发送等方式，但应确保供应商能够及时、准确地获取询价文件。2.发放记录采购部门对询价文件的发放情况进行记录，包括发放时间、发放对象、发放方式等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。（六）供应商报价1.报价要求供应商应按照询价文件要求，在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。报价应清晰明确，不得涂改、遗漏重要信息。2.报价有效期询价文件应明确规定报价有效期，供应商的报价在报价有效期内有效。报价有效期一般根据采购项目实际情况确定，通常为[X]个工作日。（七）询价小组组建1.成员构成询价小组由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应符合相关法律法规要求。询价小组中应包括熟悉采购业务、技术、财务等方面的专业人员，确保能够对供应商的报价和提供的产品、服务进行全面评估。2.职责分工采购部门人员负责采购项目的整体协调和沟通工作；技术部门人员主要对供应商提供的技术方案、产品质量等进行评估；财务部门人员重点审核供应商的报价合理性以及合同财务条款等内容。询价小组各成员应根据职责分工，认真履行职责，共同完成询价采购工作。（八）询价评审1.评审原则询价小组按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审。评审应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评审结果客观、公正。2.评审内容评审内容主要包括报价、技术规格、商务条款、售后服务等方面。询价小组对各供应商的报价进行比较，选择报价合理且满足采购需求的供应商。同时对比各供应商的技术方案、商务条款响应情况以及售后服务承诺等，综合评估供应商的整体实力。3.评审报告询价小组完成评审后，应编写评审报告。评审报告应包括项目概述、询价过程、评审情况、推荐成交供应商名单及理由等内容。评审报告经询价小组全体成员签字确认后生效（九）成交供应商确定1.确定方式根据询价小组的评审报告，采购部门确定成交供应商。一般情况下，选择报价最低且符合采购需求的供应商为成交供应商。但如果出现多个供应商报价相同或其他特殊情况，采购部门将根据询价小组的推荐意见，综合考虑供应商的信誉、业绩、售后服务等因素，确定最终的成交供应商。2.成交通知采购部门向成交供应商发出《成交通知书》，通知其已被确定为成交供应商。《成交通知书》应明确采购项目名称及编号、成交金额、成交内容、签订合同的时间和地点等信息。成交供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同。（十）采购合同签订1.合同条款协商采购部门与成交供应商就采购合同条款进行协商。合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。协商过程中，双方应充分沟通，确保合同条款公平合理，并符合采购项目实际需求。2.合同签订经双方协商一致后，签订采购合同。采购合同应采用书面形式，由双方加盖公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档备案。三、监督管理（一）内部监督1.监督部门职责公司/组织内部设立专门的监督部门，负责对政府采购公开询价活动进行全程监督。监督部门应定期检查采购项目的执行情况，对询价采购过程中的各个环节进行监督，确保采购活动符合法律法规和公司/组织相关制度要求。2.监督内容监督内容包括采购需求确定的合理性、询价文件编制的规范性、询价公告发布的及时性和准确性、供应商资格审查的公正性、询价评审过程的合规性、成交供应商确定的公正性以及采购合同签订和履行情况等。对于发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受社会监督政府采购活动应接受社会公众的监督。公司/组织应按照规定及时公开采购项目相关信息，包括采购需求、询价文件、供应商报名情况、评审结果、采购合同等内容，方便社会公众查询和监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，应认真对待并及时处理。2.接受财政部门监督积极配合财政部门对政府采购活动的监督检查。财政部门有权对公司/组织的政府采购活动进行监督，检查采购项目的合法性、合规性以及采购资金的使用情况等。对于财政部门提出的意见和建议，公司/组织应认真落实，及时整改存在的问题。四、法律责任（一）供应商法律责任1.提供虚假材料供应商提供虚假材料谋取成交机会的，一经查实，将取消其成交资格，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加本公司/组织的政府采购活动。2.恶意串通供应商与其他供应商或者采购代理机构恶意串通的，中标、成交无效，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加本公司/组织的政府采购活动。3.其他违法行为供应商有其他违反法律法规行为的，将依法追究其法律责任，情节严重的，移交司法机关处理。（二）采购人员法律责任1.违规操作采购人员在政府采购活动中违反本制度规定，存在违规操作行为的，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职等处分。2.受贿行为采购人员在采购活动中收受贿赂、谋取私利的，依法追究其刑事责任，并没收违法所得。（三）其他相关人员法律责任对于参与政府