学校建立软件采购制度

PAGE学校建立软件采购制度一、总则（一）目的为规范学校软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、管理等工作需求，保障软件质量和使用安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各教学单位因教学、科研、管理等工作需要进行的软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购应严格遵守国家法律法规，包括但不限于《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关规定，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：根据学校实际教学、科研和管理需求，科学合理地确定软件采购项目，避免盲目采购和重复建设。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、功能完善、性能稳定、技术先进且符合行业标准的软件产品，以满足学校各项工作的长期使用需求。4.效益原则：在保证软件质量和功能的前提下，充分考虑软件采购成本、使用成本及预期效益，实现资金的优化配置。5.公平公正原则：软件采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在供应商都有平等的参与机会，防止不正当竞争。二、软件采购的组织与职责（一）采购决策机构学校成立软件采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人及专家组成。其主要职责如下：1.审议学校软件采购年度计划和预算安排。2.对重大软件采购项目进行决策，包括采购方式的确定、采购合同的审批等。3.监督软件采购过程，协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行部门学校指定专门的部门（如信息化建设部门或资产管理部门）作为软件采购的执行部门，具体负责软件采购的组织实施工作。其职责包括：1.根据学校各部门需求，结合学校发展规划，编制软件采购年度计划草案，报采购决策机构审议。2.按照采购决策机构确定的采购方式和程序，组织开展软件采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与软件供应商沟通协调，跟进软件安装、调试、培训及售后服务等工作，确保软件正常投入使用。4.建立软件采购档案，妥善保存采购过程中的各类文件资料，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等。（三）使用部门学校各软件使用部门负责提出软件采购需求，配合采购执行部门开展采购工作，并对采购软件的适用性、功能性进行验收和评价。其职责如下：1.根据本部门教学、科研、管理工作实际需要，详细填写软件采购申请表，明确软件功能、性能、数量、预算等要求，并提交至采购执行部门。2.参与采购文件的编制，提供技术需求方面的专业意见，协助采购执行部门进行供应商资格审查和评标工作。3.在软件到货后，组织相关人员按照合同要求和验收标准进行验收，填写验收报告。如发现软件存在质量问题或与合同约定不符，及时向采购执行部门反馈，并协助处理。4.对采购软件的使用效果进行跟踪评估，及时向采购执行部门反馈使用过程中发现的问题及改进建议，为后续软件采购提供参考依据。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对软件采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。其职责包括：1.监督采购决策机构和采购执行部门履行职责情况，检查采购程序是否符合规定。2.受理对软件采购活动中违规行为的举报和投诉，对违规问题进行调查核实，并依规作出处理。3.对采购项目的资金使用情况进行监督检查，防止出现资金浪费和违规使用等问题。三、软件采购流程（一）需求申报1.各使用部门根据教学、科研、管理工作需要，提前填写软件采购申请表。申请表应详细说明软件名称、功能需求、技术参数、使用范围、预计采购数量、预算金额、采购时间要求等内容，并由部门负责人签字确认。2.使用部门将申请表提交至采购执行部门。采购执行部门对申请表进行初步审核，检查需求的合理性、完整性及预算的准确性。如发现问题，及时与使用部门沟通协调，补充或修正相关信息。（二）采购计划编制采购执行部门根据各使用部门提交的软件采购申请表，结合学校发展规划和年度预算安排，汇总编制软件采购年度计划草案。年度计划草案应明确采购项目名称、采购内容、采购预算、采购时间节点等内容，并报采购决策机构审议。（三）采购决策1.采购决策机构定期召开会议，对采购执行部门提交的软件采购年度计划草案进行审议。审议内容包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性、采购方式选择等。2.根据审议结果，采购决策机构确定软件采购年度计划，并下达给采购执行部门组织实施。对于重大软件采购项目，采购决策机构应进行专项研究和决策，必要时可组织专家进行论证。（四）采购实施1.确定采购方式根据软件采购项目的性质、金额及相关法律法规要求，采购执行部门确定合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。对于达到公开招标数额标准的软件采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得采购决策机构的批准，并按照规定向相关部门备案。2.编制采购文件采购执行部门根据确定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件清晰、准确、完整，能够满足采购项目的需求。在编制采购文件过程中，采购执行部门应充分征求使用部门和相关专家的意见，对采购需求进行细化和明确，避免出现模糊不清或歧义性条款。3.发布采购信息采用公开招标方式的，采购执行部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书，邀请书应明确采购项目的基本情况、采购程序及要求等内容。4.接收投标（响应）文件采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商提交的投标（响应）文件。在接收过程中，应检查投标（响应）文件的密封情况、文件份数等是否符合要求，并做好记录。对不符合要求的投标（响应）文件，采购执行部门应拒收，并及时通知供应商。5.开标评标（谈判、询价）采购执行部门组织开标评标（谈判、询价）活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购人或者其委托的采购代理机构主持，所有投标人应当参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。评标委员会（谈判小组、询价小组）由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会（谈判小组、询价小组）按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标（响应）文件进行评审和比较，推荐中标（成交）候选人或确定中标（成交）供应商。6.确定中标（成交）供应商采购执行部门根据评标委员会（谈判小组、询价小组）的评审结果，确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商确定后，采购执行部门应在规定时间内发布中标（成交）公告，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。中标（成交）通知书对采购人和中标（成交）供应商具有同等法律效力。采购人和中标（成交）供应商应当自中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商投标（响应）文件的约定，签订书面采购合同。（五）合同签订与履行1.合同签订采购执行部门与中标（成交）供应商签订软件采购合同。合同应明确软件名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务、验收方式、付款方式等条款，确保合同内容完整、准确、合法，符合采购文件和投标（响应）文件的要求。在签订合同前，采购执行部门应将合同草本提交至学校法务部门进行合法性审查，确保合同不存在法律风险。合同签订后，应及时将合同副本送使用部门、财务部门等相关部门备案。2.合同履行采购执行部门负责跟踪合同履行情况，督促中标（成交）供应商按照合同约定及时提供软件产品、进行安装调试、提供培训及售后服务等。中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付软件产品，并确保软件质量符合合同要求。在软件交付前，应提前通知采购执行部门和使用部门进行验收准备。使用部门应按照合同约定和验收标准对软件进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。如验收不合格，采购执行部门应及时与中标（成交）供应商沟通协商，要求其限期整改或采取补救措施，直至验收合格为止。（六）资金支付财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，办理软件采购资金支付手续。在支付前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、手续齐全。对于符合支付条件的款项，财务部门应按照合同约定及时支付给中标（成交）供应商。支付过程中应严格遵守财务纪律，确保资金安全、准确支付。四、软件采购的验收管理（一）验收组织1.软件采购项目到货后，由采购执行部门组织使用部门及相关技术人员组成验收小组进行验收。验收小组应具备相应的专业知识和技能，熟悉软件功能和技术要求。2.对于大型复杂或技术含量较高的软件采购项目，可邀请外部专家参与验收工作，确保验收结果的科学性和公正性。（二）验收依据验收小组以采购合同、招标文件、投标文件及相关技术标准和规范为依据，对软件的功能、性能、质量、数量等进行全面检查和测试。（三）验收内容1.功能验收检查软件是否具备采购合同及招标文件中约定的各项功能，是否能够满足学校教学、科研、管理工作的实际需求。通过实际操作和演示，验证软件功能的完整性和准确性。2.性能验收对软件的性能指标进行测试，包括系统响应时间、吞吐量、并发用户数、数据准确性等方面。测试结果应符合采购合同及相关技术标准的要求。3.质量验收检查软件的质量状况，包括软件的稳定性、可靠性、兼容性、安全性等。查看软件是否存在漏洞、缺陷或其他质量问题。4.数量验收核对软件的数量、版本、介质等是否与采购合同一致，确保所交付的软件产品完整无缺。（四）验收程序1.中标（成交）供应商在软件交付前，应向采购执行部门提交验收申请，并提供软件相关资料，如软件使用手册、技术文档、测试报告等。2.采购执行部门收到验收申请后，组织验收小组进行验收准备工作，明确验收时间、地点、人员分工等事项。3.验收小组按照验收依据和验收内容，对软件进行现场检查、测试和评估。验收过程中，中标（成交）供应商应派人配合，解答验收小组提出的问题。4.验收小组根据验收情况填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收依据、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。5.如验收合格，采购执行部门将验收报告存档，并办理相关资产入账手续。如验收不合格，采购执行部门应向中标（成交）供应商发出整改通知，要求其限期整改。整改完成后，重新组织验收，直至验收合格为止。五、软件采购的售后服务管理（一）售后服务内容1.中标（成交）供应商应按照采购合同约定，为学校提供软件售后服务。售后服务内容包括软件安装调试、培训、故障排除、系统升级、技术支持等。2.软件安装调试应确保软件能够正常运行，并满足学校使用部门的个性化需求。培训应包括软件操作培训、系统管理培训等，使使用部门人员能够熟练掌握软件的使用方法和维护技能。3.中标（成交）供应商应建立售后服务热线或在线支持平台，及时响应学校使用部门提出的技术问题和故障报修请求。对于一般性问题，应通过电话、邮件、远程协助等方式及时解决；对于复杂问题，应在规定时间内到达现场进行处理。（二）售后服务期限售后服务期限应在采购合同中明确约定，一般不少于软件产品交付后的一定期限（如一年或两年）。在售后服务期限内，中标（成交）供应商应按照合同约定履行售后服务义务。（三）售后服务监督与评价1.采购执行部门负责对中标（成交）供应商的售后服务进行监督和管理。定期收集使用部门对售后服务的反馈意见，检查售后服务工作的开展情况，确保售后服务质量符合合同要求。2.使用部门应积极配合采购执行部门的监督工作，及时向采购执行部门反馈售后服务过程中存在的问题。采购执行部门根据使用部门反馈意见和监督检查情况，对中标（成交）供应商的售后服务进行评价。评价结果作为后续软件采购项目选择供应商的参考依据之一。3.对于售后服务质量差、不能履行合同约定售后服务义务的中标（成交）供应商，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任，并视情节轻重，在一定期限内禁止其参与学校软件采购项目。六、软件采购的档案管理（一）档案内容软件采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件资料，主要包括：1.采购申请文件，如软件采购申请表、需求调研报告等。2.采购计划文件，如软件采购年度计划草案、采购项目审批文件等。3.采购文件，如采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、投标文件、评标报告等。4.采购合同文件，包括采购合同草本、正式合同文本、补充协议等。5.验收文件，如验收申请报告（验收报告）、验收记录等。6.售后服务文件，如售后服务承诺、售后服务记录、用户反馈意见等。7.其他相关文件，如采购过程中的往来函件、会议纪要、审计报告等。（二）档案整理与归档采购执行部门负责软件采购档案的整理与归档工作。在采购项目结束后，应及时将各类文件资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订，并建立电子和纸质档案。电子档案应确保数据的完整性和安全性，便于查询和使用。纸质