诺博汽车采购制度

PAGE诺博汽车采购制度一、总则（一）目的为规范诺博汽车采购工作流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于诺博汽车各部门及下属子公司的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。5.阳光透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责统筹公司的采购工作。采购部门根据业务需求，可进一步划分为不同的采购小组，分别负责不同类别的采购项目。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和物资需求情况，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求等。2.供应商管理：建立供应商评估、选择、考核和淘汰机制，定期对供应商进行评估，确保供应商的供货能力、产品质量、价格水平、售后服务等符合公司要求。3.采购执行：按照采购计划和相关审批流程，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。4.采购成本控制：通过市场调研、招标、询价、谈判等方式，选择性价比最优的供应商和采购方案，降低采购成本。5.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如供应商违约、质量问题、价格波动等，制定相应的风险防范措施。6.采购信息管理：收集、整理和分析采购相关信息，建立采购数据库，为公司决策提供支持。7.协调沟通：与公司内部各部门保持密切沟通，及时了解需求变化，协调解决采购过程中的问题；与供应商保持良好的合作关系，维护公司利益。（三）其他部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，配合采购部门进行供应商选择、合同签订、验收等工作。2.质量部门：参与采购物资的质量标准制定和验收工作，对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合公司质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合理使用。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制效果等，发现问题及时提出整改意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购申请表审核：采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、准确性等进行审核。对于金额较大或重要的采购申请，需提交公司相关领导审批。审核通过后，采购部门将采购申请表纳入采购计划。（二）采购计划制定1.采购部门汇总采购申请：采购部门定期对各需求部门提交的采购申请表进行汇总，结合公司库存情况、生产计划、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划审批：采购计划编制完成后，提交公司相关领导审批。审批通过后的采购计划作为采购执行的依据。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找与筛选：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。2.供应商调查与评估：采购部门组织对入围供应商进行调查与评估，内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可采用实地考察、问卷调查、样品检验、供应商业绩评价等方式进行评估。3.供应商选择：根据供应商调查与评估结果，采购部门综合考虑各方面因素，选择合适的供应商。对于重要物资或大额采购项目，可采用招标、询价、谈判等方式确定供应商。4.供应商名录建立：采购部门建立供应商名录，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容，并定期更新维护。（四）采购合同签订1.合同起草与审核：采购部门根据采购需求和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，提交公司法律部门或相关专业人员进行审核。2.合同签订与盖章：审核通过后的采购合同，由采购部门与供应商签订，并加盖公司合同专用章。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间等信息。2.采购进度跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解物资生产进度、运输情况等，确保物资按时、按质、按量供应。如发现问题，及时与供应商协商解决，并向公司相关部门汇报。3.到货验收：物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备。物资到货时，由需求部门和质量部门按照合同要求和质量标准进行验收。验收合格后，填写验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明采购物资的名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息，并提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请表进行审核，核实采购合同执行情况、验收报告真实性、发票合规性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.付款方式：采购付款方式应根据合同约定和公司财务政策确定，可采用支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等方式。对于长期合作的优质供应商，可根据实际情况适当给予一定的付款信用期。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：包括供应商违约、破产、停产、产品质量问题、交货延迟等风险。2.市场风险：如原材料价格波动、市场供应短缺、汇率变动等风险。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作、监督机制不完善等风险。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据、行业经验、市场情况等因素，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，分为严重、较大、一般三个等级。3.风险矩阵建立：将风险发生可能性和影响程度进行组合，建立风险矩阵，直观显示各类风险的风险水平。（三）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商评估和选择，选择资质良好、信誉可靠的供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。建立供应商定期考核机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核，及时淘汰不合格供应商。与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同应对市场风险。2.市场风险管理：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格走势，合理安排采购计划。采用套期保值、签订长期合同、锁定价格等方式，应对原材料价格波动风险。拓展供应商渠道，优化采购供应链，降低市场供应短缺风险。关注汇率变动情况，合理选择结算货币，采取适当的汇率风险管理措施。3.合同风险管理：加强采购合同管理，严格合同起草、审核、签订流程，确保合同条款完善、合法合规。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题，避免合同纠纷。加强合同档案管理，妥善保存采购合同及相关文件资料。4.内部管理风险管理：完善采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强内部监督和制衡。加强采购人员培训，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止违规操作。建立采购审计制度，定期对采购活动进行审计，发现问题及时整改。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门应建立内部监督机制，对采购人员的采购行为进行监督，确保采购活动符合公司制度和流程要求。2.公司内部审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制效果等。审计发现问题后，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.法律法规监督：采购活动必须遵守国家法律法规，接受政府相关部门的监督检查。2.社会监督：公司应接受社会公众的监督，对于涉及公司采购活动的投诉和举报，应及时进行调查处理，并公开处理结果。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了采购成本的降低。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量是否符合公司要求。3.采购交货期：以按时交货率为指标，评估供应商是否按照合同约定按时交货。4.供应商管理：包括供应商评估得分、供应商满意度等指标，评估供应商管理工作的成效。5.采购效率：通过采购周期、采购订单处理及时率等指标，评估采购工作的效率和及时性。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报告，总结采购工作的成绩和不足，并提出改进措施。2.综合评估：公司组织相关部门对采购绩效进行综合评估，结合采购部门的自我评估报告、内部审计报告、供应商反馈等信息，对采购工作进行全面评价。（三）评估结果应用1.绩效奖励：根据采购