铜仁市某单位采购制度

PAGE铜仁市某单位采购制度一、总则（一）目的为了加强铜仁市某单位采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铜仁市某单位机关及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，确保采购结果公正合理。3.科学高效原则：运用科学的采购方法和流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购活动能够及时满足单位的工作需求。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件起草、供应商选择、采购合同签订与执行等。对采购过程进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和考核。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、数量等进行检验和评估。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用情况。对采购项目进行财务核算和审计，提供财务分析和建议。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。对采购项目的合规性、效益性进行审计评价，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应定期对本部门的业务需求进行分析和预测，结合单位的发展规划和工作重点，提前提出采购需求。2.采购管理部门应根据需求部门的预测情况，汇总编制年度采购计划草案，征求各部门意见后进行修订完善。（二）采购计划编制1.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先安排急需的采购项目。3.采购计划应根据市场变化和实际工作需要适时进行调整，确保采购计划的科学性和合理性。（三）采购计划审批1.采购计划草案经采购管理部门负责人审核后，报单位分管领导审批。2.重大采购项目的采购计划需报单位主要领导审批。3.经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得擅自变更。如确需变更，应按照规定程序重新审批。三、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，严格遵守招标程序，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的，采购管理部门应通过发布公告、从供应商库中选取等方式确定邀请对象，并向其发送投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[X]家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等，组织供应商进行谈判。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报单位领导批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式的，采购管理部门应向不少于[X]家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，并对报价进行比较评审，确定成交供应商。四、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、服务要求等，确保供应商能够准确理解采购要求。3.评审标准应明确评审因素、分值设置、评审方法等，确保评审过程的公平、公正、科学。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，语言规范、表述清晰、逻辑严谨。2.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保采购文件的针对性和有效性。3.采购文件应在规定时间内发布，确保供应商有足够的时间准备投标文件。（三）采购文件审核1.采购文件草案经采购管理部门负责人审核后，报单位分管领导审批重大采购项目的采购文件需报单位主要领导审批。2.审核人员应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等，确保采购文件符合要求。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。3.采购管理部门应通过公开征集、推荐、供应商自荐等方式建立供应商库，并对入库供应商进行资格审查和登记。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。2.评估和考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。对评估和考核不合格的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等。3.采购管理部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估和考核情况，为供应商管理提供参考。（三）供应商激励与约束1.采购管理部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等待遇。2.同时，应建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供虚假信息等行为的供应商，依法追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如列入不良供应商名单、限制参与采购活动等。六、采购实施（一）采购公告发布1.采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应在指定的媒体上发布采购公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购程序、投标截止时间、开标时间及地点等。2.采购公告应确保信息准确、完整、及时，便于供应商获取和参与。（二）投标文件接收与开标评标1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间和地点接收供应商的投标文件，并进行登记和保管。2.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购管理部门主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录并存档。3.评标应按照招标文件规定的评审标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为[X]人以上单数其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标过程应严格保密，评标结果应及时公示。（三）谈判与询价采购实施1.采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为[X]人以上单数。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后确定成交供应商。2.采用询价方式的，采购管理部门应向供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况进行比较评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购实施1.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报单位领导批准。2.采购管理部门应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案报财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后报单位领导审批。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送相关部门备案，并按照合同约定履行合同。七、采购验收（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应负责组织验收工作。验收人员应包括需求部门代表、技术人员、质量管理人员等。2.大型或复杂采购项目，可邀请外部专家参与验收。（二）验收标准1验收应按照采购合同约定的标准进行，包括产品质量、规格、数量、性能、服务等方面。2.验收标准应明确、具体、可操作，确保验收工作的客观、公正。（三）验收程序1.需求部门应在采购项目到货前通知采购管理部门和相关部门，做好验收准备工作。2.到货后，需求部门应按照验收标准对采购项目进行检验和评估，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购管理部门应按照合同约定支付采购款项。2.验收不合格的采购项目，采购管理部门应暂停支付采购款项，并按照合同约定追究供应商的违约责任。同时，需求部门应及时采取措施，确保采购项目能够满足工作需要。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购