采购购销合同会签制度

PAGE采购购销合同会签制度一、总则（一）目的为加强公司采购购销合同管理，规范合同签订流程，防范合同风险，确保公司合法权益，特制定本会签制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购购销合同的签订、履行、变更、解除等相关活动。（三）基本原则1.依法合规原则：合同签订必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范风险，保障公司利益。3.职责明确原则：明确各部门在合同会签中的职责，确保流程顺畅、责任清晰。4.公平公正原则：合同条款应公平合理，维护双方合法权益。二、会签流程（一）合同发起1.采购部门根据业务需求，填写《采购购销合同发起申请表》，详细说明合同标的、数量、规格、价格、交货时间、付款方式等主要条款，并附上相关业务背景资料。2.将申请表提交至部门负责人审核，负责人审核通过后，签字确认并提交至合同管理部门。（二）合同初审1.合同管理部门收到申请表后，对合同条款进行初步审核。重点审核合同的合法性、完整性、准确性、逻辑性等方面。2.检查合同是否符合公司的采购政策和流程，是否存在潜在风险。如发现问题，及时与采购部门沟通，要求其进行修改完善。3.初审通过后，合同管理部门在申请表上签字，并将其转至法务部门进行法律审查。（三）法律审查1.法务部门接到合同后，从法律角度对合同进行全面审查。审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险漏洞。2.对合同中的关键条款，如违约责任、争议解决方式等进行重点审查，确保公司在法律层面的权益得到充分保障。3.根据审查结果，出具法律审查意见。如合同存在法律问题需修改，及时反馈给采购部门和合同管理部门，并说明修改建议。（四）财务审核1.财务部门收到合同后，对合同的付款条款、结算方式等进行审核。重点关注付款时间、金额、支付方式是否符合公司财务规定，是否会对公司资金流产生不利影响。2.评估合同的财务风险，如是否存在逾期付款风险、坏账风险等，并提出相应的风险防控建议。3.审核通过后，财务部门在申请表上签字确认，并将合同转回合同管理部门。（五）相关部门会签1.合同管理部门组织采购部门、法务部门、财务部门及其他相关部门（如技术部门、质量部门等，根据合同具体情况确定）进行会签。2.各部门按照职责分工，对合同条款进行详细审查，并提出意见和建议。重点关注与本部门业务相关的条款，如技术要求、质量标准、售后服务等。3.会签过程中，如各部门对合同条款存在异议，应进行充分沟通协商，达成一致意见。如无法协商一致，由合同管理部门汇总各方意见，提交公司领导决策。（六）领导审批1.合同经相关部门会签后，提交公司领导审批。领导根据公司整体战略、业务需求、风险状况等因素，对合同进行最终决策。2.审批通过的合同，领导签字确认；如合同存在问题需修改，领导提出修改意见，返回采购部门进行修改，修改后重新履行会签和审批流程。（七）合同签订1.采购部门根据领导审批意见，与供应商签订合同。签订合同前，确保合同文本与审批通过的内容一致。2.合同签订过程中，应规范使用公司统一的合同模板，确保合同格式规范、条款完整。3.合同签订后，采购部门将合同原件交至合同管理部门进行存档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。三、各部门职责（一）采购部门1.负责采购购销合同的发起，提供合同相关业务信息，确保信息真实、准确、完整。2.与供应商进行商务谈判，拟定合同条款，争取有利的采购条件。3.根据各部门会签意见和领导审批意见，对合同进行修改完善，并负责与供应商签订合同。4.跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）合同管理部门1.制定和完善采购购销合同管理制度，规范合同签订流程。2.负责合同的初审工作，对合同条款的合法性、完整性、准确性等进行审查。3.组织相关部门进行合同会签，协调各部门之间的沟通与协商。4.对合同进行编号、存档，建立合同管理台账，定期对合同履行情况进行检查和统计分析。5.负责合同纠纷的协调处理，参与合同诉讼或仲裁活动。（三）法务部门1.从法律角度对采购购销合同进行审查，确保合同合法有效，防范法律风险。2.为合同签订、履行等过程提供法律咨询和法律支持，解答相关法律问题。3.参与合同纠纷的处理，提供法律意见和建议，维护公司合法权益。（四）财务部门1.审核合同的付款条款、结算方式等财务内容，确保符合公司财务规定。2.评估合同的财务风险，提出风险防控建议，保障公司资金安全。3.负责合同执行过程中的财务核算和监督，及时处理与合同相关的财务事项。（五）其他相关部门1.根据合同具体情况，参与合同会签，对与本部门业务相关的条款进行审查，提出意见和建议。2.在合同履行过程中，按照职责分工，负责相关业务的执行和监督，确保合同顺利履行。四、合同履行与变更（一）合同履行1.采购部门应按照合同约定，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.各相关部门应密切配合采购部门，共同推进合同履行工作。如在履行过程中发现问题，应及时反馈给采购部门，并采取有效措施加以解决。3.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，定期向公司领导汇报合同履行进展情况。（二）合同变更1.如合同履行过程中需要变更合同条款，采购部门应填写《采购购销合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等，并附上相关证明材料。2.将申请表提交至合同管理部门，合同管理部门按照合同会签流程，组织相关部门对变更申请进行审核。3.审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，采购部门与供应商签订合同变更协议，并将变更协议交至合同管理部门存档。五、合同终止与解除（一）合同终止1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现，合同自然终止。2.合同管理部门应在合同终止后，及时对合同履行情况进行总结评估，并将相关资料归档保存。（二）合同解除1.如因不可抗力、一方违约等原因需要解除合同，解除方应填写《采购购销合同解除申请表》，详细说明解除原因、解除时间等，并附上相关证明材料。2.将申请表提交至合同管理部门，合同管理部门按照合同会签流程，组织相关部门对解除申请进行审核。3.审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，采购部门与供应商签订合同解除协议，并将解除协议交至合同管理部门存档。4.合同解除后，双方应按照协议约定，办理相关结算和交接手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的审查和风险评估，确保合同条款明确、具体，避免模糊不清或存在歧义的条款。2.在合同履行过程中，各部门应密切关注合同执行情况，及时发现问题并采取措施加以解决，避免纠纷的发生。3.建立良好的沟通机制，加强与供应商的沟通与协调，及时了解供应商的需求和意见，保持双方合作的顺畅。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，采购部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关纠纷情况说明。2.合同管理部门会同法务部门等相关部门，对纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，与供应商进行协商解决。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等法律途径解决。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，维护公司合法权益。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对采购购销合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查。2.检查合同是否按照规定流程进行会签、审批，合同条款是否得到有效执行，合同管理是否规范等。3.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立采购购销合同管理考核评价机制，对各部门在合同管理工作