采购谈判小组成立制度

PAGE采购谈判小组成立制度一、总则1.目的为规范公司采购谈判活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，维护公司合法权益，特制定本采购谈判小组成立制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目的谈判活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。3.基本原则合法性原则：采购谈判活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保谈判过程合法合规。公平公正原则：谈判小组应公正地对待所有参与谈判的供应商，不偏袒任何一方，确保谈判结果公平合理。专业高效原则：谈判小组成员应具备相应的专业知识和技能，能够高效地完成谈判任务，提高采购效率。保密性原则：谈判过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息应严格保密，不得泄露给无关人员。二、采购谈判小组的组成1.人员构成采购谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。其中，技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.采购人代表采购人代表应熟悉采购项目的需求和要求，具备一定的采购经验和谈判能力，能够代表采购人参与谈判活动。采购人代表应在谈判前接受相关培训，了解谈判程序和规则，掌握谈判技巧和方法。3.专家成员专家成员应从公司建立的专家库中随机抽取。专家库应涵盖公司采购项目涉及的各个领域，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。专家成员应具备以下条件：具有良好的职业道德和专业素养，能够公正、客观地履行职责。具有丰富的采购谈判经验和相关领域的专业知识，熟悉采购法律法规和行业标准。身体健康，能够胜任谈判工作。三、采购谈判小组的职责1.制定谈判方案谈判小组应根据采购项目的需求和特点，制定详细的谈判方案，明确谈判目标、谈判程序、谈判策略、谈判时间安排等内容。谈判方案应报采购人批准后实施。2.组织谈判活动谈判小组应按照谈判方案组织谈判活动，包括发布谈判公告、邀请供应商参与谈判、组织谈判会议、进行谈判磋商等。谈判小组应确保谈判活动的顺利进行，维护谈判秩序。3.审查供应商资格谈判小组应审查参与谈判的供应商资格，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。谈判小组应确保供应商具备参与谈判的资格和能力。4.进行谈判磋商谈判小组应与供应商进行谈判磋商，就采购项目的技术要求、质量标准、价格条款、交货时间、售后服务等内容进行沟通和协商。谈判小组应根据谈判情况，及时调整谈判策略，确保谈判结果符合公司利益。5.确定成交供应商谈判小组应根据谈判结果，综合考虑供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等因素，确定成交供应商。谈判小组应编写谈判报告，详细记录谈判过程、谈判结果、成交供应商等内容。谈判报告应报采购人批准后生效。6.签订采购合同谈判小组应协助采购人签订采购合同，确保采购合同的条款符合谈判结果和公司利益。采购合同签订后，谈判小组应将采购合同副本存档备案。四、采购谈判小组的工作程序1.项目启动采购人提出采购项目需求，经公司领导批准后，启动采购谈判程序。采购人应向采购部门提交采购项目相关资料，包括采购项目需求说明、采购预算、技术要求、质量标准等。2.组建谈判小组采购部门根据采购项目的需求和特点，从公司专家库中随机抽取专家成员，与采购人代表共同组成采购谈判小组。采购部门应向谈判小组发放采购项目相关资料，组织谈判小组进行培训，使其熟悉采购项目的需求和要求，掌握谈判程序和规则。3.制定谈判方案谈判小组根据采购项目的需求和特点，制定详细的谈判方案。谈判方案应包括谈判目标、谈判程序、谈判策略、谈判时间安排等内容。谈判方案应报采购人批准后实施。4.发布谈判公告采购部门根据谈判方案，发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判公告应包括采购项目名称、采购项目需求说明、采购预算、供应商资格要求、谈判时间、谈判地点等内容。5.资格审查谈判小组对参与谈判的供应商进行资格审查，审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。谈判小组应确保供应商具备参与谈判的资格和能力。6.谈判磋商谈判小组与供应商进行谈判磋商，就采购项目的技术要求、质量标准、价格条款、交货时间、售后服务等内容进行沟通和协商。谈判小组应根据谈判情况，及时调整谈判策略，确保谈判结果符合公司利益。7.确定成交供应商谈判小组根据谈判结果，综合考虑供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等因素，确定成交供应商。谈判小组应编写谈判报告，详细记录谈判过程、谈判结果、成交供应商等内容。谈判报告应报采购人批准后生效。8.签订采购合同谈判小组协助采购人签订采购合同，确保采购合同的条款符合谈判结果和公司利益。采购合同签订后，谈判小组应将采购合同副本存档备案。五、采购谈判小组的工作纪律1.遵守法律法规谈判小组成员应遵守国家法律法规和相关行业标准，确保谈判活动合法合规。2.公正履行职责谈判小组成员应公正地对待所有参与谈判的供应商，不偏袒任何一方，确保谈判结果公平合理。3.保守商业秘密谈判小组成员应严格保守谈判过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，不得泄露给无关人员。4.廉洁自律谈判小组成员应廉洁自律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。5.按时参加谈判活动谈判小组成员应按时参加谈判活动，不得无故缺席。如因特殊原因不能参加谈判活动，应提前向采购人请假，并安排其他人员代替参加。六、采购谈判小组的监督与管理1.内部监督采购部门应加强对采购谈判小组的内部监督，定期对谈判小组的工作进行检查和评估，确保谈判小组严格按照本制度开展工作。2.采购人监督采购人应加强对采购谈判小组的监督，及时了解谈判小组的工作进展情况和谈判结果，对谈判小组的工作提出意见和建议。3.公司审计监督公司审计部门应定期对采购谈判活动进行审计监督，检查谈判小组的工作是否符合本制度和公司相关规定，是否存在违规行为。4.违规处理如发现采购谈判小组成员存在违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、取消成员资格等。如因违规行