采购询价规章制度模板

PAGE采购询价规章制度模板一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内部所有采购询价活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价和采购，降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现需求不合理或存在其他问题，采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改意见。（三）询价准备1.采购部门根据审核通过的《采购需求申请表》，确定询价范围和询价方式。2.收集市场上相关物资或服务的供应商信息，建立供应商数据库。3.准备询价文件，询价文件应包括采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。（四）询价实施1.采购部门向选定的供应商发送询价文件，要求供应商在规定时间内报价。2.对于重要物资或大额采购项目，采购部门可组织供应商进行现场考察或召开询价会议，以便供应商更好地了解采购需求，同时也为公司提供与供应商沟通交流的机会。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，确保供应商准确理解询价文件要求。（五）报价评审1.采购部门收到供应商报价后，对报价进行整理和分析。2.组织相关部门人员对报价进行评审，评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。3.根据评审结果，确定中标供应商或入围供应商名单。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商或入围供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。（七）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应通知相关部门进行验收。2.验收部门根据采购合同和相关标准对物资进行验收，填写《采购验收报告》。3.如验收合格，验收部门应在《采购验收报告》上签字确认；如验收不合格，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至验收合格为止。三、询价文件编制要求（一）基本信息1.询价文件应包含项目名称、询价编号、询价日期、采购人名称等基本信息。2.明确询价的有效期。（二）采购需求说明1.详细描述采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求等内容。2.如有特殊技术要求，应提供详细的技术规格说明或图纸。（三）报价要求1.规定报价的格式，如含税价、不含税价、运费等分别列出。2.明确报价的有效期，以及报价应包含的其他费用。（四）交货期要求1.注明采购物资或服务的预计交货日期或交货期限。2.对于有特殊交货期要求的项目，应明确说明。（五）售后服务要求1.提出对供应商售后服务的要求，如维修期限、响应时间等。2.说明售后服务的具体内容，如培训、技术支持等。（六）其他要求1.如对供应商资质、业绩等有要求，应在询价文件中明确说明。2.提供供应商应提交的其他文件或资料要求。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、网络搜索等，对供应商进行筛选和评估。3.组织相关部门人员对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于不合格供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等。（三）供应商激励与约束1.对优秀供应商给予一定的激励措施，如优先合作、增加订单量、给予奖励等。2.对供应商的违约行为进行约束，如扣除货款、追究违约责任等。五、采购询价监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、报价评审是否公正等。2.公司纪检部门对采购询价活动中的违规行为进行监督和查处。（二）投诉处理1.设立采购询价投诉渠道，接受公司内部员工和供应商的投诉。2.对于投诉事项，应及时进行调查核实，根据调查结果进行处理，并将处理结果反馈给投诉人。（三）档案管理1.采购部门应建立采购询价档案，对采购询价活动中的相关文件、资料进行整理和归档。2.采购询价档案应包括采购需求申请表、询价文件、供应商报价、报价评审记录、采购合同、采购验收报告等内容。3.采购询价档案应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行。六、附则（一）解释权