采购询价订货制度

PAGE采购询价订货制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购询价订货流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性与高效性，保障公司利益，满足公司生产经营需求，提高采购质量和效益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资、服务采购询价订货的活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等采购项目。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购询价订货过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明，不偏袒任何一方。效益原则：以满足公司需求为前提，通过合理的询价订货流程，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。诚信原则：采购人员与供应商应秉持诚信原则，如实提供信息，履行合同约定，维护双方良好合作关系。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.使用部门申请各使用部门根据生产经营计划、业务需求或库存情况，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.需求审核采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、必要性、与预算的匹配性等。如发现问题，及时与使用部门沟通协调，提出修改意见或建议，确保采购需求准确无误。（二）询价准备1.确定询价范围采购人员根据采购需求，通过市场调研、供应商数据库查询、行业推荐等方式，确定潜在供应商名单，明确询价范围。询价范围应涵盖不同规模、不同地区、不同信誉的供应商，以确保获取充分的市场信息和竞争机会。2.制定询价文件采购人员根据采购物资或服务的特点，编制询价文件。询价文件应包括但不限于以下内容：采购需求明细：详细列出采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准等。报价要求：明确报价方式（如含税价、不含税价、到厂价等）、报价有效期、报价截止时间等。交货要求：规定交货时间、交货地点、运输方式、包装要求等。售后服务要求：如质保期、维修响应时间、培训要求等。供应商资质要求：包括营业执照、生产许可证、质量认证、业绩证明等相关资质文件要求。其他要求：根据采购项目的特殊情况，提出其他相关要求，如样品提供、实地考察等。（三）询价发出1.选择询价方式采购人员根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的询价方式，常见的询价方式包括：书面询价：通过邮件、传真、信函等方式向潜在供应商发送询价文件，要求其在规定时间内书面回复报价。电话询价：直接与潜在供应商进行电话沟通，传达询价信息，并记录其报价。网络询价：利用专业的采购平台、电商平台或公司内部采购管理系统，发布询价信息，邀请潜在供应商在线报价。2.发出询价文件采购人员按照选定的询价方式，向潜在供应商发出询价文件，并确保供应商收到询价文件的时间和内容准确无误。在发出询价文件时，应告知供应商询价的目的、范围、要求以及报价截止时间等重要信息，提醒供应商认真阅读询价文件，按时准确报价。（四）询价接收与整理1.报价接收采购人员在报价截止时间后，及时接收潜在供应商的报价文件。对于通过网络询价方式接收的报价，应定期下载整理；对于书面询价和电话询价接收的报价，应及时进行登记和整理。2.报价整理采购人员对接收的报价进行整理，核对报价内容的完整性和准确性，包括报价金额、交货时间、质量标准、售后服务等条款。对于不符合询价文件要求的报价，如报价内容不完整、报价方式错误、交货时间超出要求等，及时与供应商沟通，要求其重新报价或补充相关信息。3.价格分析采购人员对整理后的报价进行价格分析，比较不同供应商的报价差异，分析价格构成因素，评估价格的合理性。价格分析应综合考虑物资或服务的质量、品牌、交货期、售后服务等因素，避免单纯以价格高低作为选择供应商的唯一标准。（五）询价结果评估1.供应商评估采购人员根据报价情况、供应商资质、业绩表现、信誉状况等因素，对潜在供应商进行综合评估。建立供应商评估指标体系，包括但不限于以下方面：价格：比较各供应商的报价，评估其价格竞争力。质量：考察供应商的产品质量控制体系、质量认证情况等，确保所采购物资或服务符合公司质量要求。交货期：评估供应商的交货能力和交货及时性，能否满足公司生产经营计划的需求。售后服务：了解供应商的售后服务承诺和能力，如质保期、维修响应时间、培训支持等。信誉：查询供应商的商业信誉记录，有无不良经营行为、合同纠纷等情况。2.确定推荐供应商采购人员根据供应商评估结果，确定推荐供应商名单，并撰写询价报告。询价报告应包括采购项目概述、询价过程、报价情况、供应商评估情况、推荐供应商名单及理由等内容。将询价报告提交至采购部门负责人审核，经审核通过后，作为采购订货决策的重要依据。三、采购订货流程（一）订货决策1.审批流程采购部门负责人根据询价报告，组织相关人员（如使用部门代表、财务部门人员、技术专家等）进行采购订货决策。对于金额较大、重要性较高的采购项目，应提交公司管理层审批。审批流程应明确各环节的审批权限和责任，确保采购决策的科学性和合规性。2.合同谈判根据推荐供应商名单，采购人员与选定的供应商进行合同谈判。合同谈判应围绕采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务、付款方式等条款展开，争取达成双方都能接受的合同条款。在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的立场和需求，维护公司利益，同时也要注重与供应商的沟通协商，寻求双方合作的平衡点。3.合同签订合同谈判达成一致意见后，采购人员起草采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括但不限于采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如使用部门、财务部门等，以便各部门做好后续工作。（二）订单下达1.订单生成采购人员根据签订的采购合同，在公司内部采购管理系统中生成采购订单。采购订单应包含合同的主要条款信息，确保订单与合同内容一致。采购订单生成后，系统应自动将订单信息发送给供应商，并通知相关部门（如使用部门、仓库管理部门等）。2.订单审核采购订单生成后，由采购部门负责人或指定人员进行审核。审核内容包括订单信息的准确性、完整性、与合同的一致性等。如发现订单存在问题，及时与采购人员沟通修改，确保订单准确无误后再发送给供应商。（三）合同执行与跟踪1.供应商备货通知采购人员在订单下达后，及时向供应商发出备货通知，告知供应商订单详情、交货时间要求等信息，提醒供应商按时备货。2.交货跟踪采购人员定期跟踪供应商的备货进度和交货情况，通过电话、邮件、现场走访等方式与供应商保持沟通。如发现供应商可能无法按时交货，应及时了解原因，并采取相应措施，如协商调整交货时间、寻找替代供应商等，确保公司生产经营不受影响。3.到货验收物资或服务到货前，采购人员通知使用部门和仓库管理部门做好验收准备工作。到货时，由仓库管理部门会同使用部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量是否相符、质量是否合格、规格型号是否正确、外观是否完好等。如验收合格，办理入库手续；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等，并做好记录。（四）付款管理1.付款申请采购人员根据采购合同约定的付款方式和时间节点，在物资或服务验收合格且相关手续完备后，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.付款审核财务部门收到《付款申请表》后，对付款申请进行审核。审核内容包括合同条款的执行情况、发票的真实性和合规性、验收报告的完整性等。如发现问题，及时与采购部门沟通核实，确保付款申请准确无误。审核通过后，按照公司财务管理制度和审批流程进行付款操作。四、监督与管理（一）内部监督1.审计监督公司内部审计部门定期对采购询价订货活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查采购部门应定期对自身采购询价订货工作进行自查，总结经验教训，发现问题及时整改。建立采购工作台账，记录采购项目的基本情况、询价订货过程、合同执行情况等信息，便于内部监督和查询。（二）供应商管理1.供应商评价与考核建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价结果作为供应商后续合作、采购份额分配、淘汰退出等决策的重要依据。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和表彰；对于表现不佳的供应商，及时提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，应考虑淘汰更换供应商。2.供应商信息管理建立完善的供应商信息管理系统，记录供应商的基本信息、资质文件、业绩表现、合作历史等信息。定期更新供应商信息，确保信息的准确性和完整性。同时，对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。（三）档案管理1.采购档案分类采购询价订货过程中产生的各类文件和资料，应按照采购项目进行分类整理，建立采购档案。采购档案主要包括采购申请表、询价文件、报价文件、询价报告、采购合同、订单、验收报告、付款凭证等。2.档案保管与查阅采购档案由专人负责保管，确保档案的安全完整。建立档案查阅制度，明确查阅权限和流程，严格控制档案的查阅范围。因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请