采购询价流程制度模板

PAGE采购询价流程制度模板一、总则（一）目的为规范公司采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保询价过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购询价流程职责分工（一）采购部门1.负责采购询价流程的发起、组织和协调。2.寻找、筛选和确定潜在供应商。3.向供应商发送询价文件，收集报价信息，并进行初步整理和分析。4.组织采购谈判，确定最终供应商和采购合同条款。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等详细信息。2.协助采购部门进行供应商的评估和选择。3.参与采购谈判，对采购合同条款提出意见和建议。（三）财务部门1.参与制定采购预算，对采购成本进行审核和控制。2.负责对采购合同的付款条款进行审核，确保公司资金安全。3.对采购询价过程中的费用支出进行监督和核算。（四）质量部门1.对采购物资或服务的质量标准进行明确和审核。2.参与供应商的评估和选择，对供应商的质量保证能力进行考察。3.在采购过程中，对物资或服务的质量进行检验和验收。三、采购询价流程具体步骤（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，判断是否符合公司采购政策和预算安排。2.如采购金额较大或涉及重要物资和服务采购，需提交公司管理层进行审批。审批通过后，采购部门方可开展后续询价工作。（三）询价准备1.采购部门根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准等。数量要求和交货时间、地点等。报价要求，如报价有效期、报价方式（含税价、不含税价等）。供应商资质要求，如营业执照、生产许可证、业绩证明等。其他相关要求，如售后服务承诺等。2.采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商名录、行业网站、招标平台、供应商推荐等。对潜在供应商进行初步筛选，确定参与询价的供应商名单。（四）询价发送1.采购部门向选定的供应商发送询价文件，可采用邮件、传真、快递等方式。在发送询价文件时，应明确告知供应商报价截止时间和回复要求。2.对于重要采购项目，采购部门可组织供应商现场答疑会，解答供应商对询价文件的疑问。（五）报价收集与整理1.供应商在规定的报价截止时间前，将报价文件提交至采购部门。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺等相关内容。2.采购人员对收到的报价进行整理和登记，记录供应商名称、报价金额、交货期、售后服务等关键信息。对报价明显异常或不符合要求的供应商，及时与其沟通核实。（六）供应商评估1.采购部门会同需求部门、质量部门等相关人员，对供应商的报价、技术方案、质量保证能力、售后服务等方面进行综合评估。评估可采用打分法、比较法等方式，确定各供应商的综合得分。2.根据评估结果，筛选出得分较高的几家供应商作为潜在中标候选人。（七）采购谈判1.采购部门组织与潜在中标候选人进行采购谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成和价格底线，争取有利的采购条件。同时，要注意维护公司利益，确保采购合同条款合理、公平。3.谈判达成一致后，形成谈判纪要，双方签字确认。（八）合同签订1.根据采购谈判结果，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经财务部门审核付款条款、法律部门审核合同合法性后，提交公司管理层审批。审批通过后，由采购部门与供应商签订采购合同。（九）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门通知质量部门和需求部门做好验收准备。2.物资或服务到货后，质量部门按照合同约定的质量标准进行检验，需求部门对数量、规格等进行核对。验收合格后，填写《采购验收单》。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（十）付款结算1.采购部门根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。四、采购询价流程监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价流程进行审计，检查采购活动是否符合本制度规定，是否存在违规操作和舞弊行为。2.采购部门应建立采购档案，对采购询价过程中的文件、记录、合同等资料进行妥善保管，并接受内部审计和其他部门的监督检查。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）投诉处理1.公司设立采购投诉渠道，接受员工和供应商对采购询价过程中违规行为的投诉。2.对于投诉事项，由相关部门进行调查核实，如情况属实，应依法依规进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。五、采购询价流程相关文件与记录（一）相关文件1.《采购申请表》2.询价文件3.报价文件4.采购合同5.《采购验收单》6.《付款申请单》（二）记录1.供应商