采购询价报价制度

PAGE采购询价报价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购询价报价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保询价报价过程公平公正。公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、询价报价流程1.采购申请需求部门填写采购申请表：详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并经部门负责人签字确认。提交采购申请表：将采购申请表提交至采购部门。2.采购部门审核采购部门对采购申请进行审核：审核采购申请的必要性、合理性以及预算情况等。如审核通过：采购部门确定询价范围，并指定询价人员开展询价工作。如审核不通过：采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因，要求需求部门进行修改或补充。3.询价准备询价人员收集相关信息：包括市场价格水平、供应商情况、产品技术参数等。制定询价文件：询价文件应明确采购项目的要求、规格、数量、交货时间、质量标准、售后服务等内容。4.询价发出询价人员向潜在供应商发出询价文件：通过邮件、传真、电话等方式，确保供应商能够及时收到询价文件。记录询价发出时间、供应商名称及联系方式等信息：以便后续跟踪。5.供应商报价供应商在规定时间内提交报价文件：报价文件应包括产品价格、交货期、质量保证、售后服务等内容。采购部门对供应商报价进行整理：将不同供应商的报价进行分类汇总，便于比较分析。6.报价评估采购部门组织相关人员对供应商报价进行评估：评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。综合考虑各项因素：确定初步入围供应商名单。7.谈判协商采购部门与初步入围供应商进行谈判协商：进一步了解供应商的价格构成、成本情况等，争取更优惠的采购价格和条件。谈判过程中：应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容及结果等。8.确定供应商根据谈判协商结果：采购部门确定最终供应商，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务：包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。三、询价报价相关职责1.采购部门职责负责采购询价报价流程的组织和实施：确保询价报价工作顺利进行。收集、整理和分析供应商信息：建立供应商数据库，为采购决策提供依据。与供应商进行沟通和谈判：争取有利的采购条件。签订采购合同：并跟踪合同执行情况。2.需求部门职责提出准确、合理的采购申请：明确采购项目的需求和要求。协助采购部门进行询价报价工作：提供必要的技术支持和信息。参与采购合同的评审：对采购合同条款提出意见和建议。3.财务部门职责审核采购预算：确保采购项目在预算范围内进行。参与采购合同的评审：对采购价格的合理性进行审核。负责采购款项的支付管理：按照合同约定及时支付款项。4.审计部门职责对采购询价报价过程进行审计监督：确保采购活动合法合规。检查采购合同的签订和执行情况：防范采购风险。四、供应商管理1.供应商选择标准具有良好的商业信誉：无不良记录，在行业内口碑良好。具备相应的生产能力和技术水平：能够满足公司采购项目的质量和交货期要求。价格合理：在同类产品或服务中具有竞争力。售后服务完善：能够及时响应公司的需求，提供优质的售后服务。2.供应商开发与引入采购部门定期收集供应商信息：通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商资源库。对潜在供应商进行评估和筛选：根据供应商选择标准，确定初步入围供应商名单。组织相关人员对初步入围供应商进行实地考察：了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术水平等情况。如考察合格：采购部门将其纳入公司供应商名录，并签订合作协议。3.供应商考核与评价采购部门定期对供应商进行考核与评价：考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。建立供应商考核档案：记录供应商的考核结果，并根据考核情况对供应商进行分类管理。对于考核不合格的供应商：采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并从供应商名录中删除。4.供应商激励与淘汰对表现优秀的供应商：采购部门可给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先合作等。对于长期合作且业绩稳定的供应商：公司可考虑与其建立战略合作伙伴关系。根据供应商考核评价结果：适时淘汰不合格供应商，优化供应商结构。五、价格管理1.价格信息收集与分析采购部门定期收集市场价格信息：包括原材料价格、设备价格、服务价格等，并进行分析整理。关注行业动态和市场变化：及时掌握价格波动情况，为采购决策提供参考。2.价格谈判策略采购人员应具备良好的谈判技巧：在与供应商谈判过程中，灵活运用谈判策略，争取有利的采购价格。了解供应商的成本结构和价格底线：通过与供应商沟通、市场调研等方式，为谈判提供依据。在谈判中：注重与供应商建立长期合作关系，寻求双赢的解决方案。3.价格调整机制根据市场价格波动情况：采购部门与供应商协商确定价格调整机制，如定期调整价格、根据原材料价格变化调整价格等。在采购合同中明确价格调整条款：确保双方在价格调整方面有明确的约定。六、保密规定1.采购询价报价过程中涉及的商业秘密：包括供应商信息、采购价格、采购合同条款等，相关人员应严格保密。2.严禁向无关人员透露采购询价报价相关信息：如有违反，将视情节轻重给予相应的纪律处分。3.在对外宣传或与第三方合作过程中：如需提及采购相关信息，必须经过公司审批，确保不泄露公司商业秘密。七、监督与检查1.公司审计部门定期对采购询价报价制度的执行情况进行审计监督：检查采购流程是否合规，采购决策是否合理，供应商管理是否有效等。2.采购部门应定期对询价报价工作进行总结和分析：查找存在的问题和不足，及时采取措施加以改进。3.公司内部员工有权对采购询价报价过程中的违规行为