采购询价制度及流程

PAGE采购询价制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的机会和条件，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量、交货期等要求。2.选择合适的供应商进行询价，确保供应商具备相应的资质和能力。3.收集、整理供应商的报价信息，进行初步分析和比较。4.组织与供应商的谈判，确定最终采购价格和合同条款。（二）需求部门1.准确提供采购项目的详细需求，包括技术规格、质量标准、使用要求等。2.协助采购部门对供应商的报价进行评估，提供专业意见。3.参与采购合同的评审，确保合同条款符合实际需求。（三）财务部门1.参与采购询价过程，从成本控制角度提供财务分析和建议。2.审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容。3.负责采购资金的预算安排和支付管理。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购过程是否合规。2.审查采购合同的签订、执行情况，防范采购风险。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、预计交货期等信息。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和准确性。3.将审核通过的采购申请表提交给采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类和评估，确定询价方式和范围。2.收集采购项目的相关资料，如技术规格书、质量标准、市场行情等，为询价提供依据。3.根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，包括询价函、报价清单、技术规格要求等。4.确定参与询价的供应商名单，可通过公司供应商库筛选、行业推荐、网络搜索等方式获取。（三）询价发出1.采购部门向选定的供应商发送询价文件，明确询价的截止日期、报价要求等关键信息。2.在询价文件中，要求供应商提供详细的报价明细，包括产品价格、运输费用、税费、售后服务费用等。3.告知供应商如有疑问或需要澄清的事项，应在规定时间内与采购部门联系。（四）报价接收与整理1.供应商在规定的截止日期前将报价文件提交给采购部门。2.采购部门对收到的报价进行整理，核对报价内容的完整性和准确性。3.对于不符合要求的报价，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）报价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估，评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.需求部门从技术和使用角度对供应商的报价进行评估，提供专业意见。3.财务部门从成本和资金角度对报价进行分析，评估采购成本的合理性。4.根据评估结果，对供应商进行排序，确定优先选择的供应商。（六）谈判与确定供应商1.采购部门与优先选择的供应商进行谈判，进一步商讨价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购部门应坚持原则，争取有利的采购条件。3.根据谈判结果，确定最终的供应商，并签订采购合同。（七）合同签订与执行1.采购部门根据谈判确定的条款，起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同需经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核签字。3.将审核通过的采购合同提交给公司领导审批，审批通过后与供应商签订合同。4.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。5.需求部门负责验收采购物资或服务，如发现问题及时与供应商沟通解决。（八）采购记录与归档1.采购部门对采购询价活动的全过程进行记录，包括采购申请、询价文件、报价清单、评估报告、合同等相关资料。2.将采购记录进行整理归档，以便日后查询和审计。四、采购询价相关规定（一）询价文件要求1.询价文件应明确采购项目的详细要求，避免模糊不清或歧义性条款。2.报价清单应详细列出各项费用明细，便于供应商准确报价和采购部门评估。3.技术规格要求应符合国家相关标准和行业规范，确保采购物资和服务的质量。（二）供应商选择标准1.供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况。2.供应商应具备相应的生产能力和技术水平，能够满足采购项目的质量要求。3.供应商应具有良好的售后服务体系，能够及时响应客户需求。4.优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好的供应商。（三）报价有效期管理1.询价文件中应明确报价的有效期，一般为[X]个工作日。2.在报价有效期内，采购部门有权根据谈判结果要求供应商调整报价。3.如遇市场价格波动较大等特殊情况，采购部门可与供应商协商延长报价有效期。（四）保密规定1.参与采购询价活动的所有人员应对涉及的商业机密、技术资料等予以保密。2.未经公司批准，不得向任何第三方透露采购询价的相关信息。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购过程是否合规。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。3.采购部门应定期向公司领导汇报采购询价工作进展情况，接受领导的监督和指导。（二）考核机制1.建立采购询价工作考核指标体系，对采购部门、需求部门等相关部门的工作进行考核。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量、交货期、合同执行情况等方面。3.根据考核结果