采购询价制度模板

PAGE采购询价制度模板一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式（公开询价、邀请询价等）。2.根据采购项目特点，收集相关产品或服务的市场信息，包括供应商名录、产品价格、质量标准、售后服务等。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、报价要求、合同条款等内容。（三）询价发出1.根据询价方式，向选定的供应商发出询价文件。公开询价可通过公司官网、采购平台等渠道发布；邀请询价则直接向特定供应商发送。2.在询价文件中明确报价截止时间、报价方式（书面报价、电子报价等）及其他要求。（四）供应商报价及响应1.供应商在规定时间内按照询价文件要求进行报价，并提供相关证明材料，如营业执照、产品资质证书、业绩证明等。2.采购部门对供应商的报价进行初步审核，检查报价文件的完整性、准确性及合规性。（五）询价评估1.采购部门组织相关人员（如技术专家、质量管理人员、财务人员等）对供应商的报价及响应情况进行综合评估。2.评估内容包括产品价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。3.采用综合评分法或最低价法等确定中标供应商。综合评分法应明确各项评估指标的权重，最低价法应确保满足采购需求的前提下选择报价最低的供应商。（六）合同签订1.确定中标供应商后，采购部门与中标供应商签订采购合同。合同内容应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订前需经法务部门审核，确保合同合法合规。（七）采购执行与验收1.采购部门按照合同约定跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.物资到货后，由相关部门组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求。3.验收合格后，采购部门办理付款手续；验收不合格的，按照合同约定处理，如要求供应商补货、换货或退货等。三、询价文件编制规范（一）询价函1.询价函应包含公司名称、地址、联系方式等基本信息。2.明确询价项目的名称、编号及采购内容概述。3.说明报价截止时间、报价方式及其他要求。（二）采购需求明细1.详细列出采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术参数、质量标准等要求。2.如有特殊要求，应在明细中明确说明，如包装要求、运输方式、售后服务期限等。（三）报价要求1.规定报价的格式，如总价、单价、分项报价等。2.明确报价包含的费用范围，如产品价格、运输费、税费、安装调试费等。3.要求供应商注明价格有效期。（四）合同条款1.列出主要合同条款，如交货期、交货地点、付款方式、质量保证、违约责任等。2.合同条款应符合法律法规和公司利益，确保双方权利义务明确。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等。3.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，确保其符合公司要求。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货情况进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格执行情况等。2.采用评分制或等级制对供应商进行评价，评价结果作为供应商后续合作的参考依据。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商给予激励措施，如增加采购份额、优先合作、表彰奖励等。2.对评价不合格或出现严重问题的供应商进行淘汰，不再纳入公司供应商名录。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购流程的合规性、询价文件的规范性、供应商选择的公正性等。2.在采购询价过程中，采购部门应接受公司其他部门的监督，确保采购活动公开透明。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司员工、供应商及其他相关方对采购询价活动的投诉。2.对投诉事项进行调查核实，根据调查结果进行处理，并及时反馈处理结果。六、附则（一）解释权本制