采购科合同管理制度

PAGE采购科合同管理制度一、总则（一）目的为加强采购科合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采购科对外签订的各类采购合同，包括但不限于物资采购合同、服务采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.采购科在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等。2.核实对方是否具有签订合同的权利能力和行为能力，是否存在被吊销营业执照、注销登记等情况。（二）合同条款审核1.合同条款应明确、具体、完整，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等内容。2.采购科应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同条款是否符合公司利益，是否存在法律风险。3.对于涉及重大金额、复杂条款的合同，应组织法务部门、财务部门等专业人员进行会审。（三）合同签订流程1.合同承办人根据业务需求起草合同初稿，并提交采购科负责人审核。2.采购科负责人审核通过后，将合同初稿提交相关部门会审。3.会审通过后，合同承办人将合同提交公司法定代表人或其授权代表签字盖章。4.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本交采购科存档，并将合同原件交相关部门履行。三、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.采购科应指定专人负责合同履行的跟踪，及时掌握合同履行情况。2.跟踪内容包括合同标的的交付时间、数量、质量，价款的支付情况等。3.如发现合同履行过程中出现问题，应及时与对方沟通协商，采取有效措施解决问题。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款,合同承办人应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更后，采购科应及时将变更情况通知相关部门，并调整合同履行计划。（三）合同付款管理1.采购科应按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.付款前，合同承办人应核实对方是否履行了合同约定的义务，如交付货物、提供服务等。3.对于大额付款，应按照公司财务管理制度的规定进行审批。四、合同档案管理（一）合同档案的收集1.采购科应在合同签订后及时收集合同相关资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、往来信函、交付凭证等。2.合同承办人应将收集到的合同资料进行整理、编号，并交采购科档案管理人员存档。（二）合同档案的保管1.采购科档案管理人员应将合同档案分类存放，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和安全性。2.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。3.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清理,对过期或无用的档案进行销毁。（三）合同档案的查阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写查阅申请表，经采购科负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应在档案管理人员的监督下查阅合同档案，不得擅自复印、拍照、涂改等。3.涉及商业秘密、技术秘密等重要合同档案，未经公司批准，不得对外提供查阅。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.采购科应定期对合同风险进行识别和评估，分析合同履行过程中可能出现的风险因素。2.风险因素包括市场风险、信用风险、法律风险、不可抗力风险等。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于市场风险，应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理调整采购计划。2.对于信用风险，应加强对合同对方的信用管理，建立信用档案，对信用不良的对方谨慎签订合同。3.对于法律风险，应加强合同审核，确保合同条款符合法律法规要求，必要时咨询法务部门。4.对于不可抗力风险,应在合同中约定不可抗力条款，明确双方的权利和义务。六、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中如发生纠纷，采购科应首先与对方协商解决。2.协商应遵循平等、自愿、合法的原则，通过友好协商达成解决方案。（二）纠纷调解1.如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方调解机构进行调解。2.调解机构应按照相关规定和程序进行调解，出具调解意见书。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，可根据合同约定或法律规定，申请仲裁或提起诉讼。2.采购科应及时收集相关证据，配合公司法务部门做好仲裁或诉讼工作。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对采购科合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、档案管理等环节。2.监督检查过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.采购科合同管理工作纳入公司绩效考核体系，对合同管理工