询价比价采购制度

PAGE询价比价采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本询价比价采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、工程发包、服务采购等项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、维修保养服务、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应平等对待所有供应商，不偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，包括采购需求、供应商资格条件、采购程序、采购结果等，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过询价比价等方式，选择性价比最优的供应商和采购方案，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的策划、组织和实施，制定采购计划和采购方案。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。3.组织开展询价比价工作，与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货期等详细信息。2.参与采购项目的询价比价工作，提供技术支持和商务意见。3.协助采购部门对采购物资或服务进行验收，反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门1.参与采购项目的预算编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责对采购合同的付款条款进行审核，监督采购资金的支付。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对采购项目进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正。2.对采购合同进行审查，防范采购风险。3.对采购过程中出现的违规违纪行为进行调查和处理。三、询价比价流程（一）采购申请需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审核同意后，报分管领导审批。（二）采购计划制定采购部门根据审批后的《采购申请表》，结合公司库存情况和生产经营计划，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间、交货地点等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询价比价邀请。2.对于新的采购项目，采购部门应通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，广泛收集供应商信息，进行资格预审，确定潜在供应商名单，并向其发出询价比价邀请。3.询价比价邀请应明确采购项目的基本情况、技术要求、商务条款、报价要求、交货期等内容，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。（四）报价文件接收与整理采购部门负责接收供应商提交的报价文件，并进行整理和编号。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书等相关资料。（五）询价比价评审1.采购部门组织需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成询价比价评审小组，对供应商的报价文件进行评审。2.评审小组根据采购项目的技术要求、商务条款、质量标准、交货期等因素，对供应商的报价进行综合评估，确定中标候选人名单。3.评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或答疑，供应商应在规定时间内作出书面答复。（六）采购合同签订1.根据询价比价评审结果，采购部门确定中标供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、交货期、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交财务部门和审计部门进行审核，审核通过后报分管领导审批。审批通过后，采购部门负责与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。（七）采购合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收，验收合格后填写《验收报告》。验收报告应包括采购项目名称、规格、型号、数量、质量标准、验收情况等内容，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，并按照公司财务制度办理付款手续。2.采购付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并附采购合同、验收报告等相关资料。3.对于预付款项，财务部门应严格审核供应商的资质和信誉，确保预付款的安全。对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到验收报告后及时办理付款手续。四、询价比价标准与方法（一）询价比价标准1.价格标准：在保证采购物资或服务质量的前提下，选择价格最低的供应商作为中标候选人。价格包括物资或服务的单价、总价、运输费、装卸费、保险费等所有费用。2.质量标准：采购物资或服务应符合国家相关标准、行业标准和公司要求，具有良好的性能和可靠性。供应商应提供质量合格证明文件，并承诺对产品质量负责。3.交货期标准：供应商应按照采购合同约定的交货期按时交货，确保公司生产经营活动的正常进行。交货期应明确具体的日期或时间段，并在采购合同中予以约定。4.售后服务标准：供应商应提供良好的售后服务，包括产品维修、保养、更换、技术支持等。售后服务承诺应明确服务内容、服务期限、服务响应时间等条款，并在采购合同中予以约定。（二）询价比价方法1.最低价法：对于技术规格简单、标准统一、市场竞争充分的采购项目，采用最低价法进行评审。评审小组根据供应商的报价，选择报价最低的供应商作为中标候选人。2.综合评分法：对于技术规格复杂、质量要求高、需要综合考虑多种因素的采购项目，采用综合评分法进行评审。评审小组根据采购项目的特点和要求，制定评审标准和评分细则，对供应商的报价、技术方案、售后服务、企业信誉等因素进行综合评分，选择得分最高的供应商作为中标候选人。综合评分法的评审标准和评分细则应在询价比价邀请文件中明确公布。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购项目进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购结果是否公正。审计部门可以采取查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地考察供应商，与相关人员进行谈话等方式进行审计。2.公司内部员工有权对采购过程中的违规违纪行为进行举报。公司设立举报信箱和举报电话，接受员工的监督和举报。对于举报事项，公司将及时进行调查处理，并对举报人给予保护和奖励。（二）供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面进行评价。评价结果作为供应商选择、合作关系调整的重要依据。2.对于评价不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的供应商，采购部门应暂停与其合作，并将其从供应商数据库中删除。3.采购部门定期对供应商数据库进行清理和更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商，确保供应商数据库的有效性和及时性。（三）档案管理采购部门负责建立采购项目档案，对采购过程中的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购项目档案应包括采购申请表、采购