询价采购制度规定

PAGE询价采购制度规定一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目所涉及的各类物资采购、服务采购等询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各参与方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请应经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购申请，需报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的采购申请后，成立询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数一般为三人以上单数。2.询价小组根据采购物资或服务的特点，制定询价文件。询价文件应包括采购需求、技术规格、质量标准、报价要求、交货时间、售后服务等内容。3.询价小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格预审，筛选出符合要求的供应商名单。（三）询价1.询价小组向资格预审合格的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书应明确询价的物资或服务内容、报价要求、交货时间、售后服务等条款。2.供应商应按照询价通知书的要求，详细填写报价单，并加盖公章后密封提交给询价小组。报价单应包括物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、售后服务承诺等内容。3.询价小组在收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和分析。对比不同供应商的报价、产品质量、售后服务等因素，评估供应商的综合实力。（四）评审1.询价小组根据询价文件的要求和供应商的报价情况，对供应商进行评审。评审内容包括报价合理性、产品质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面。2.评审可采用综合评分法或最低价成交法。综合评分法是根据各项评审因素的重要程度，设定相应的分值，对供应商的报价、技术、商务等方面进行打分，得分最高者为成交供应商。最低价成交法是在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为成交供应商。3.询价小组应按照评审标准进行评审，记录评审过程和结果。评审结果应经询价小组全体成员签字确认。（五）确定成交供应商1.根据评审结果，询价小组确定成交供应商，并向其发出成交通知书。成交通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、成交金额、交货时间、售后服务等内容。2.成交供应商应在收到成交通知书后，按照规定与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。（六）合同签订与履行1.采购部门负责组织采购合同的签订工作。合同签订前，应将合同文本提交给公司法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资或提供服务。采购部门应组织相关人员对到货物资或服务进行验收，验收合格后方可办理付款手续。（七）付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。付款申请应经采购部门负责人、财务部门审核签字，报分管领导审批。2.财务部门根据审批后的付款申请，办理付款手续。付款方式可采用支票、汇票、电汇、网上支付等方式。3.对于采购金额较大的项目，可根据合同约定分期支付货款。在每次付款前，采购部门应确认供应商已按照合同约定履行了相应的义务。三、询价采购相关职责（一）采购部门职责1.负责制定询价采购计划，组织实施询价采购活动。2.建立和维护供应商数据库，收集、整理供应商信息。3.编制询价文件，组织询价、评审等工作。4.与成交供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管工作。（二）询价小组职责1.按照询价采购流程开展工作，对采购项目进行询价、评审。2.客观、公正地评价供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面，确定成交供应商。3.对询价采购过程中出现的问题进行研究和决策，提出解决方案。4.配合采购部门做好采购合同的签订和履行工作。（三）技术部门职责1.参与询价文件的编制，提供技术规格、质量标准等方面的专业意见。2.协助询价小组对供应商的技术方案进行评审，确保采购物资或服务符合技术要求。3.在采购物资或服务验收过程中，提供技术支持，对产品质量进行检验和评估。（四）财务部门职责1.参与询价采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责采购付款的审核和办理，监督采购资金的使用情况。3.对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务数据支持。（五）使用部门职责1.根据工作需要提出采购申请，明确采购物资或服务的需求。2.参与询价文件的编制，对采购物资或服务的质量、性能等方面提出要求。3.协助采购部门进行供应商选择和采购合同评审，参与采购物资或服务的验收工作。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.公司纪检监察部门对询价采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，确保采购活动公正廉洁。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、限制合作、淘汰等措施。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，建立良好的合作关系。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价采购档案，对采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。2.询价采购档案应包括采购申请表、询价文件、报价单、评审记录、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。3.档案管理人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案的完整性和准确性。档案保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定。五、违规处理（一）对供应商的违规处理措施1.若供应商在询价采购过程中存在提供虚假资料、恶意报价、串通投标、不履行合同等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等处罚。2.对于因供应商违规行为给公司造成损失的，公司有权要求供应商赔偿相应的经济损失。3.公司将供应商的违规行为记录在案，并向相关行业协会、监管部门等通报，维护市场秩序。（二）对公司内部人员的违规处理措施1.公司内部人员在询价采购活动中若存在违反本制度规定、滥用职权、谋取私利、泄露商业机密等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等处罚。2.对于因内部人员违规