采购询价现场管理制度

PAGE采购询价现场管理制度一、总则（一）目的为了规范公司采购询价现场管理，确保采购询价活动的公正、公平、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购询价现场的管理活动，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动的合法性和合规性。2.公正性原则：询价过程应公正对待所有参与供应商，不得偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.公开性原则：采购询价信息应公开透明，包括询价文件、询价过程、询价结果等，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.保密性原则：对于在采购询价过程中涉及的商业秘密、供应商信息等应予以保密，不得泄露给无关人员。二、询价准备（一）采购需求确定1.各部门根据业务需要，提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购部门对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，确保需求的合理性和准确性。对于复杂或特殊的采购需求，采购部门可组织相关部门进行讨论，必要时邀请技术专家参与，共同确定采购要求。（二）询价文件编制1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目名称、编号、采购内容、要求、报价截止时间等基本信息。供应商须知：对供应商参与询价活动的资格要求、询价流程、报价要求、文件格式等进行说明。采购需求明细：详细列出采购物资或服务的规格型号、数量、质量标准、技术要求等。报价表：提供统一的报价表格，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、交货期等信息。合同条款：初步拟定采购合同的主要条款，如付款方式、交货地点、售后服务等，供供应商参考。其他附件：如技术规格说明书、样品要求、资质证明文件等相关资料。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。在编制过程中，采购部门应与相关部门充分沟通，确保采购要求的全面性和可行性。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目特点和需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备良好的商业信誉、生产或服务能力、质量保证体系，并符合国家法律法规和行业标准要求。2.从供应商数据库中筛选出符合采购要求的供应商名单，向其发出询价邀请。询价邀请可采用书面函件、电子邮件等方式，确保供应商能够及时收到。邀请时应明确告知供应商询价项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等重要信息。3.对于新的采购项目或重要采购项目，采购部门可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式扩大供应商选择范围，以获取更具竞争力的报价和优质的产品或服务。三、询价现场组织（一）询价会议安排1.根据采购项目的规模和复杂程度，确定是否组织现场询价会议。对于较为简单的采购项目，可采用书面报价方式；对于复杂或金额较大的采购项目，应组织现场询价会议。2.确定询价会议的时间、地点，并提前通知参与询价的供应商。会议地点应选择交通便利、环境适宜的场所，确保会议能够顺利进行。3.在询价会议前，采购部门应准备好会议所需的资料，包括询价文件、投影仪、音响设备等，并对会议现场进行布置，确保会议秩序和环境。（二）会议主持与记录1.询价会议由采购部门负责人或指定的主持人主持。主持人应熟悉采购项目情况和询价流程，具备良好的沟通协调能力和组织能力。2.在会议开始时，主持人应介绍会议目的、议程安排、参会人员等基本情况，并对询价文件的主要内容进行简要说明，确保供应商对采购项目有清晰的了解。3.安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、供应商报价情况、双方沟通交流内容等重要信息。会议记录应准确、完整，以便后续查阅和整理。（三）供应商报价与答疑1.供应商按照询价文件要求进行报价，报价应清晰、明确，注明物资或服务的单价、总价、交货期等关键信息。报价方式可采用纸质文件、电子文档或现场口头报价等形式，具体以询价文件规定为准。2.在供应商报价后，主持人应给予其他供应商提问和澄清的机会。供应商如有疑问或需要对报价进行说明，可在规定时间内提出。采购部门应认真解答供应商的问题，确保供应商对采购要求和询价流程有充分的理解。3.对于供应商提出的涉及采购需求变更、技术规格调整等重要问题，采购部门应及时与相关部门沟通协调，必要时经公司领导批准后进行相应调整，并将调整情况及时通知所有供应商。四、询价过程监督（一）内部监督机制1.公司设立采购监督小组，成员由审计部门、法务部门、财务部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购询价现场进行全程监督，确保询价活动符合公司规定和法律法规要求。2.采购监督小组应在询价会议现场对询价过程进行实时监督，检查询价文件的发放、供应商报价、答疑环节等是否规范有序，有无违规操作或不正当行为。3.监督小组有权对询价过程中发现的问题提出质疑和整改意见，采购部门应积极配合监督小组工作，及时处理相关问题，确保询价活动公正、公平进行。（二）供应商监督与投诉处理1.鼓励供应商对询价过程中的违规行为进行监督和投诉。供应商如发现有违反本制度或其他不正当行为，可在规定时间内以书面形式向采购部门或公司监督部门提出投诉。2.采购部门收到供应商投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的情况，应采取相应的措施进行处理，如重新组织询价、取消违规供应商资格等，并将处理结果及时反馈给投诉供应商。同时，应分析问题产生的原因，采取措施加以改进，避免类似问题再次发生。3.在处理供应商投诉过程中，应严格遵守保密原则，保护投诉供应商的合法权益，不得泄露投诉相关信息。五、询价结果评审（一）评审标准制定1.根据采购项目的特点和需求，制定询价结果评审标准。评审标准应客观、公正、合理，能够全面反映供应商的综合实力和报价优势。评审标准可包括以下几个方面：价格因素：比较各供应商的报价，选择报价合理且最低的供应商为优先考虑对象，但价格不是唯一的评审因素。质量因素：评估供应商提供的物资或服务质量是否符合采购要求，包括产品质量标准、售后服务承诺等。交货期因素：考察供应商的交货期是否满足公司业务需求，能否按时、准确交货。信誉因素：参考供应商的商业信誉、过往业绩、行业口碑等情况。其他因素：如供应商的技术能力、创新能力、环保措施等方面的优势。2.在制定评审标准时，应明确各项因素的权重分配，确保评审结果的科学性和合理性。评审标准应在询价文件中明确告知供应商，以便供应商在报价时能够充分考虑。（二）评审流程1.采购部门在询价截止后，收集整理各供应商的报价文件和相关资料，组织评审小组进行评审。评审小组由采购部门、使用部门、技术部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。2.评审小组按照评审标准对各供应商的报价进行逐一分析和比较，对供应商的资质、信誉、产品质量、交货期等方面进行综合评估。在评审过程中，评审人员应认真审查报价文件中的各项内容，如有疑问可要求供应商进行澄清或补充说明。3.评审小组根据评审结果，推荐出中标候选人或拟签订合同的供应商名单。推荐名单应按照得分高低顺序排列，并说明推荐理由。评审结果经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。（三）中标通知与合同签订1.公司领导批准评审结果后，采购部门向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确采购项目名称、中标金额、交货期、合同签订等相关事项，并要求中标供应商在规定时间内回复确认。2.采购部门与中标供应商按照中标通知书和询价文件的要求，签订采购合同。合同条款应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。签订合同前，采购部门应将合同文本提交给法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.在签订合同过程中，如中标供应商提出合同条款变更等要求，采购部门应与供应商进行协商，必要时重新组织评审或报公司领导批准后进行相应调整。合同签订后，应按照公司合同管理规定进行存档和执行跟踪。六、询价资料归档（一）资料收集范围1.采购询价过程中产生的各类文件和资料都应进行归档保存，包括但不限于采购需求申请表、询价文件、供应商报价文件、会议记录、评审报告、中标通知书、采购合同等。2.在询价过程中，供应商提供的样品、产品说明书、资质证明文件等相关资料也应一并归档，作为采购项目的重要参考依据。（二）归档要求1.归档资料应确保真实、完整、准确，按照时间顺序和类别进行整理分类，便于查阅和管理。2.采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行归档。电子文档应按照统一的命名规则进行存储，纸质文档应进行编号、装订，并建立相应的索引目录。3.归档资料应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的场所，防止文件损坏、丢失或泄露。定期对归档资料进行检查和维护，确保资料的完整性和可读性。（三）查阅与借阅管理1.公司内部人员如需查阅采购询价归档资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并对查阅情况进行记录。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改或损坏档案资料，如需复制部分资料，应经档案管理部门同意并办理相关手续。3.因工作需要借阅采购询价归档资料的，借阅人员应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅资料，按时归还，不得转借他人。七、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负