西南大学采购管理制度

PAGE西南大学采购管理制度一、总则（一）目的为了加强西南大学采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于西南大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求。2.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，保障各方的合法权益。3.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动应当诚实守信，严格履行合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究决定采购工作的重大事项。审议采购管理制度、采购计划等。对采购活动进行监督和指导。（二）采购管理部门1.组成：设立专门的采购管理部门，配备相应的工作人员。2.职责贯彻执行国家采购法律法规和学校采购管理制度。制定和完善采购工作流程和操作规范。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、采购评审、合同签订等。负责采购项目的信息发布、供应商管理、采购档案管理等工作。对采购活动进行协调和监督，处理采购过程中的质疑和投诉。（三）采购需求部门1.职责根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目的申请。负责采购项目的需求论证，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和评审工作，协助采购管理部门与供应商签订合同。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量等进行检查和评估。（四）其他相关部门1.财务部门：负责采购项目资金的预算安排、支付审核等工作。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合规性、效益性等。3.资产管理部门：负责对采购项目形成的资产进行登记入账、资产处置等管理工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制采购项目预算。2.采购项目预算应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价、资金来源等内容。3.采购需求部门应当对采购项目预算进行充分论证，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购项目预算编制完成后，应当按照学校预算管理程序进行审批。2.采购管理部门应当对采购项目预算进行审核，重点审核预算的合规性、合理性、完整性等。3.财务部门应当对采购项目预算进行审核，重点审核预算的资金来源、资金安排等。4.采购工作领导小组应当对采购项目预算进行审议，根据学校财力状况和事业发展需要，决定是否批准采购项目预算。（三）预算执行1.采购项目预算经批准后，采购需求部门应当严格按照预算执行，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整采购项目预算的，应当按照学校预算调整程序进行审批。3.采购管理部门应当按照预算安排组织实施采购活动，确保采购项目的顺利进行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标采购项目应当按照国家有关规定进行招标公告发布、招标文件编制、投标、开标、评标、中标等程序。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应当按照国家有关规定进行投标邀请书发布、招标文件编制、投标、开标、评标、中标等程序。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应当按照国家有关规定进行谈判文件编制、谈判、确定成交供应商等程序。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应当按照国家有关规定进行单一来源采购公示、单一来源采购文件编制、谈判、确定成交供应商等程序。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应当按照国家有关规定进行询价文件编制、询价、确定成交供应商等程序。五、采购程序（一）采购申请1.采购需求部门应当根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、资金来源等内容。2.采购申请表应当由采购需求部门负责人签字并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购申请表提交后，采购管理部门应当对采购项目进行初步审核，重点审核采购项目的合规性、必要性、可行性等。2.采购管理部门审核通过后，应当按照学校采购审批程序进行审批。3.采购工作领导小组应当对采购项目进行审议，根据学校财力状况和事业发展需要，决定是否批准采购项目。（三）采购实施1.采购项目经批准后，采购管理部门应当按照采购方式和采购程序组织实施采购活动。2.公开招标采购项目应当按照国家有关规定进行招标公告发布、招标文件编制、投标、开标、评标、中标等程序。3.邀请招标采购项目应当按照国家有关规定进行投标邀请书发布、招标文件编制、投标、开标、评标、中标等程序。4.竞争性谈判采购项目应当按照国家有关规定进行谈判文件编制、谈判、确定成交供应商等程序。5.单一来源采购采购项目应当按照国家有关规定进行单一来源采购公示、单一来源采购文件编制、谈判、确定成交供应商等程序。6.询价采购项目应当按照国家有关规定进行询价文件编制、询价、确定成交供应商等程序。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应当由采购管理部门负责人签字并加盖学校公章。（五）验收1.采购项目交货后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应当按照采购合同和相关标准对采购项目的质量、数量、规格型号等进行检查和评估。3.验收合格后，验收人员应当填写验收报告，并签字确认。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购需求部门应当按照采购合同约定办理付款手续。2.财务部门应当对采购项目的付款申请进行审核，重点审核采购项目的验收情况、合同约定、资金来源等。3.财务部门审核通过后，应当按照学校财务管理制度进行付款。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。2.采购文件应当包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核备案1.采购文件编制完成后，采购管理部门应当组织相关人员进行审核。2.审核通过的采购文件应当报采购工作领导小组备案。3.采购工作领导小组应当对采购文件进行审议，重点审议采购文件的合规性、合理性、完整性等。（三）采购文件保存1.采购管理部门应当对采购文件进行整理、归档和保存。2.采购文件保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应当建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉情况等。3.采购管理部门应当定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性。（二）供应商选择1.采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商。2.供应商选择应当遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。3.采购管理部门应当对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。（三）供应商评价1.采购管理部门应当建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.供应商评价应当定期进行，评价结果应当作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。3.采购管理部门应当及时向供应商反馈评价结果，督促供应商改进服务质量。八、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应当对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合规性、效益性等。2.学校纪检监察部门应当对采购活动进行纪律监督，查处采购过程中的违纪违法行为。3.采购管理部门应当对采购活动进行内部监督，建立健全采购工作流程和操作规范，加强对采购人员的培训和管理。（二）外部监督1.学校应当接受国家有关部门和社会公众的监督，及时处理有关部门和社会公众的投诉和举报。2.采购管理部门应当定期向学校报告采购工作情况，接受学校的监督和检查。（三）质疑与投诉处理1.供应商对采购活动有质疑的，可以在规定时间内以书面形式向采购管理部门