街道办事处采购管理制度

PAGE街道办事处采购管理制度一、总则（一）目的为了加强街道办事处采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障街道各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处机关各部门、下属事业单位及社区居委会使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保证采购过程公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门街道办事处设立采购管理办公室，负责统筹协调全街道的采购管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的执行。4.建立和管理采购供应商库。5.监督采购合同的签订、履行和验收。6.处理采购投诉和纠纷。（二）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算等，并对采购需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，编制采购预算和采购计划，报采购管理部门审核。2.配合采购管理部门开展采购活动，提供相关技术支持和需求说明。3.参与采购合同的签订、验收等工作，对采购项目的质量和使用效果负责。（三）财务部门财务部门负责采购资金的管理和支付，对采购资金的预算执行、账务处理和资金安全负责。其主要职责包括：1.审核采购预算和采购计划，确保采购资金的合理性和合规性。2.按照采购合同和相关规定，及时支付采购款项。3.对采购资金的使用情况进行监督和核算，定期进行财务审计。（四）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，对采购项目的合法性、合规性和效益性进行审查和评价。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购活动进行定期或不定期审计。2.审查采购项目的预算编制、采购方式选择、合同签订、验收等环节的合规性。3.对采购资金的使用情况进行审计，检查是否存在浪费、挪用等问题。4.提出审计意见和建议，督促整改采购活动中存在的问题。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和工作任务，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算应按照财政部门的要求和规定进行编制，确保预算编制的准确性和完整性。预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购金额。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、预算金额的准确性等。审核通过后的采购预算报街道办事处领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各需求部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，并报采购管理部门审核。采购管理部门审核同意后，报街道办事处领导审批。3.财务部门应严格按照采购预算和合同约定支付采购款项，对超预算支出的采购项目不予支付。（三）预算监督1.采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，检查采购预算的执行是否符合规定，是否存在超预算采购、挪用采购资金等问题。3.对违反采购预算管理规定的部门和个人，应按照有关规定进行严肃处理。四、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应根据采购预算和工作进度，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并确保采购计划与采购预算相匹配。2.采购计划应按照采购管理制度规定的流程进行编制和审批。需求部门编制的采购计划报采购管理部门审核，采购管理部门审核通过后报街道办事处领导审批。3.采购管理部门应根据街道办事处的工作重点和实际需求，对各需求部门提交的采购计划进行统筹安排，合理确定采购项目的实施顺序和时间节点。（二）计划执行1.采购计划一经批准，必须严格执行。各需求部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的跟踪和监督，及时协调解决采购过程中出现的问题。对因特殊原因需要调整采购计划的，应按照规定的程序进行审批。3.如采购计划执行过程中出现重大变更或调整，采购管理部门应及时向街道办事处领导报告，并重新履行审批手续。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因政策变化、市场行情波动、工作任务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和影响等，并报采购管理部门审核。2.采购管理部门应根据实际情况对采购计划调整申请进行审核，审核同意后报街道办事处领导审批。采购计划调整后，应及时通知相关部门和供应商。3.采购计划调整应遵循合理、必要、节约的原则，确保调整后的采购计划符合街道办事处的工作需要和利益。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间和地点等。3.采购人应组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照相关法律法规的规定进行操作。采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。采购人应根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照相关法律法规的规定进行操作。采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺或者最后报价。采购人应根据谈判结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照相关法律法规及财政部门的规定进行操作。采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报街道办事处领导审批。经批准后，采购管理部门应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照相关法律法规的规定进行操作。采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人应根据询价结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门和供应商双方签字（盖章）确认。采购合同签订后，应报财务部门备案。3.采购合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性和合理性等。审核通过后的合同方可签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；采购人应按照合同约定的付款方式及时支付采购款项。2.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购管理部门应及时要求供应商整改，并按照合同约定追究其违约责任。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款的，双方应及时协商解决，并签订补充协议。补充协议应报采购管理部门和财务部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合合同约定，工程是否达到设计要求，服务是否满足需求等。2.验收应按照合同约定的验收标准和方法进行。验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字（盖章）确认。3.如验收不合格，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。对因供应商原因导致验收不合格的，采购人应按照合同约定追究其违约责任。七、采购资金管理（一）资金支付1.采购资金应按照采购合同和相关规定及时支付。财务部门应根据采购管理部门提供的采购合同、验收报告等资料，审核无误后办理资金支付手续。2.采购资金支付方式应符合财政部门的规定。一般情况下，采购资金应通过财政直接支付或财政授权支付的方式进行支付。对小额采购项目，也可以采用银行转账等方式支付。3.财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项，不得无故拖延或拒绝支付。如因特殊原因需要延期支付的，财务部门应及时与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。（二）资金核算1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，确保采购资金的使用情况清晰、准确。2.采购资金核算应包括采购项目的预算执行情况、合同签订情况、资金支付情况、验收情况等内容。财务部门应定期编制采购资金报表，向采购管理部门和街道办事处领导报告采购资金的使用情况。3.审计部门应加强对采购资金核算情况的审计监督，检查采购资金的核算是否符合规定，是否存在账实不符、资金挪用等问题。（三）资金监督1.采购管理部门应加强对采购资金使用情况的监督，定期检查采购资金的支付是否符合合同约定和相关规定，是否存在超预算支出、浪费等问题。2.审计部门应定期对采购资金进行审计，重点审计采购资金的预算执行情况、合同签订情况、资金支付情况、验收情况等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.街道办事处应建立健全采购资金监督管理制度，加强对采购资金使用情况的内部监督和外部监督，确保采购资金的安全、合理使用。八、采购档案管理（一）档案整理1.采购管理部门应负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应包括采购项目的预算文件、采购计划、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。整理后的档案应进行分类编号，便于查阅和管理。3.采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，妥善保管；电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（二）档案保管1.采购档案应妥善保管，保管期限应按照相关法律法规和档案管理规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为十年。2.采购档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.如因工作需要查阅采购档案，查阅人员应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复制、转借档案资料。（三）档案销毁1.采购档案保管期限届满后，采购管理部门应按照档案管理规定对档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成的鉴定小组进行。