行政采购制度及报销制度

PAGE行政采购制度及报销制度一、总则（一）目的为了规范公司行政采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保采购质量，同时完善公司报销制度，保障员工合法权益，加强财务管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有行政采购活动及相关费用的报销。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因日常办公、运营管理等需要进行的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修材料等的采购，以及与之相关的费用报销。（三）基本原则1.合法性原则：行政采购活动及报销行为必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，力求以合理的价格获取优质的商品和服务，提高公司整体经济效益。3.公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息透明，接受公司内部监督。4.归口管理原则：行政采购工作实行归口管理，由公司指定的部门统一负责采购活动的组织、实施与管理。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《行政采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大（具体金额标准由公司另行规定）或涉及重要项目的采购申请，需提前提交详细的采购计划和可行性分析报告，报公司管理层审批。（二）采购审批1.《行政采购申请表》提交至归口管理部门后，由归口管理部门负责人对采购申请进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算的准确性等。2.经初步审核通过的采购申请，按照公司审批权限规定，依次提交至相关领导审批。审批通过后，方可进入采购实施阶段。（三）采购实施1.归口管理部门根据审批后的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括但不限于招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等，具体采购方式的选择应根据采购项目的特点和公司相关规定执行。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序进行操作，与供应商进行充分沟通，确保采购物品或服务符合公司要求。同时，要做好采购记录，包括采购项目、采购时间、采购金额、供应商信息等，以备查询和审计。（四）验收1.采购物品到货后，由归口管理部门组织相关人员进行验收。验收人员应依据采购合同、采购申请等文件，对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行仔细核对，确保与要求一致。2.对于验收合格的采购物品，验收人员应填写《行政采购验收单》，并签字确认。验收单一式多联，分别由采购部门、使用部门、财务部门等留存。3.如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符等情况，验收人员应及时与供应商沟通协商解决。对于无法解决的问题，应及时报告公司相关领导，并采取相应的措施，如拒绝接收、要求供应商换货或退货等。三、采购合同管理（一）合同签订1.对于金额较大或涉及重要项目的采购，采购部门应在采购实施前与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须由公司法务部门或法律顾问对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规，避免潜在的法律风险。审核通过后的合同，经公司授权代表签字盖章后生效。（二）合同执行1.采购部门应严格按照采购合同的约定，跟踪供应商的交货进度和服务质量，确保合同的顺利执行。2.在合同执行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议需经公司相关领导审批后生效。（三）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关附件进行归档保存。合同归档应按照公司档案管理规定进行分类整理，并建立相应的合同台账，以便查询和管理。合同台账应记录合同的基本信息、签订时间、执行情况、付款记录等内容。四、供应商管理（一）供应商选择1.归口管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息，并定期进行评估和更新。2.在选择供应商时,采购人员应从供应商信息库中选取合适的供应商进行询价、谈判等采购活动。同时，可通过市场调研、行业推荐、客户评价等方式，拓展新的供应商资源，确保供应商的多样性和竞争性。3.对于新引入的供应商，采购部门应进行严格审核，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明文件的审核，以及实地考察、样品测试等环节，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。（二）供应商评估1.归口管理部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，可在采购活动中给予优先考虑和一定的优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额等；对违反合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究违约责任等。五、报销制度（一）报销范围1.本制度所指的报销范围仅限于因行政采购活动产生的费用，包括采购物品的价款、运输费、装卸费、保险费、安装调试费等直接费用，以及与采购相关的差旅费、业务招待费等间接费用。2.员工个人因私消费或与行政采购无关的费用不得在公司报销。（二）报销凭证1.员工报销行政采购费用时，应提供合法有效的报销凭证。报销凭证包括但不限于发票、收据、采购合同、验收单、运输发票、保险发票等。发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，且发票内容应与采购业务相符，包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.报销凭证应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。如有虚假报销凭证，一经发现，将严肃追究相关人员的责任。（三）报销流程1.员工在完成行政采购活动后，应及时整理报销凭证，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应注明报销部门、报销日期、报销事由、报销金额、附件张数等信息，并由报销人签字确认。2.将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证提交至部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核报销事项的真实性、合理性、必要性，以及报销金额是否符合公司规定等。审核通过后，部门负责人在《费用报销单》上签字。3.经部门负责人审核通过的报销申请，提交至财务部门进行复审。财务部门应按照公司财务制度和相关法律法规的要求，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。复审通过后，财务人员在《费用报销单》上签字，并注明报销金额及支付方式。4.最后，将审核通过的报销申请提交至公司领导审批。公司领导根据审批权限对报销申请进行最终审批。审批通过后，财务部门按照公司规定的付款方式进行支付。（四）报销时间限制1.员工应在行政采购活动完成后的规定时间内（具体时间由公司另行规定）提交报销申请，逾期未提交的，原则上不予报销。如有特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可办理。2.财务部门应在收到报销申请后的规定时间内（具体时间由公司另行规定）完成审核和支付工作。对于不符合报销规定的申请，应及时通知报销人，并说明原因。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对行政采购制度及报销制度的执行情况进行审计检查，重点审查采购流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、报销凭证的真实性与合法性、供应商管理情况等。对于审计检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门应加强对行政采购费用报销的审核监督，严格按照公司财务制度和相关法律法规的要求进行报销审核，确保报销费用的合理性、合规性。同时，要定期对行政采购资金的使用情况进行统计分析，为公司财务管理提供决策依据。（三）投诉与举报公司鼓励员工对行政采购活动及报销过程中的违规行为进行