行政机关采购业务制度

PAGE行政机关采购业务制度一、总则（一）目的为规范行政机关采购业务活动，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保采购活动在公平、公正的环境下进行，鼓励供应商公平竞争。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门职责和工作需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算编制应结合上一年度采购执行情况和本年度工作计划，科学合理地确定采购项目和金额。（二）预算审核与批复1.财务部门对各部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、合规性等。2.经审核后的采购预算报经单位领导批准后，由财务部门批复给各部门执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序办理。2.预算调整申请应由采购部门提出，说明调整原因、调整金额等，经财务部门审核后，报单位领导批准。三、采购计划管理（一）采购计划制定1.采购部门根据批复的采购预算和工作实际需要，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间。（二）采购计划审核1.采购计划应报经单位领导审核批准。审核内容包括采购计划的合理性、可行性、合规性等。2.对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证，确保采购计划符合单位实际需求。（三）采购计划执行1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序办理。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等内容。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性等。2.经审核后的采购申请表报单位领导审批。对于重大采购项目，应报经单位领导集体研究决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，应按照相关法律法规和招标文件的要求进行招标活动；采用邀请招标方式采购的，应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书；采用竞争性谈判方式采购的，应与供应商进行谈判；采用单一来源采购方式采购的，应与供应商签订采购合同；采用询价方式采购的，应向供应商发出询价单。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同应报经单位领导审核批准后，加盖单位公章。（五）验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间支付采购资金。2.采购资金支付应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确、及时。六、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、采购合同等。2.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰。（二）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应报经单位领导审核批准。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关部门进行论证，确保采购文件符合单位实际需求。（三）采购文件的保存1.采购部门应妥善保存采购文件，保存期限应符合相关法律法规的要求。2.采购文件应按照档案管理的规定进行分类、整理、归档，便于查阅和使用。七、采购监督管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的要求。2.单位纪检监察部门应加强对采购活动的