行政机关采购制度

PAGE行政机关采购制度一、总则（一）目的为规范行政机关采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关使用财政性资金采购货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案。4.公正原则：采购过程应公正，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.行政机关应根据工作需要和实际情况，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的准确性和可行性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照规定的程序进行审批。审批通过的采购预算应严格执行，不得随意调整。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。三、采购计划管理（一）计划制定1.行政机关应根据采购预算和工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、规格、采购时间等内容。2.采购计划应提前制定，确保采购活动有足够的时间准备。（二）计划执行1.采购计划一经批准，应严格执行。采购人员应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行申报和审批。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序管理（一）采购申请1.行政机关各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额等。2.审核通过的采购项目，报分管领导审批。分管领导审批同意后，方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式的不同，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标和邀请招标采购项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，采购管理部门应成立谈判小组、询价小组等，按照规定的程序进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报采购管理部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量等。2.验收合格的采购项目，采购管理部门应办理结算手续。验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应进行合法性审查。审查内容包括合同条款是否符合法律法规的规定，是否维护了行政机关的合法权益等。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人员应及时跟踪合同履行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.如因特殊情况需要变更合同条款，应按照规定的程序进行协商和签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，应按照合同约定进行验收。验收合格的，采购管理部门应及时办理结算手续。2.验收不合格的，采购管理部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给行政机关造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。七、采购资金管理（一）资金预算采购资金预算应纳入行政机关年度预算，确保采购资金的足额安排。（二）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的付款方式进行支付。采购管理部门应审核采购合同履行情况和供应商提供的发票等凭证，经审批后办理资金支付手续。2.采购资金支付应严格执行国库集中支付制度，确保资金支付的安全、规范、高效。八、采购监督管理（一）内部监督1.行政机关应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的监督检查。采购管理部门应定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.行政机关审计部门应对采购项目进行审计监督，确保采购资金使用合法合规。（二）外部监督1.行政机关采购活动应接受财政、监察、审计等部门的监督检查。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.行政机关采购活动应接受社会监督。采购信息应及时公开，接受社会公众的监督和质疑。九、采购档案管理（一）档案收集采购活动结束后，采购管理部门应及时收集整理采购档案。采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。（二）档案整理采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管应确保档案资料的安全