行政机关物品采购制度

PAGE行政机关物品采购制度一、总则（一）目的为规范行政机关物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关各部门及所属单位（以下统称“采购部门”）的物品采购活动。物品包括办公用品、办公设备、耗材、家具、维修材料、服务等各类用于行政办公及履行职能所需的物资和服务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在满足行政机关工作需要的前提下，充分考虑资金使用效益，合理控制采购成本。4.诚信原则：采购部门和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各采购部门应根据工作实际需求，结合资产存量情况，于每年[具体时间]前编制下一年度物品采购计划。采购计划应详细列出采购物品的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核签字后，报行政机关财务部门和采购管理部门备案。财务部门负责审核采购计划的资金预算安排，采购管理部门负责审核采购计划的合理性和合规性。（二）采购预算管理1.采购管理部门应根据各采购部门的采购计划，汇总编制年度采购预算，报行政机关领导审批后，纳入部门年度预算管理。2.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后执行。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：采购部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购申请的合理性、合规性进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，应提交行政机关领导审批。经审批同意后，采购管理部门下达《采购任务通知书》。3.采购实施：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。公开招标和邀请招标：采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告或发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。评标委员会由采购管理部门代表、财务部门代表、相关技术专家等组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。竞争性谈判：采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出《成交通知书》。单一来源采购：采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由和单一来源供应商的选择依据。经行政机关领导批准后，与单一来源供应商签订采购合同。询价：采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出《成交通知书》。4.合同签订：采购管理部门应与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应报行政机关财务部门备案。5.验收付款：采购物品到货后，采购部门应及时组织验收。验收合格后，采购部门填写《物品验收单》，并将验收单和发票等相关凭证提交财务部门。财务部门按照采购合同的约定，办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与行政机关物品采购的供应商进行资格审查。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购管理部门应定期收集供应商的相关信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、联系方式、业绩情况、产品质量检测报告等内容。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商继续参与采购活动的重要依据。2.采购管理部门应根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如优先采购、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改等处理，情节严重的取消其参与采购活动的资格。五、采购监督与管理（一）内部监督1.行政机关应建立健全采购监督管理制度，加强对采购活动的内部监督。采购管理部门应定期对采购项目的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用和安全。审计部门应定期对采购项目进行审计，对采购活动的合法性、合规性进行监督检查。（二）外部监督1.采购活动应接受社会公众的监督。采购管理部门应按照规定的程序公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，