行政单位采购管理制度

PAGE行政单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强行政单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。4.公正原则：采购决策应公正合理，不得偏袒任何一方供应商。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.组成：由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。2.职责研究制定采购管理的重大政策和制度。审议采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策和监督。（二）采购执行部门1.组成：根据单位实际情况设立专门的采购科室或指定相关部门负责采购执行。2.职责具体组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关事宜。建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（三）采购监督部门1.组成：一般由单位内部的纪检监察部门或审计部门担任。2.职责对采购活动进行全程监督，确保采购行为符合法律法规和单位制度要求。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额以及资金来源等内容。3.采购预算应按照财政部门的要求进行编制，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由部门负责人审核签字，报采购管理领导小组审议。2.采购管理领导小组对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、必要性以及资金安排的可行性。3.经采购管理领导小组审议通过的采购预算，报单位领导审批后执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行。2.预算调整申请由采购执行部门提出，说明调整的原因、调整的金额以及对采购项目的影响等。3.采购执行部门将预算调整申请报采购管理领导小组审议，经审议通过后，报单位领导审批。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门根据批准的采购预算，结合采购项目的实际情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序以及采购的具体要求等内容。3.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行合理安排，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，由采购执行部门负责人审核签字，报采购管理领导小组审批。2.采购管理领导小组对采购计划进行审批，重点审批采购方式的选择是否合理、采购程序是否合规以及采购时间安排是否恰当等。3.经采购管理领导小组审批通过的采购计划，由采购执行部门组织实施。（三）计划变更1.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划，应按照规定的程序进行。2.采购计划变更申请由采购执行部门提出，说明变更的原因、变更的内容以及对采购项目的影响等。3.采购执行部门将采购计划变更申请报采购管理领导小组审议，经审议通过后，报单位领导审批。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求以及获取招标文件的时间、地点、方式等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商成交的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对供应商的报价、技术方案等进行综合评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人与供应商应当遵循本制度规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。六、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由以及预计采购时间等内容。2.采购申请表由部门负责人签字后，报采购执行部门。（二）采购受理1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核。2.审核内容包括采购项目是否符合预算安排、采购申请的格式和内容是否完整等。3.对审核通过的采购项目，采购执行部门予以受理，并登记相关信息。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购执行部门编制采购文件。2.采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应确保内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。（四）采购信息发布1.对于公开招标采购项目，采购执行部门应在财政部门指定的媒体上发布招标公告。2.对于邀请招标、竞争性谈判、询价等采购项目，采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出邀请文件或询价单。3.采购信息发布应确保信息的准确性和及时性，保证供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名及资格审查1.供应商根据采购信息发布的要求，报名参加采购项目。2.采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.对资格审查合格的供应商，采购执行部门予以登记，并发放采购文件。（六）开标评标1.采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。2.开标时，供应商应按照采购文件的要求提交投标文件或报价文件。3.评标委员会按照评标标准对投标文件或报价文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。（七）中标成交公示及合同签订1.采购执行部门将中标成交结果在单位内部进行公示，公示期不得少于规定天数。2.公示无异议后，采购人与中标成交供应商签订采购合同。3.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门对采购项目进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的质量、进度、验收标准，服务的内容、质量、效果等。3.验收合格后，采购人应出具验收报告。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标成交供应商应在中标成交通知书发出之日起规定时间内签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。3.采购合同的主要条款应与采购文件的要求一致。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购人应及时支付采购资金，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程和服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同，采购人和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更的内容不得违反法律法规和采购文件的要求。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.在采购合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，采购人和供应商应按照规定办理合同终止手续。（五）合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案，保存采购合同的相关资料。2.采购合同档案应包括采购合同文本、中标成交通知书、采购文件、验收报告、付款凭证等。3.采购合同档案应妥善保管，以备查阅。八、采购资金管理（一）资金来源采购资金主要来源于财政性资金，包括财政拨款、财政专项经费等。（二）资金支付1.采购人应按照采购合同的约定及时支付采购资金。2.采购资金支付应按照财政部门的规定办理，实行国库集中支付的，应通过国库集中支付系统进行支付。（三）资金核算1.财务部门应按照财务制度的规定，对采购资金进行核算。2.采购资金核算应准确记录采购项目的资金支出情况，确保资金使用的合规性和透明度。（四）资金监督1.采购监督部门应对采购资金的使用情况进行监督检查。2.监督检查内容包括采购资金的支付是否符合合同约定、资金使用是否合理合规等。3.对发现的问题，应及时督促整改，确保采购资金的安全和有效使用。九、采购监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。2.采购执行部门应配合采购监督部门的监督检查工作，如实提供相关