行政单位采购j监督制度

PAGE行政单位采购j监督制度一、总则（一）目的为加强行政单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本监督制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，确保采购项目能够以合理的价格、优质的产品和服务成交。4.公正诚信原则采购活动应秉持公正立场，维护各方合法权益，建立诚信的采购环境。（四）职责分工1.采购部门负责采购项目的组织实施，包括编制采购计划、发布采购信息、组织采购评审等工作。2.财务部门负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算，对采购资金的使用情况进行监督。3.监督部门负责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的执行情况，受理投诉举报，查处违规行为。4.使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量和使用效果进行评价。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据行政单位的工作需要和事业发展规划，会同相关部门编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和重复采购，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购资金的使用进度，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场变化、政策调整等原因导致采购预算需要调整的，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。3.采购预算调整申请经批准后，采购部门应按照调整后的预算组织采购活动。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和工作实际需要，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序、采购需求等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划制定应充分考虑项目的紧急程度、采购周期等因素，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成。（二）计划审批1.采购计划应报经单位领导审批后实施。2.审批部门应重点审查采购计划的合理性、必要性和可行性，确保采购计划符合单位的工作需要和发展规划。（三）计划执行1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。2.如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.采购部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.采购部门应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等的参与机会。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应按照规定的程序确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.邀请招标应严格按照规定的程序组织实施，确保采购活动的合法性和公正性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、组织谈判、确定成交供应商等环节。3.竞争性谈判应注重谈判过程的公平、公正和公开，确保谈判结果的合理性和公正性。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定单一来源采购供应商、签订采购合同等环节。3.单一来源采购应严格按照规定的程序进行审批和公示，确保采购活动的合法性和公正性。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、发出询价通知书、组织询价、确定成交供应商等环节。3.询价应注重询价过程的公平、公正和公开，确保询价结果的合理性和公正性。五、采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要提出采购申请，采购申请应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购申请经部门负责人审核后报采购部门。（二）采购审批1.采购部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。2.采购申请经采购部门审核通过后报单位领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购实施过程中，采购部门应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。（四）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织使用部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理采购付款手续。2.采购付款应严格按照财务制度的规定进行审核和支付，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购信息管理（一）信息公开1.采购部门应通过政府采购信息发布平台等渠道，及时、准确地公开采购项目的相关信息，包括采购公告、采购文件、中标成交结果等。2.采购信息公开应遵循全面、及时、准确的原则，确保社会公众能够及时了解采购项目的相关情况。（二）信息保密1.在采购活动中，涉及国家秘密、商业秘密等信息的，采购部门和相关人员应严格保密，不得泄露。2.对涉及保密信息的采购项目，应采取相应的保密措施，确保信息安全。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责采购项目档案的收集工作，确保采购项目档案资料的完整性和准确性。2.采购项目档案资料应包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购项目档案资料进行整理和分类。2.整理后的采购项目档案资料应装订成册，并编制档案目录。（三）档案保管1.采购部门应指定专人负责采购项目档案的保管工作，确保档案资料的安全。2.采购项目档案应存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的规定进行保管。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购项目档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。2.查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购信息的公开情况、采购档案的管理情况等。2.监督部门可通过现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行监督检查。（二）投诉举报处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权进行投诉举报。2.