行政单位物品采购制度

PAGE行政单位物品采购制度一、总则（一）目的为了规范行政单位物品采购行为，加强物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位机关各部门及所属事业单位的物品采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公平、公正，接受社会监督。3.效益优先原则注重采购资金的使用效益，追求性价比最优。4.廉洁自律原则采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室或指定相关部门负责具体采购工作。其职责包括：1.编制采购计划和预算。2.组织实施采购活动，包括选择采购方式、发布采购信息、组织评标或谈判等。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.整理采购文件和资料，归档保存。（三）采购监督部门由单位纪检监察部门或内部审计部门负责对采购活动进行全程监督。监督内容包括采购程序的合法性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等，对违规行为进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际情况，每年年底前提出下一年度物品采购需求，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等。2.采购执行部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合单位实际情况和资金状况，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划进行编制，按照物品的预计采购金额、资金来源等因素进行合理估算。2.采购预算需经单位财务部门审核，并报采购领导小组审议通过后，纳入单位年度预算管理。（三）采购计划和预算调整1.因工作需要确需调整采购计划和预算的，由申请部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购执行部门对申请进行审核，报采购领导小组审批。经批准后，相应调整采购计划和预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：采购货物单项或批量金额达到规定标准以上的；采购工程单项合同金额达到规定标准以上的；采购服务单项或批量金额达到规定标准以上的。3.公开招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购执行部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购执行部门组织开标、评标活动，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况等。采购执行部门组织相关人员进行论证，形成论证意见。将《单一来源采购申请表》和论证意见报采购领导小组审批。采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购执行部门成立询价小组，成员不少于三人。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要提出物品采购申请，经部门负责人签字后，报采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行审核，符合采购计划和预算的，报采购领导小组审批；不符合的，退回申请部门并说明理由。（二）采购实施1.根据采购方式确定的程序，采购执行部门组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（三）合同签订与履行1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商承担违约责任。（四）验收与付款1.采购物品到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购执行部门填写《物品验收单》，经相关人员签字确认后，报财务部门办理付款手续。财务部门按照采购合同的约定，及时支付采购款项。六、采购文件管理（一）采购文件的编制采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，编制招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案条款等内容。（二）采购文件的审核与批准采购文件编制完成后，应报采购执行部门负责人审核，经采购领导小组批准后发布。（三）采购文件的保存采购活动结束后，采购执行部门应将采购文件整理归档，妥善保存。采购文件的保存期限按照国家有关规定执行。七、监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合法性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。2.对发现的问题，应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改。对违规行为，应依法依规进行处理。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。八、责任追究（一）对采购人员的责任追究采购人员在采购活动中违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.与供应商串通，谋取不正当利益的；2.接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的；3.在采购过程中故意泄露采购信息的；4.其他违反采购制度规定的行为。（二）对供应商的责任追究供应商在参与采购活动中违反法律法规和本制度规定，有下列行为之一的，采购