融创房地产采购管理制度

PAGE融创房地产采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范融创房地产采购活动，确保采购工作的高效、规范、透明，保障公司项目顺利推进，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于融创房地产各项目公司及相关职能部门涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过科学的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门检查。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备和服务符合项目要求。5.协同合作原则：采购部门应与项目部门、设计部门、财务部门等相关部门密切配合，协同推进采购工作。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门采购部门是公司采购工作的执行主体，负责具体采购业务的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据项目进度需求，合理安排采购时间和数量。2.供应商开发与管理，建立供应商库，评估供应商资质、信誉和业绩，定期对供应商进行考核。3.采购合同管理，起草、审核、签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。4.采购成本控制，通过招标、询价、谈判等方式，争取最优采购价格，降低采购成本。5.采购流程优化，不断完善采购流程，提高采购效率和质量。6.采购信息管理，收集、整理、分析采购数据，为公司决策提供支持。（三）相关部门职责1.项目部门：负责提出采购需求，提供技术规格和质量要求，参与供应商选择和采购合同评审，配合采购部门进行采购验收。2.设计部门：根据项目设计要求，提供物资、设备的技术参数和选型建议，协助采购部门进行技术谈判。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同评审，对采购成本进行核算和分析。4.法务部门：负责审核采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，处理采购合同纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.项目部门根据项目进度和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等信息，并提交给采购部门。2.采购部门对采购需求进行初步审核，判断需求的合理性和必要性，对于不符合要求的需求，及时与项目部门沟通并反馈修改意见。（二）采购计划制定1.采购部门根据审核通过的采购需求，结合项目进度安排，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、交货地点等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的执行依据。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。对潜在供应商进行初步筛选，选择符合公司采购要求的供应商进行进一步考察。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面。对于重要采购项目，采购部门组织相关部门对供应商进行实地考察，形成考察报告，作为供应商选择的参考依据。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商库中删除。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，采购部门从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、邀请招标等方式选择供应商。采购部门向选定的供应商发出《采购询价单》或《招标邀请函》，要求供应商提供报价或投标文件。采购部门组织相关部门对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，起草采购合同。采购合同应明确采购物资、设备或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交法务部门审核。法务部门对采购合同的合法性和合规性进行审查，提出修改意见。3.采购合同经法务部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后的采购合同由采购部门与供应商签订。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资、设备或服务的具体要求和交货时间。2.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任。3.对于采购过程中出现的变更事项，采购部门应及时与项目部门、供应商沟通协商，签订变更协议，并报公司领导审批。（六）采购验收与结算1.采购验收采购物资、设备或服务到货后，采购部门组织项目部门、质量部门等相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，作为采购结算的依据。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换或整改。2.采购结算采购部门根据采购合同和《采购验收单》，填写《采购结算申请表》，提交财务部门审核。财务部门对采购结算申请进行审核，核对采购合同、发票、验收单等相关资料，确保结算金额准确无误。审核通过后的采购结算申请报公司领导审批。审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.针对识别出的风险，采购部门分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解物资、设备或服务的价格波动情况，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商签订价格调整协议，约定在一定期限内根据市场价格变化调整采购价格。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的稳定性和可靠性。与重要供应商签订长期合作协议，建立战略合作伙伴关系，共同应对市场风险。分散供应商，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的采购风险。3.质量风险应对严格控制采购质量，在采购合同中明确质量标准和验收要求，加强采购验收环节管理，确保所采购的物资、设备或服务符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对供应商的产品质量进行跟踪和监督。定期对采购物资、设备或服务进行质量抽检和评估，及时发现和解决质量问题。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核采购合同条款，确保合同的合法性、合规性和完整性。建立采购合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。对于重大采购合同，可聘请法律顾问进行审核和指导，降低合同风险。5.资金风险应对根据采购计划和资金预算，合理安排采购资金，确保采购资金的充足和及时到位。加强采购资金管理审核，严格控制采购资金的支付流程，确保资金使用安全。与供应商协商合理的付款方式，争取有利的付款条件，降低资金占用成本。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为和腐败现象发生。（二）外部监督1.接受政府相