商务局常用物资采购制度

PAGE商务局常用物资采购制度一、总则（一）目的为规范商务局常用物资采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商务局机关及所属事业单位常用物资的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。3.效益优先原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际库存情况，每年定期编制常用物资采购计划。采购计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，报局办公室汇总。局办公室对各部门采购计划进行综合平衡和审核，编制全局年度常用物资采购计划草案。3.年度采购计划草案经局领导班子审议通过后，正式下达执行。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金预算额度。采购预算需经财务部门审核，并纳入部门年度预算。2.在采购执行过程中，应严格控制采购支出，确保不突破预算额度。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监督，及时发现和解决预算执行中存在的问题。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于达到公开招标限额标准的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，并要求其一次报出不得更改的价格。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据批准的采购计划，填写《商务局常用物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购审批：采购申请表经部门负责人签字后报局办公室。局办公室对采购申请进行初审，审核采购申请的必要性、合规性和预算合理性等。初审通过后，报局领导审批。局领导根据采购申请的情况进行审批，批准后方可进入采购程序。3.采购实施：公开招标采购：由局办公室委托具有相应资质的招标代理机构组织实施公开招标采购。招标代理机构应按照规定的程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标和定标等工作。商务局应成立评标委员会，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。局领导根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商。邀请招标采购：由局办公室向符合条件的供应商发出邀请招标邀请函，并组织开标、评标和定标等工作。邀请招标的评标程序和方法参照公开招标执行。竞争性谈判采购：局办公室成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。单一来源采购：由局办公室组织与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款等。协商谈判过程中，应严格按照规定的程序进行，确保采购过程的合法性和公正性。协商谈判达成一致后，签订采购合同。询价采购：局办公室向三家以上供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较和评估，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，由局办公室与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应符合法律法规的规定，确保双方的权利和义务明确。5.采购验收：采购物资到货后，由采购申请部门组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对物资的数量、规格型号、质量等进行逐一核对。验收合格后，填写《商务局常用物资采购验收单》，并由验收人员签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商联系，要求其采取相应的解决措施。6.付款结算：采购物资验收合格后，由财务部门按照采购合同的约定进行付款结算。付款时，应审核采购合同、验收单、发票等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。财务部门应严格按照财务管理制度的规定进行账务处理，及时记录采购支出情况。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力、可靠的产品质量和售后服务能力等条件。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，也可通过公开征集、推荐等方式寻找潜在供应商。3.在选择供应商时，应进行实地考察或要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、产品质量认证证书、业绩证明等，以确保供应商的资质和能力符合要求。同时，应了解供应商的生产经营状况、财务状况、信誉状况等情况，评估其风险水平。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励措施；对于评价较差且整改无效的供应商，应及时淘汰出供应商库，并停止与其合作。3.每年定期对供应商进行全面考核，考核结果作为下一年度供应商选择和合作的重要依据。考核内容包括供应商的年度供货情况、合同履行情况、质量改进情况、售后服务情况等方面。4.采购部门应及时向供应商反馈评价和考核结果，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。对于供应商提出的意见和建议，应认真研究和分析，合理的应予以采纳，以促进与供应商的良好合作关系。五、采购监督与管理（一）内部监督1.成立采购监督小组，由局办公室、财务部门、纪检监察部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动全过程进行监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购人员应自觉接受内部监督，如实提供采购活动相关资料和信息。对于违反采购制度和纪律的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）外部监督1.主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.建立健全采购信息公开制度，按照规定的程序和要求，及时向社会公开采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受社会公众的监督。六、采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动全过程形成的文件资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购计划、采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收单、发票等相关资料。2.采购档案应