荣盛招标采购管理制度

PAGE荣盛招标采购管理制度一、总则（一）目的为规范荣盛公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理与监督，确保采购活动合法合规、公开有序、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于荣盛公司及所属各部门、子公司、分公司的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息应公开透明，所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会，评标过程应公正客观，确保中标结果公平合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、管理职责（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度、流程和标准。2.组织实施公司各类招标采购项目，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。4.协调解决招标采购过程中的争议和问题，监督采购合同的执行情况。（二）需求部门1.根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、技术要求、质量标准等详细信息。2.参与招标文件的编制和评审工作，提供技术支持和业务指导。3.负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量、数量等进行检验和评估。（三）财务部门1.参与招标采购项目预算的编制和审核工作，提供财务方面的意见和建议。2.负责采购资金的筹集、支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.对采购合同的付款条款进行审核，确保付款安排符合公司财务规定。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购过程的公正性等。2.对采购项目的成本效益进行评估，提出审计意见和建议，防范采购风险。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交至招标采购管理部门。采购申请表应经需求部门负责人签字确认。（二）采购审批招标采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性、采购方式的适用性等。对于重大采购项目或预算金额较大的项目，需提交公司领导审批。经审批通过的采购项目进入招标采购程序。（三）招标采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的招标采购方式。常见的招标采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由招标采购管理部门从供应商库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。向单一供应商直接采购。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）招标文件编制招标采购管理部门根据采购项目的需求和选定的招标采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的各项要求、评标标准和方法、合同主要条款等，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。（五）发布招标信息1.公开招标和邀请招标项目，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、预算金额、投标截止时间、开标时间及地点等信息。投标邀请书应向选定的供应商发出，明确投标的相关要求和时间安排。2.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等项目，招标采购管理部门应向符合条件的供应商发出采购文件，采购文件应包括采购项目的详细要求、谈判或询价的时间和地点等信息。（六）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名参加投标或采购项目。报名时应提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已办理“三证合一”的企业只需提供营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关资料。2.招标采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的经营范围、资质条件、业绩情况、信誉状况等。对于不符合资格要求的供应商，予以拒绝。（七）开标评标1.开标：在规定的开标时间和地点，招标采购管理部门组织开标会议。开标时，由投标人或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人代表签字确认。2.评标：招标采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件的商务部分、技术部分和价格部分进行综合评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得与投标人进行私下接触。（八）中标通知招标采购管理部门根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知其他未中标供应商。中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标工期（或服务期限）等内容。中标供应商应在规定时间内与招标采购管理部门签订采购合同。（九）签订合同中标通知书发出后，招标采购管理部门与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（十）采购验收1.需求部门负责采购项目的验收工作。在采购货物到货或工程竣工、服务完成后，需求部门应按照合同要求和相关标准，对采购项目的质量、数量、规格等进行验收。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，经相关人员签字确认后存档。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（十一）付款结算1.财务部门根据采购合同的付款条款和验收报告，审核采购项目的付款申请。审核通过后，按照公司财务规定办理付款手续，支付采购款项。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款时间和金额，及时进行付款结算。在付款过程中，应严格审核相关凭证和手续，确保付款的准确性和合规性。四、供应商管理（一）供应商库建立招标采购管理部门负责建立和维护公司供应商库。通过公开征集、推荐、招标等方式，收集各类供应商信息，对供应商进行资格审查和评估，符合条件的供应商纳入供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容，并定期进行更新和维护。（二）供应商资格审查1.对新申请加入供应商库的供应商，招标采购管理部门应进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、生产经营许可证、业绩证明、信誉状况等。2.对于重要采购项目或长期合作的供应商，应定期进行资格复审，确保供应商的经营状况和资质条件保持良好。（三）供应商评价1.招标采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价方式包括供应商自评、用户评价、招标采购管理部门评价等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评价较差的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（四）供应商激励与约束1.激励措施：对于表现优秀的供应商，公司给予一定的奖励，如表彰奖励、增加合作机会、优先支付货款等，以激励供应商提高服务质量和合作积极性。2.约束措施：对于违反合同约定、提供劣质产品或服务、存在不良行为的供应商，公司采取相应的约束措施，如扣除货款、罚款、暂停合作、取消供应商资格等，并依法追究其违约责任。五、招标采购文件管理（一）文件编制招标采购管理部门负责编制各类招标采购文件，包括招标公告、投标邀请书、招标文件、评标办法、合同条款等。文件编制应严格按照法律法规和公司制度要求，确保文件内容完整、准确、清晰，符合采购项目的实际需求。（二）文件审核招标采购文件编制完成后，应提交相关部门和人员进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、完整性、准确性、公正性等。审核通过后的文件方可发布或使用。（三）文件存档招标采购文件作为公司采购活动的重要记录，应妥善存档保管。存档期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司内部设立举报