茂业供应商采购制度

PAGE茂业供应商采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范茂业公司与供应商之间的采购活动，确保采购工作的公正、公平、公开，选取优质供应商，保障采购物资和服务的质量及供应稳定性，降低采购成本，维护公司的合法权益，促进公司的持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于茂业公司所有采购项目中与供应商相关的采购活动，包括但不限于各类原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平公正的程序，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购信息真实、交易过程诚信。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、供应商选择与评估（一）供应商选择标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）等相关证照。具备与采购项目相适应的生产、经营资质，如生产许可证、行业认证等。2.生产能力拥有与业务规模相匹配的生产设备、场地和人员，具备稳定的生产能力，能够按时、按量供应所需物资或服务。生产工艺先进，产品质量可靠，能够满足公司对采购物资的质量要求。3.产品质量提供的产品或服务应符合国家相关标准、行业标准以及公司明确的质量要求。具有完善的质量控制体系，能够对原材料采购、生产过程、成品检验等环节进行有效质量管控。4.价格水平在保证质量的前提下，价格具有竞争力，能够提供合理的报价。价格调整机制灵活，能够根据市场变化和公司需求及时调整价格。5.服务水平具备良好的售后服务意识，能够及时响应公司的需求，解决产品质量问题、提供技术支持等。交货期准确，能够按照合同约定及时交货，减少公司库存压力和生产延误风险。6.信誉状况无不良商业信用记录，在以往经营活动中无重大违法违规行为、合同纠纷等。具有良好的商业信誉，在行业内口碑良好，与合作伙伴关系融洽。（二）供应商开发与引入1.市场调研采购部门定期开展市场调研，收集潜在供应商信息，了解行业动态、供应商分布及产品服务情况，为供应商开发提供依据。2.供应商推荐公司内部各部门可根据业务需求和实际工作经验，向采购部门推荐潜在供应商。推荐时需提供供应商基本信息、推荐理由及相关资质证明材料。3.供应商申请有意向成为茂业公司供应商的企业，可通过公司指定渠道提交供应商申请表，详细说明公司概况、产品或服务范围、生产经营能力、质量控制体系、价格政策、售后服务等内容，并附上相关证明材料。4.初步筛选采购部门收到供应商信息后，按照供应商选择标准进行初步筛选，对不符合基本要求的供应商予以淘汰，保留符合条件的供应商进入评估环节。（三）供应商评估与审核1.实地考察对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制流程、人员管理等方面，全面了解供应商的实际情况。2.样品检验要求供应商提供采购物资的样品，由公司质量检验部门按照相关标准进行检验。检验合格的样品作为后续采购的质量参考依据。3.资质审核采购部门协同法务部门等相关部门对供应商的资质文件进行审核，确保其合法性和有效性。审核内容包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品认证证书等。4.信用调查通过查询信用信息公示系统、第三方信用评级机构等渠道，对供应商的信用状况进行调查，评估其信用风险。5.综合评估采购部门根据实地考察、样品检验、资质审核、信用调查等结果对供应商进行综合评估，填写供应商评估报告，给出评估结论。评估结论分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评估为优秀和良好的供应商可优先纳入合格供应商名录。（四）合格供应商名录管理1.名录建立采购部门根据供应商评估结果，建立合格供应商名录。名录内容包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品或服务类别、评估等级等信息。2.动态更新定期对合格供应商进行复查和评估，对于出现经营状况恶化、产品质量下降不符合要求、服务水平降低等情况的供应商，及时调整其评估等级，直至从合格供应商名录中删除。同时，根据公司业务发展和市场变化，适时引入新的供应商，更新合格供应商名录。3.信息共享合格供应商名录在公司内部相关部门之间共享，方便各部门在采购活动中参考使用。三、采购流程（一）采购需求提出1.内部需求申报公司各部门根据业务开展需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交货期、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.需求审核采购部门收到采购申请表后，对采购需求的合理性、必要性进行审核。对于不符合公司规定或超出预算的采购需求，与需求部门沟通协商，提出调整建议，确保采购需求准确、合理。（二）采购计划制定1.汇总分析采购部门对各部门提交的采购申请表进行汇总分析，结合公司库存情况、生产计划、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购预算等内容。2.计划审批采购计划报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体经营战略和财务预算等情况对采购计划进行审核，批准后的采购计划作为采购活动的依据。（三）供应商选择与采购订单下达1.供应商选择采购人员根据采购计划，从合格供应商名录中选择合适的供应商。选择过程中应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、服务水平等因素，优先选择评估等级高、信誉良好的供应商。2.采购谈判采购人员与选定的供应商就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。谈判过程中应遵循公平公正原则，维护公司利益。3.采购订单下达采购人员依据采购合同填写采购订单，并发送给供应商。采购订单明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容，要求供应商签字确认。（四）采购合同管理1.合同签订采购合同由采购部门起草，经法务部门审核后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行跟踪采购部门负责对采购合同的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商存在履约问题，及时与供应商沟通协商，督促其采取措施解决问题，确保合同顺利履行。3.合同变更与解除如因市场变化、公司业务调整等原因需要变更或解除采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方责任等事项。（五）验收与付款1.到货验收采购物资到货前，采购部门通知质量检验部门、需求部门等相关人员做好验收准备。物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，需求部门对物资的数量、规格型号等进行核对。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资按照合同约定处理，如要求供应商换货、补货或退货等。2.付款申请采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请表，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人审核签字后提交至财务部门。3.付款审批财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，审核无误后报公司分管领导审批。分管领导根据公司资金状况和合同约定进行审批，批准后的付款申请由财务部门办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.市场风险关注市场价格波动、供应短缺等因素对采购成本和物资供应的影响。评估市场风险发生的可能性和影响程度。2.质量风险对供应商提供的产品或服务质量进行评估，识别因质量问题导致的生产延误、产品不合格、客户投诉等风险。3.信用风险评估供应商的信用状况，识别因供应商违约、破产等原因导致的采购合同无法履行、货款损失等风险。4.法律风险审查采购合同的合法性和有效性，识别因合同条款不明确、违反法律法规等原因导致的法律纠纷风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，与供应商协商合理的价格调整机制，降低价格波动风险。拓展供应商渠道，与多家供应商建立合作关系，避免因单一供应商供应短缺导致的采购中断风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管控，在采购合同中明确质量标准和验收条款，增加质量检验频次和严格度。在采购合同中约定质量违约责任，对于质量不合格的物资，要求供应商承担相应的赔偿责任。3.信用风险应对加强对供应商的信用评估和动态管理，定期复查供应商信用状况。在采购合同中约定预付款、货到付款、验收合格后付款等不同付款方式，合理控制付款节奏，降低信用风险。对于信用状况不佳的供应商，要求提供担保或增加付款保证金等措施。4.法律风险应对采购合同由法务部门审核把关，确保合同条款合法合规、明确清晰。加强采购人员的法律意识培训，提高依法采购的能力，避免因法律知识欠缺导致的法律风险。五、监督与考核（一）内部监督1.审计监督公司审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败行为，维护公司利益和采购秩序。（二）供应商监督1.履约监督采购部门对供应商的履约情况进行监督，定期评估供应商的产品质量、交货期、服务水平等是否符合合同约定，对于履约不佳的供应商及时提出整改要求。2.投诉处理建立供应商投诉处理机制，接受供应商的投诉和建议。对于供应商反映的问题，及时进行调查处理，维护供应商的合法权益，同时也促进采购活动的改进。（三）考核与奖惩1.采购人员考核制定采购人员绩效考核办法，从采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保障、供应商管理等方面对采购人员进行考核。考核结果与采购人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩。2