苗木采购招投标制度

PAGE苗木采购招投标制度一、总则（一）目的为规范公司苗木采购招投标活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，保证苗木质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有苗木采购的招投标活动，包括但不限于绿化工程、景观项目等所需苗木的采购。（三）基本原则1.公平原则：招投标活动应遵循公平原则，所有参与投标的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.公正原则：评标过程应公正客观，依据既定的评标标准进行评审，确保中标结果合理公正。3.公开原则：招投标信息应全面公开，包括招标公告、招标文件、投标文件、评标结果等，接受公司内部和外部的监督。4.诚实信用原则：参与招投标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、招标（一）招标计划制定1.根据公司苗木采购需求，由相关部门提前制定招标计划，明确采购苗木的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。2.招标计划应经公司领导审批后实施，确保采购活动符合公司整体战略和业务需求。（二）招标方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术要求复杂、潜在供应商较多的苗木采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。2.邀请招标：对于采购金额较小、技术要求相对简单、潜在供应商数量有限的项目，可采用邀请招标方式。由采购部门向若干家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：当出现招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的情况，以及技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）招标文件编制1.招标文件应根据招标项目的特点和需求编制，包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确苗木的品种、规格、数量、质量标准、验收方法、交货时间、交货地点、付款方式等实质性要求，确保投标人能够准确理解招标项目的要求。3.招标文件应规定投标文件的编制要求、投标报价要求、投标有效期、投标保证金等相关事项，以及评标标准和方法。（四）招标公告发布1.公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式、投标截止时间、开标时间和地点等。2.邀请招标项目应向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容与招标公告基本一致。（五）资格预审1.对于公开招标和邀请招标项目，可根据需要对潜在投标人进行资格预审。资格预审内容包括供应商的营业执照、经营范围、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉状况等。2.资格预审文件应明确资格预审的标准和方法，由采购部门负责组织实施资格预审工作。对通过资格预审的供应商发放招标文件。三、投标（一）投标报名1.潜在投标人应按照招标公告或投标邀请书的要求，在规定的时间内报名参加投标。报名时应提交营业执照副本、资质证书、法定代表人授权书等相关证明材料。2.采购部门对报名的潜在投标人进行资格审查，符合要求的投标人发放招标文件。（二）投标文件编制1.投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。2.商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.技术部分应包括苗木品种、规格、数量、质量标准、技术方案、售后服务承诺等。4.价格部分应包括投标总价、分项报价明细等，并明确价格的组成和计算依据。5.投标文件应按照招标文件规定的格式、内容和要求编制，字迹清晰，内容完整，不得涂改、增删。（三）投标文件密封与递交1.投标人应将投标文件密封包装，并在封口处加盖投标人公章。2.投标文件应在规定的投标截止时间前送达指定的开标地点，逾期送达的投标文件将被拒收。3.投标人在投标截止时间前，可以对已提交的投标文件进行补充、修改或撤回，并书面通知采购部门。补充、修改的内容为投标文件的组成部分。四、开标（一）开标时间与地点1.采购部门应按照招标文件规定的开标时间和地点组织开标会议，开标会议应由采购部门负责人或其授权代表主持。2.开标时间应与投标截止时间一致，开标地点应在招标文件中明确规定。（二）开标程序1.开标会议开始时，主持人应宣布开标纪律，介绍参加开标会议的人员，包括招标人代表、监督人员、投标人代表等。2.主持人应按照开标顺序，对投标人的名称、投标价格、投标文件的密封情况等进行唱标，并记录在开标记录上。开标记录应由唱标人、记录人、监标人签字确认。3.开标过程中，投标人对唱标内容有异议的，应在开标现场提出，采购部门应及时核实并予以答复。五、评标（一）评标委员会组建1.评标委员会由公司内部相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数。2.评标专家应从公司专家库中随机抽取，或从政府采购专家库等相关专家库中抽取，确保评标专家具备专业知识和经验，能够独立、客观、公正地进行评标。3.评标委员会成员应遵守评标纪律，不得与投标人私下接触，不得收受投标人的财物或其他利益，不得透露评标过程中的任何信息。（二）评标原则1.评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审。2.评标标准应包括商务条款、技术条款、价格条款等方面，应明确各项条款的权重和评分细则，确保评标结果客观公正。（三）评标方法1.综合评分法：根据招标文件规定的各项评标因素，对投标文件进行综合评审，计算各投标人的综合得分，并按照得分高低推荐中标候选人。综合评分法应明确各项评标因素的分值和评分标准，确保评标过程的科学性和公正性。2.最低价评标法：以投标报价为主要评标因素，按照投标报价由低到高的顺序推荐中标候选人，但投标报价低于成本的除外。最低价评标法应在招标文件中明确规定成本的计算方法和判断标准，确保评标结果合理可行。（四）评标过程1.评标委员会成员应认真阅读招标文件和投标文件，熟悉评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。2.评标过程中，评标委员会成员可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会成员应根据评标标准和方法，对各投标人的投标文件进行评分，并汇总计算各投标人的综合得分。4.评标委员会应按照招标文件规定的推荐中标候选人的方法，推荐中标候选人名单，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、评标标准和方法、评标过程、评标结果、推荐的中标候选人名单等内容。六、中标与合同签订（一）中标通知1.采购部门应在评标结束后，及时向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标通知书应明确中标项目名称、中标人名称、中标价格、中标工期等内容，并加盖招标人公章。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。（二）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标人签订合同。合同内容应与招标文件和投标文件的实质性内容一致，包括苗木品种、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。合同签订后，应及时将合同副本送公司相关部门备案。七、验收（一）验收标准1.苗木验收应按照合同约定的质量标准进行，合同未约定质量标准的，应按照国家或行业相关标准进行验收。2.验收标准应包括苗木的品种、规格、数量、外观质量、生长状况、病虫害情况等方面。（二）验收程序1.苗木到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应包括采购部门代表、技术人员、质量管理人员等。2.苗木到货时，验收人员应按照验收标准对苗木进行现场验收，检查苗木的品种、规格、数量、外观质量等是否符合要求，并对苗木的生长状况、病虫害情况等进行检查。3.验收过程中，验收人员应填写验收记录，记录验收情况和结果。验收记录应由验收人员签字确认。4.对验收合格的苗木，验收人员应出具验收报告；对验收不合格的苗木，应及时通知供应商进行处理，并做好记录。八、付款与结算（一）付款方式1.付款方式应在合同中明确约定，一般可采用预付款、货到付款、验收合格付款等方式。2.预付款比例应根据项目情况和供应商信誉合理确定，一般不超过合同金额的一定比例。货到付款应在苗木到货并验收合格后支付相应款项。验收合格付款应在验收报告出具后支付剩余款项。（二）结算程序1.供应商应在苗木交付后，按照合同约定向采购部门提交结算申请，结算申请应包括发票、送货清单、验收报告等相关资料。2.采购部门应对供应商提交的结算申请进行审核，审核内容包括发票真实性、金额准确性、送货清单与合同一致性、验收报告有效性等。3.审核通过后，采购部门应按照公司财务制度办理付款手续，并将付款情况及时通知供应商。九、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应对苗木采购招投标活动进行监督，检查招投标程序是否合规、评标过程是否公正、合同签订是否规范、验收付款是否符合规定等。2.公司纪检监察部门应对参与招投标活动的人员进行监督，防止出现违规违纪行为，确保招投标活动的廉洁性。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对苗木采购招投标活动的监管工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的苗木采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高招投标活动