苏宁易购采购申请制度

PAGE苏宁易购采购申请制度一、总则（一）目的本制度旨在规范苏宁易购采购申请流程，确保采购活动的合规性、合理性和高效性，保障公司业务的正常开展，满足公司运营及发展对各类物资和服务的需求，同时有效控制采购成本，防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于苏宁易购各部门、各业务单元在开展采购活动时涉及的采购申请相关事宜，包括但不限于商品采购、服务采购、固定资产采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购申请活动必须严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司内部的各项规章制度。2.预算控制原则：采购申请应在预算范围内进行，确保资源的合理配置和有效利用。3.需求导向原则：采购申请应以满足公司实际业务需求为出发点，避免盲目采购和不必要的库存积压。4.审批流程原则：所有采购申请均需按照规定的审批流程进行，确保决策的科学性和公正性。5.信息透明原则：采购申请过程中的相关信息应保持公开、透明，便于监督和管理。二、采购申请的主体与职责（一）需求部门1.负责根据本部门业务需求，准确填写采购申请单，详细描述采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.对采购申请的必要性和合理性进行充分论证，确保采购申请与部门业务目标紧密相关。3.配合采购部门进行采购项目的后续跟进，包括供应商选择、合同签订、到货验收等环节。（二）采购部门1.负责接收需求部门提交的采购申请单，并对申请内容进行初步审核，检查信息的完整性和准确性。2.根据采购申请的性质和紧急程度，制定相应的采购策略和计划，选择合适的采购方式和供应商。3.组织实施采购活动，包括采购谈判、合同签订、订单跟踪等工作，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.定期向需求部门反馈采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（三）审批部门1.根据公司的授权和审批权限，对采购申请进行审批决策。2.审查采购申请的合规性、必要性、合理性以及预算执行情况，提出审批意见。3.对重大采购申请或涉及敏感事项的采购申请，组织相关部门进行专题论证和决策。（四）财务部门1.负责审核采购申请的预算安排，确保采购支出符合公司财务预算计划。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、结算方式等进行把关，防范财务风险。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保采购资金的安全和规范使用。三、采购申请的分类与流程（一）日常采购申请1.适用范围：适用于满足公司日常运营所需的各类常规物资和服务采购，如办公用品、办公设备耗材、日常维修服务等。2.申请流程：需求部门根据实际需求填写采购申请单，提交至部门负责人审批。部门负责人审核采购申请的必要性和合理性，如同意申请，则签字确认后提交至采购部门。采购部门收到采购申请单后，进行初步审核，如信息完整准确，则根据采购申请的内容选择合适的采购方式进行采购。对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司另行规定），采购部门可直接进行采购决策；对于金额较大的采购申请，采购部门需组织相关人员进行询价、比价或招标等采购活动，确定供应商和采购价格后签订采购合同，并将采购合同副本提交至财务部门备案。采购完成后，采购部门负责跟踪订单执行情况，确保物资按时到货，并组织需求部门进行验收。验收合格后，采购部门填写验收报告，连同采购发票等相关凭证提交至财务部门办理付款手续。（二）紧急采购申请1.适用范围：适用于因突发事件、业务紧急需求等原因，无法按照正常采购流程进行采购的情况。2.申请流程：需求部门填写紧急采购申请单，详细说明紧急采购的原因、所需物资或服务的名称、规格、数量等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人在接到紧急采购申请后，应立即进行审核，并在申请单上注明是否同意紧急采购及紧急程度。如同意申请，部门负责人应签字确认后直接提交至采购部门。采购部门收到紧急采购申请单后，应优先处理。对于紧急程度较高的采购申请，采购部门可采取紧急采购方式，如直接向现有合格供应商紧急下单采购，或通过其他紧急渠道寻找供应商进行采购。在紧急采购过程中，采购部门应及时与需求部门沟通，确保采购物资或服务的质量和适用性。采购完成后，采购部门应尽快组织需求部门进行验收，并填写验收报告。紧急采购完成后，采购部门应在规定时间内（具体时间由公司另行规定）补办相关审批手续和采购合同签订手续，并将采购发票等相关凭证提交至财务部门办理付款手续。同时，采购部门应向相关部门说明紧急采购的情况及后续处理措施。（三）大额采购申请1.适用范围：适用于采购金额较大（具体金额标准由公司另行规定）的物资、服务或固定资产采购项目。2.申请流程：需求部门填写大额采购申请单，详细说明采购项目的背景、目的、技术要求、预算金额等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人审核通过后，将采购申请单提交至公司管理层或相关决策机构（如总经理办公会、董事会等）进行审批。公司管理层或相关决策机构在收到大额采购申请后，应组织相关部门进行专题论证和评估，包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性、潜在风险等方面。论证通过后，由公司管理层或相关决策机构做出审批决策。采购部门根据审批意见，制定详细的采购计划和方案，组织开展采购活动。采购活动应严格按照公司规定的采购方式和程序进行，如招标采购、竞争性谈判采购等。在采购过程中，采购部门应按照规定的时间节点向公司管理层或相关决策机构汇报采购进展情况，及时沟通解决采购过程中出现的问题。采购项目完成后，采购部门组织需求部门进行验收，并填写验收报告。验收合格后，采购部门将采购合同、验收报告、采购发票等相关凭证提交至财务部门办理付款手续。同时，采购部门应向公司管理层或相关决策机构提交采购项目总结报告，汇报采购项目的实施情况、效果及经验教训等。四、采购申请单的填写与审核（一）采购申请单的内容采购申请单应包括以下基本内容：1.申请部门：填写提出采购申请的部门名称。2.申请日期：填写采购申请提交的具体日期。3.采购项目名称：简要描述采购物资或服务的名称。4.规格型号：详细填写采购物资或服务的规格、型号等技术参数。5.数量：明确采购物资或服务的数量。6.质量要求：说明采购物资或服务应满足的质量标准和验收要求。7.预计到货时间：根据业务需求，填写预计物资或服务到货的日期。8.预算金额：填写采购项目的预算金额，包括物资或服务的采购价格、运输费用、税费等相关费用。9.采购方式：根据采购项目的性质和特点选择合适的采购方式，如询价采购、比价采购、招标采购、竞争性谈判采购等。10.申请理由：详细说明采购项目的必要性和合理性，以及对公司业务的影响。11.申请人：填写采购申请的具体经办人姓名。12.部门负责人审批意见：部门负责人对采购申请进行审核后签署的意见，包括是否同意申请、对申请内容的补充说明等。（二）采购申请单的审核要点1.完整性审核：检查采购申请单的各项内容是否填写完整，如有遗漏应及时要求申请人补充。2.准确性审核：核对采购申请单中的信息是否准确无误，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等，避免因信息错误导致采购失误。3.合规性审核：审查采购申请是否符合国家法律法规、公司内部规章制度以及相关行业标准的要求，如采购项目是否需要履行特定的审批程序、是否涉及政府采购等。4.必要性和合理性审核：评估采购申请的必要性和合理性，判断采购项目是否真正符合公司业务需求，是否存在重复采购、过度采购或不必要的采购等情况。5.预算审核：审核采购申请的预算安排是否合理，是否在公司下达的预算指标范围内，如超出预算，需审查是否有相应的预算调整手续。（三）审核责任与反馈1.审核责任：各审核环节的审核人员应对审核结果负责，如因审核不严导致采购申请出现问题，审核人员应承担相应的责任。2.反馈机制：审核人员在审核采购申请单时，如发现问题应及时与申请人沟通，要求其进行修改或补充相关信息。审核完成后，审核人员应将审核意见及时反馈给申请人，并明确告知采购申请是否通过审核。对于需要进一步论证或审批的采购申请，审核人员应说明后续的流程和要求。五、采购申请的审批权限与流程（一）审批权限划分1.部门负责人审批权限：负责审批本部门金额较小（具体金额标准由公司另行规定）的日常采购申请，确保采购申请符合本部门业务需求和预算安排。2.公司管理层审批权限：负责审批金额较大（具体金额标准由公司另行规定）的采购申请、涉及公司重大决策或战略规划的采购项目、以及对公司运营有重大影响的采购项目。公司管理层应综合考虑采购项目的必要性、可行性、预算合理性、潜在风险等因素，做出审批决策。3.特殊情况审批权限：对于一些特殊情况下的采购申请，如紧急采购、涉及敏感事项的采购等，公司可根据实际情况临时授予特定人员或部门特殊的审批权限，确保采购活动能够及时、有效地进行。特殊审批权限的授予应经过公司管理层的批准，并明确审批范围、审批流程和审批责任。（二）审批流程1.一般采购申请审批流程：需求部门填写采购申请单，提交至部门负责人审批。部门负责人审核通过后，在采购申请单上签字确认，并提交至采购部门。采购部门收到采购申请单后，进行初步审核，如审核通过，则根据采购申请的具体情况按照相应的采购流程进行采购操作。对于需要进一步审批的采购申请，采购部门将采购申请单提交至具有相应审批权限的人员或部门进行审批。审批人员应在规定时间内完成审批，并将审批意见反馈给采购部门。采购部门根据审批意见组织实施采购活动。2.重大采购申请审批流程：需求部门填写重大采购申请单，详细说明采购项目的背景、目的、技术要求、预算金额等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人审核通过后，将采购申请单提交至公司管理层或相关决策机构（如总经理办公会、董事会等）。公司管理层或相关决策机构收到重大采购申请后，组织相关部门进行专题论证和评估，包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性、潜在风险等方面。在论证和评估过程中，相关部门应提供详细的数据和资料支持，必要时可邀请外部专家进行咨询。公司管理层或相关决策机构根据论证和评估结果做出审批决策，并将审批意见反馈给需求部门和采购部门。采购部门根据审批意见制定详细的采购计划和方案，组织实施采购活动。在采购过程中，采购部门应严格按照公司规定的采购方式和程序进行操作，并及时向公司管理层或相关决策机构汇报采购进展情况。六、采购申请的变更与撤销（一）采购申请变更1.变更情形：在采购申请审批通过后，如因业务需求变化、市场情况变动、供应商原因等因素，需要对采购申请的内容进行变更，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、到货时间等方面的变更。2.变更流程：需求部门填写采购申请变更单，详细说明变更的原因、变更的内容以及对采购项目的影响，并提交至部门负责人审批。部门负责人审核变更申请的必要性和合理性，如同意变更，则签字确认后提交至采购部门。采购部门收到采购申请变更单后，进行初步审核，如审核通过，则根据变更内容调整采购计划和采购活动安排。对于涉及预算金额变更的采购申请变更，采购部门需提交至财务部门审核预算调整情况。采购部门将采购申请变更单提交至原审批部门或具有相应审批权限的人员进行审批。审批人员应在规定时间内完成审批，并将审批意见反馈给采购部门。采购部门根据审批意见组织实施采购申请变更后的采购活动。（二）采购申请撤销1.撤销情形：在采购申请审批通过后，如因业务需求取消、市场情况发生重大变化、采购项目无法实施等原因，需要撤销采购申请。2.撤销流程：需求部门填写采购申请撤销单，详细说明撤销采购申请的原因，并提交至部门负责人审批。部门负责人审核撤销申请的合理性，如同意撤销，则签字确认后提交至采购部门。采购部门收到采购申请撤销单后，停止相关采购活动的准备工作，并及时通知已选定的供应商。对于已经签订采购合同的采购申请，采购部门应按照合同约定与供应商协商解除合同事宜，并承担相应的法律责任。采购部门将采购申请撤销单提交至原审批部门备案。七、采购申请的监督与管理（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购申请制度的执行情况进行审计检查，审查采购申请流程的合规性、审批手续的完整性、采购项目的合理性以及预算执行情况等。2.内部审计部门有权调阅采购申请相关的文件、资料、合同等，对采购申请过程中的各个环节进行详细审查，并向公司管理层提交审计报告，提出审计意见和建议。3.对于审计过程中发现的违规行为或存在的问题，内部审计部门应督促相关部门及时整改，并对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）绩效评估1.建立采购申请绩效评估体系，对需求部门、采购部门、审批部门等在采购申请过程中的工作绩效进行评估。2.绩效评估指标包括采购申请的及时性、准确性、合规性、采购成本控制、采购项目完成质量等方面。3.根据绩效评估结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并将绩效评估结果与部门和个人的绩效考核挂钩。（三）信息管理1.建立采购申请信息管理系统，对采购申请的全过程信息进行记录和管理，包括采购申请单的填写、提交、审批、变更、撤销等环节的信息。2.采购申请信息管理系统应具备信息查询、统计分析、报表生成等功能，方便公司管理层、各部门负责人以及相关工作人员及时