艺术学校采购制度

PAGE艺术学校采购制度一、总则（一）目的为规范我校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各教学单位及附属机构的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责为：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选定等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业采购人员。其职责为：1.贯彻执行采购制度和采购领导小组的决策。2.负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立供应商档案，对供应商进行管理和评价。4.收集、整理采购相关资料，做好采购项目的归档工作。（三）需求部门各教学单位、职能部门及附属机构为采购需求部门，其职责为：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。2.参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定。3.协助采购部门进行采购项目的验收工作。（四）监督部门学校监察部门负责对采购活动进行全程监督，审计部门负责对采购项目进行审计。其职责为：1.监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否合规。2.受理对采购活动的投诉举报，查处违规违纪行为。3.对采购项目的资金使用情况进行审计，确保资金安全。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作规划和实际需求，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和发展需求，提出调整建议，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校整体工作安排和资金情况，审定年度采购预算，并报上级主管部门备案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。特殊情况确需调整预算的，应按规定程序报采购领导小组审批。2.采购部门在采购过程中，应控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于超过预算的采购项目，采购部门应及时与需求部门沟通，共同分析原因，采取有效措施进行处理。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因，确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整理由、调整金额及调整后的采购项目内容。2.采购部门对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。采购领导小组根据实际情况进行审议，决定是否批准预算调整申请。3.预算调整批准后，采购部门应及时调整采购计划，并按照新的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[X]万元以上；工程采购金额达到[X]万元以上；服务采购金额达到[X]万元以上。3.公开招标程序：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标方法等内容。在规定媒体上发布招标公告，公告期不得少于[X]个工作日。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标，按照评标结果确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，一般不少于[X]家，并向其发出投标邀请书。供应商收到投标邀请书后，按照要求编制投标文件，在规定时间内送达指定地点。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等，并附相关证明材料。采购部门将申请表报采购领导小组审批，采购领导小组组织相关人员进行论证，如同意采用单一来源采购方式，在申请表上签署意见。采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术规格、服务条款等进行协商，达成一致后签订采购合同。采购部门将单一来源采购情况在学校内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购部门成立询价小组，成员由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行初审。2.初审通过后，采购部门将采购申请表提交采购领导小组审批。采购领导小组根据学校采购制度和相关规定，对采购项目进行审核，批准采购申请或提出修改意见。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门组织实施采购活动。对于公开招标项目，按照公开招标程序进行操作；对于邀请招标项目，按照邀请招标程序进行操作；对于竞争性谈判项目，按照竞争性谈判程序进行操作；对于单一来源采购项目，按照单一来源采购程序进行操作；对于询价项目，按照询价程序进行操作。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目按时、按质、按量完成。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护学校合法权益。3.采购合同经双方签字盖章后生效，具有法律效力。采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，填写验收报告。2.验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认，并将验收报告提交采购部门。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照学校财务制度和采购合同约定，及时支付采购款项。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式处理。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商的资质条件、信誉要求、生产经营能力等准入标准。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况。经审核和考察合格的供应商，纳入供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价。评价方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门评价等。2.评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，在同等条件下可优先选择；对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.采购部门应建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果和相关信息，为供应商管理提供依据。（三）供应商激励与约束1.学校对优质供应商给予一定的激励措施，如在采购项目中优先考虑、给予一定的价格优惠、表彰奖励等。2.对于违反采购合同约定、提供假冒伪劣产品、售后服务不到位等违规行为的供应商，学校将按照合同约定进行处罚，如扣除履约保证金、暂停合作、取消供应商资格等，并依法追究其法律责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购预算批复、采购文件（招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购部门负责采购档案的整理和归档工作。采购项目完成后，采购人员应及时将采购过程中形成的各类资料进行收集、整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应一式两份，一份由采购部门留存，一份交学校档案管理部门存档。档案管理部门