自行采购询价制度

PAGE自行采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司自行采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门自行采购物资及服务的活动，包括但不限于办公用品、小型设备、维修服务、劳务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购信息公开透明，竞争公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价、比较，选择性价比最优的供应商和采购方案，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和形象。二、采购职责分工（一）需求部门1.根据本部门实际工作需要，提出物资或服务的采购申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.参与采购询价过程，提供技术支持和使用要求方面的意见，协助采购部门评估供应商及采购方案。3.负责对采购物资或服务进行验收，确保所采购的物资和服务符合本部门需求和合同约定。（二）采购部门1.负责组织实施自行采购询价工作，制定采购计划，明确采购流程和时间节点。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期对供应商进行评估和更新。3.向潜在供应商发出询价函，收集报价信息，组织相关人员对报价进行分析、比较，选择合适的供应商。4.负责与选定的供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断完善采购工作流程和制度。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，对采购资金进行统筹安排和管理。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定和资金状况。3.负责对采购发票进行审核、报销，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否符合公司利益。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防止出现违规操作和合同风险。3.对采购资金的使用情况进行审计，确保资金使用合理、透明。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《自行采购申请表》，详细注明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间、质量要求、技术参数等内容，并由部门负责人签字确认。2.将《自行采购申请表》提交给采购部门。采购部门收到申请表后，对采购申请的必要性、合理性进行初步审核。如申请内容不完整或不符合要求，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修正。（二）询价准备1.采购部门根据采购申请内容，确定询价范围和询价方式。对于常用物资或服务，可以通过公司内部供应商数据库进行询价；对于特殊物资或服务，可通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式寻找潜在供应商。2.采购人员收集潜在供应商的相关信息，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等，并对供应商进行初步筛选，确定参与询价的供应商名单。（三）询价1.采购人员向选定的供应商发出询价函，询价函应明确采购项目的详细要求、报价截止时间、交货地点、付款方式等内容。询价函可以采用书面形式、电子邮件形式或其他双方认可的方式发送。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件以书面形式或电子文档形式回复给采购部门。报价文件应包括产品或服务的详细报价清单、规格型号、质量标准、交货期、售后服务承诺等内容。（四）报价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估。评估人员应包括采购人员、需求部门代表、技术专家（如有需要）等。评估内容主要包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.采购人员对各供应商的报价进行汇总、整理和分析，比较不同供应商的价格差异和综合优势。对于价格明显偏高或偏低的报价，应要求供应商作出合理说明。3.根据评估结果，采购部门选择至少三家符合要求的供应商作为候选供应商，并向其发出议价邀请。议价邀请应明确议价的时间、地点、议题等内容。（五）议价1.采购部门组织候选供应商进行议价谈判。谈判过程中，采购人员应与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行深入沟通和协商，争取达成最优的采购方案。谈判人员应做好谈判记录，记录谈判过程中的重要观点和达成的共识。2.供应商应根据谈判结果，对报价进行调整，并提交最终报价文件。采购部门对最终报价文件进行审核后，确定中标供应商。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等内容。合同条款应符合法律法规和公司利益要求，确保合同的合法性、完整性和可操作性。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（七）采购执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量标准，将采购物资或服务交付给公司。采购部门应及时跟踪供应商的交货情况，确保按时、足额收货。2.需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收流程进行验收，填写《采购验收单》，详细记录验收情况。如发现物资或服务存在质量问题或不符合合同约定，验收人员应及时通知采购部门和供应商，并要求供应商采取相应的解决措施。3.采购部门负责协调供应商解决验收过程中出现的问题，督促供应商按时整改或更换物资。如供应商未能按时解决问题，采购部门有权按照合同约定扣除相应的货款或追究供应商的违约责任。（八）付款1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请及相关凭证（如发票、验收单等）。审核无误后，按照公司财务规定办理付款手续。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款节点，及时与采购部门沟通，确保按时付款，维护公司信用。四、询价管理（一）询价函的编制1.询价函应明确采购项目的详细要求，包括物资的规格型号、技术参数、质量标准、服务内容等，确保供应商能够准确理解采购需求。2.询价函应规定报价的格式和内容，要求供应商提供详细的报价清单，包括产品单价、总价、运费、税费等各项费用明细。3.明确报价截止时间和交货时间要求，确保采购项目能够按时完成。4.注明交货地点和付款方式，使供应商清楚了解交易的具体条件。（二）供应商报价的审核1.采购人员收到供应商报价后，应首先对报价的完整性进行审核，检查报价文件是否包含询价函要求的各项内容。2.对报价的合理性进行分析，对比市场同类产品或服务的价格水平，判断供应商报价是否过高或过低。对于价格异常的报价，应要求供应商作出解释。3.审核报价中的产品规格型号、质量标准等是否与询价函要求一致，避免出现供应商以次充好或提供不符合要求产品的情况。（三）议价过程的管理1.在议价过程中，采购人员应保持客观公正的态度，充分了解供应商的成本构成和价格底线，争取为公司争取更有利的采购价格。2.记录议价过程中的重要观点和达成的共识，形成议价纪要。议价纪要应包括双方讨论的主要内容、价格调整情况、交货期和售后服务等方面的协商结果，作为合同签订的参考依据。3.对于议价过程中出现的争议问题，采购人员应及时与相关部门沟通协调，寻求解决方案，确保议价工作顺利进行。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.资质信誉：供应商应具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，信誉良好，无不良经营记录。2.产品质量：供应商提供的产品或服务应符合国家相关质量标准和公司采购要求，具备良好的质量稳定性和可靠性。3.价格水平：在保证产品质量的前提下，供应商的报价应具有竞争力，能够为公司提供合理的价格优势。4.交货能力：供应商应具备按时、足额交货的能力，能够按照合同约定的交货期将物资或服务交付给公司。5.售后服务：供应商应具有完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求，提供优质、高效的售后服务。（二）供应商开发与评估1.供应商开发：采购部门应根据公司采购需求，积极开发新的供应商。通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息，并对其进行初步筛选和调查。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。评估可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商关系维护1.定期沟通：采购部门应与供应商保持定期沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货情况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.合作培训：对于重要供应商，采购部门可以组织合作培训，向供应商介绍公司的采购需求、质量标准、企业文化等内容，加强双方的合作默契和信任度。3.激励机制：建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加订单量、提供合作优惠等，鼓励供应商持续提高合作水平。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对自行采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否符合公司利益。审计内容包括采购申请的合理性、询价过程的公正性、合同签订的规范性、采购资金的使用情况等方面。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，审核采购发票的真实性、合法性和完整性，确保采购资金专款专用，防止出现资金浪费和挪用现象。3.需求部门对采购物资或服务的质量和使用效果进行监督，如发现问题及时反馈给采购部门，并要求供应商采取相应的解决措施。（二）外部监督1.接受公司内部员工和相关部门的监督举报，对于发现的违规采购行为，及时进行调查处理。2.关注市场动态和行业信息，了解同类产品或服务的价格水平和质量标准，对比公司采购情况，发现异常情况及时进行分析和处理。七、违规处理与责任追究（一）违规行为界定1.在采购过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照本制度规定的采购流程进行操作，擅自简化或跳过某些环节。与供应商串通，谋取不正当利益，损害公司利益。在询价、议价过程中，泄露公司商业机密或采购信息。收受供应商贿赂或其他不正当利益。采购物资或服务不符合质量标准或合同约定，给公司造成损失。其他违反法律法规和公司规定的采购行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，审计部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重，提出相应的处理意见。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求相关责任人限期整改。3.对于情节较重的违规行为，给予罚款、降职、撤职等处理，涉及经济损失的，要求相关责任人承担相应的赔偿责任。4.对于构成违法犯罪的违规行为，依法移送司法机关处理。（三）责任追