自行招标采购制度

PAGE自行招标采购制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的自行招标采购行为，加强对招标采购活动的管理和监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，维护公司/组织的合法权益，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部使用自有资金进行的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应遵循公开透明的原则，确保采购信息公开、采购程序公正、采购结果公平，维护各方的合法权益。2.竞争择优原则通过招标采购，引入竞争机制，促使供应商提供优质的货物、工程和服务，实现择优选择，确保采购项目的质量和效益。3.诚实信用原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。4.依法合规原则招标采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司/组织的自行招标采购制度、流程和标准。2.组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.对招标采购活动进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题和纠纷。4.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。（二）需求部门1.根据实际需求提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算等内容。2.协助招标采购管理部门编制招标文件，提供技术支持和需求解释。3.参与开标评标活动，对采购项目的技术、商务等方面进行评审。4.负责采购合同的执行和验收工作，及时反馈合同执行过程中的问题。（三）财务部门1.负责审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排。2.参与招标文件中涉及财务条款的审核，确保财务要求的合理性和合规性。3.负责采购资金的支付和核算，对采购资金的使用情况进行监督和管理。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.对采购项目的资金使用情况进行审计，防止出现资金浪费和违规使用等问题。3.对供应商的资质、信誉等进行调查和评估，为招标采购活动提供参考。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交至招标采购管理部门。（二）采购审批招标采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。审核通过后，将采购申请提交至公司/组织相关领导进行审批。领导根据公司/组织的战略规划、预算安排等因素，对采购申请进行审批，批准后方可进入招标采购程序。（三）招标文件编制招标采购管理部门根据采购项目的特点和需求，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等条款，确保采购项目的顺利实施。（四）招标公告发布招标采购管理部门通过公司/组织内部网站、行业媒体、政府采购平台等渠道发布招标公告，公开招标采购项目的相关信息。招标公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、技术要求、预算金额、投标人资格要求、报名时间、开标时间、开标地点等内容，吸引潜在供应商参与投标。（五）报名及资格审查潜在供应商在规定的报名时间内，按照招标公告的要求，向招标采购管理部门提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关材料。招标采购管理部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否具备参与投标的资格和能力。资格审查合格的供应商，方可领取招标文件。（六）投标文件编制投标人根据招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等内容。投标文件应按照招标文件规定的格式和要求编制，内容应完整、准确、清晰，不得涂改、行间插字或删除。（七）开标评标1.开标招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标采购管理部门主持，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。2.评标开标结束后，招标采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司/组织内部相关专家和代表组成，成员人数应为单数。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。（八）中标通知招标采购管理部门根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、编号、中标金额、中标供应商名称、地址、联系方式等内容，并告知其在规定的时间内与招标采购管理部门签订采购合同。（九）合同签订中标供应商收到中标通知书后，应在规定的时间内与招标采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（十）合同执行与验收1.合同执行需求部门负责采购合同的执行，按照合同约定的时间、地点和方式接收货物或服务。在合同执行过程中，需求部门应及时与中标供应商沟通协调，确保合同的顺利履行。2.验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并提交至招标采购管理部门备案。四、招标采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标适用于采购项目金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的情况。公开招标应严格按照相关法律法规和行业标准的要求进行，确保招标采购活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况。邀请招标应选择具有良好信誉和实力的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的情况。竞争性谈判应按照规定的程序进行，确保谈判过程的公平、公正。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的情况。单一来源采购应严格按照相关规定进行审批，并在采购过程中做好记录和监督。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价单，并要求其在规定的时间内报价。采购人根据供应商的报价情况，选择最优供应商并与其签订采购合同。五、评标标准与方法（一）评标标准评标标准应根据采购项目的特点和需求制定，包括技术、商务、价格等方面的内容。技术方面应重点考虑供应商的技术方案、技术实力、产品质量等因素；商务方面应重点考虑供应商的信誉、业绩、售后服务等因素；价格方面应重点考虑投标报价的合理性、性价比等因素。评标标准应明确具体，具有可操作性，确保评标过程的公平、公正。（二）评标方法1.综合评分法综合评分法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。综合评分法应根据评标标准，对投标文件的各项因素进行量化评分，并计算出评标总得分。评标总得分由技术得分、商务得分、价格得分等部分组成。2.最低价评标法最低价评标法是指以价格为主要因素确定中标候选人的评标方法。最低价评标法应在满足招标文件实质性要求的前提下，选择投标报价最低的供应商作为中标候选供应商或者中标供应商。最低价评标法应注意防止供应商以过低的价格恶意竞争，确保采购项目的质量和效益。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。审计部门应出具审计报告，并提出改进建议。2.公司/组织内部应建立投诉举报机制鼓励员工对招标采购活动中的违规行为进行投诉举报。对投诉举报的问题应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）外部监督1.招标采购活动应接受相关政府部门的监督管理，遵守国家法律法规和行业标准的要求。2.公司/组织应积极配合政府部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（三）违规处理1.对在招标采购活动中违反法律法规和公司/组织制度的单位和个人，应依法依规进行严肃处理。2.对违规行为的处理结果应及时进行公示，以起到警示作用。七、供应商管理（一）供应商库建立招标采购管理部门应建立和维护供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉评价等进行记录和管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（二）供应商评估招标采购管理部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评估结果应作为供应商选择和管理的重要依据，对表现优秀的