自主采购制度

PAGE自主采购制度一、总则（一）目的为规范公司自主采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组及下属子公司的自主采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公平对待每一个供应商，保证采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人及专业技术人员组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.根据公司需求，制定采购计划，明确采购品种、数量、规格、时间等要求。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，并定期进行考核评价。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购信息管理系统，及时更新采购数据。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门进行采购工作。其职责包括：1.根据业务发展和工作需要，准确提出采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数等。2.参与供应商的评估和选择，提供专业意见和建议。3.协助采购部门进行采购谈判，审核采购合同条款，确保采购内容符合本部门实际需求。4.负责验收采购物品或服务，对验收结果负责，并及时反馈使用过程中出现的问题。（四）监督部门公司审计、监察等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公正透明。其职责包括：1.制定采购监督检查计划，定期或不定期对采购项目进行检查。2.审查采购文件、采购合同、采购记录等资料，核实采购程序的执行情况。3.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理，并提出整改建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间、技术要求、质量标准等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或涉及重要业务的采购申请，需求部门应进行可行性分析，提供相关论证材料，报分管领导审核后，提交采购决策委员会审批。（二）采购计划制定采购部门收到经审批的《采购申请表》后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、采购时间、采购方式、预算安排等，并报分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.供应商筛选：采购部门根据采购需求和供应商基本信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。筛选标准包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。同时，要求供应商提供样品进行检测或试用，评估其产品质量是否符合要求。4.供应商确定：采购部门根据供应商评估结果，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，确定最终供应商名单，并报分管领导审批。5.供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、交易记录等内容。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商等级，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，维护公司利益。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，内容完整、条款清晰、表述准确。采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司法律部门备案。（五）采购执行与跟踪1.采购执行：采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等内容。供应商应按照采购订单要求组织生产和供应，确保按时、按质、按量交货。2.采购跟踪：采购部门建立采购跟踪机制，定期与供应商沟通，了解采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。如发现供应商可能无法按时交货或产品质量存在问题，采购部门应及时采取措施，要求供应商采取补救措施或更换供应商。（六）验收与付款1.验收：需求部门负责组织对采购物品或服务进行验收，并填写《验收报告》。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面，确保采购物品或服务符合合同要求。对于重要采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。2.付款：采购部门根据验收结果和采购合同约定，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经审核批准后，按照公司财务制度进行付款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商投标文件，组织开标、评标、定标等工作。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员包括采购人员、技术专家、法律专家等。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务条款进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或提供补充方案。谈判小组综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情形。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的名称、规格、数量、预算金额等内容，并附相关证明材料。《单一来源采购申请表》经部门负责人签字、分管领导审核后，提交采购决策委员会审批。采购决策委员会批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。2.财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核，提出调整意见。采购部门根据财务部门意见，对采购预算草案进行修改完善，报公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.财务部门对采购预算执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算考核1.公司建立采购预算考核制度，对采购部门的预算执行情况进行考核评价。考核内容包括采购预算完成率、采购成本控制情况、采购质量等方面。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，接受考核评价。对于预算执行不力的采购部门，公司将采取相应的奖惩措施。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，要求供应商提供履约保证金或担保。同时，定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：建立严格的质量验收制度，加强对采购物品或服务的质量检验，要求供应商提供质量合格证明文件。对于重要采购项目，可邀请专业机构或专家进行质量检测。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或承担相应责任。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。在采购谈判中，充分运用谈判技巧，争取有利的采购价格。同时，可通过签订长期采购合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。4.法律法规风险管理：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。采购合同签订前，应进行法律审核把关，避免合同条款存在法律风险。如遇法律法规政策变化，及时调整采购策略和合同条款。七、采购信息管理（一）信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研等。（二）信息整理与分析采购部门对收集到的信息进行整理和分析，建立采购信息数据库，