耗材采购两票制度

PAGE耗材采购两票制度一、总则（一）目的为加强公司耗材采购管理，规范采购行为，保障公司生产运营的顺利进行，依据相关法律法规及行业标准，特制定本两票制度。本制度旨在确保耗材采购过程的合法性、规范性和透明度，有效防范采购风险，降低采购成本，提高采购效率，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及耗材采购的部门、项目及相关人员。涵盖公司日常办公耗材、生产设备耗材、研发实验耗材等各类耗材的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：明确采购流程，规范采购操作，保证采购过程的严谨性和可追溯性。3.透明性原则：采购信息公开透明化管理，接受公司内部监督，确保采购决策公正公平。4.效益性原则：在保证耗材质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高公司经济效益。二、采购流程（一）需求提出1.各部门根据工作实际需求，填写《耗材采购申请表》，详细注明所需耗材的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.对于紧急采购需求，应在申请表中特别注明，并说明紧急原因。（二）需求审核1.部门负责人对本部门提交的采购申请进行初审，重点审核需求的合理性、必要性以及预算情况。2.财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购费用在预算范围内。3.根据公司的审批权限，采购申请依次提交至相关领导进行审批。审批通过后，申请表原件交采购部门作为采购依据，复印件留存各审核部门备案存档。（三）采购执行1.采购部门接到经审批的采购申请后应及时开展采购工作。采购人员应通过多种渠道进行市场调研，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.采购人员与选定的供应商就采购事宜进行洽谈，明确耗材的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款，并签订《采购合同》。合同应明确约定双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。3.对于涉及金额较大或重要的耗材采购项目，采购部门应组织相关人员进行采购论证，综合考虑技术性能、质量标准、价格水平、售后服务等因素，选择最优供应商和采购方案。（四）验收入库1.耗材到货前，采购人员应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。仓库管理人员应根据采购合同及采购申请，核对到货耗材的名称、规格、型号、数量等信息是否一致。2.验收人员应按照相关标准和要求对耗材的质量进行检验。对于验收合格的耗材，仓库管理人员应及时办理入库手续，并填写《入库单》，注明入库日期、耗材名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库单应一式多联，分别由采购部门、仓库管理部门、财务部门等留存。3.对于验收不合格的耗材，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商负责更换或处理。如因质量问题给公司造成损失的，采购人员应按照合同约定追究供应商的责任。三、两票规定（一）发票要求1.供应商必须提供合法有效的发票。发票应符合国家税务部门的相关规定开具，包括但不限于发票内容真实、完整，发票联次齐全，并加盖发票专用章。2.发票上应清晰注明耗材的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息，且与采购合同及实际采购情况一致。对于汇总开具的发票，必须同时提供加盖供应商发票专用章的销售清单，销售清单应详细列出所购耗材的明细信息。（二）一票制与两票制1.一票制：指供应商将货物销售给公司，并同时提供货物销售发票和运输发票，发票开具方为供应商。在一票制情况下，采购人员应确保发票信息的准确性和完整性，并按照公司财务制度进行报销和账务处理。2.两票制：指供应商将货物销售给公司，同时提供货物销售发票，运输由第三方物流公司负责，物流公司提供运输发票。在两票制情况下，采购人员应分别取得货物销售发票和运输发票，并确保两者的一致性和合法性。货物销售发票的开具方为供应商，运输发票的开具方为物流公司。（三）发票传递与保管1.采购人员在收到供应商提供发票后，应及时进行审核，并在规定时间内将发票传递给财务部门。传递过程中应确保发票的安全，避免丢失或损坏。2.财务部门收到发票后，应进行再次审核，确认发票的真实性、合法性和有效性。审核无误后，按照公司财务制度进行账务处理，并妥善保管发票原件。发票保管期限应按照国家法律法规及公司财务制度的规定执行，以备税务机关等相关部门检查。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对耗材采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行约定、发票管理是否规范等情况。2审计部门有权调阅采购相关的文件、合同、发票等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对耗材采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况。对供应商进行定期评估和考核，根据评估结果调整供应商合作策略。2.对于违反本制度规定或提供虚假发票等不良行为的供应商，采购部门应及时与其终止合作关系，并将相关情况通报公司内部各部门及相关领导。同时，采购部门应在公司供应商管理系统中对该供应商进行拉黑处理，禁止其参与公司今后的采购活动。（三）责任追究1.对于在耗材采购过程中违反本制度规定的相关人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、撤职等。2.如因违反本制度规定给公司造成经济损失的，相关人员应承担相应的赔偿责任，并根据公司内部规定进行进一步处理。对于触犯法律法规的行为，公司将依法移送司法机关追究其法律责任。五、培训与宣传（一）培训计划**1.人力资源部门会同采购部门定期组织举办耗材采购两票制度培训活动，培训对象包括采购人员、财务人员、仓库管理人员以及其他涉及耗材采购工作的相关人员。2.培训内容应涵盖两票制度的法律法规依据、采购流程、发票要求、监督管理等方面的知识和技能，确保相关人员熟悉并掌握本制度的各项规定和操作要点。（二）宣传推广公司内部宣传部门应通过多种渠道，如内部刊物、宣传栏、公司网站等，对耗材采购两票制度进行宣传推广，提高全体员工对本制度的认识和理