老干部局采购制度

PAGE老干部局采购制度一、总则（一）目的为规范老干部局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老干部局机关及所属事业单位使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正，接受社会监督。3.公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，保证采购项目获得最佳性价比。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关科室负责人组成。主要职责包括：1.研究决定采购工作的重大事项和政策。2.审议采购预算、采购计划和采购项目。3.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行机构设立采购办公室，负责具体采购项目的组织实施。其职责如下：1.制定采购工作流程和操作规范。2.编制采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订和执行跟踪管理。5.整理、归档采购文件和资料。（三）相关科室职责1.需求科室提出采购项目的需求，包括技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务科室负责采购资金的预算安排、审核支付和财务管理，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计科室对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同执行情况和采购资金使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求科室应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经科室负责人审核后报采购办公室汇总，采购办公室结合财政部门下达的预算控制数和当年采购计划，对采购预算进行审核和调整，形成年度采购预算方案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时掌握预算执行进度，发现问题及时采取措施加以解决。（三）预算调整采购预算在执行过程中，因政策调整、市场变化、项目变更等原因需要调整的，由需求科室提出书面申请，说明调整理由、调整金额等，经采购办公室审核、采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。四、采购方式（一）公开招标采购1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序（1）采购办公室制定公开招标采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等要求。（2）在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（3）对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。（4）组织开标、评标活动，并按照评标标准进行评标，确定中标候选人。（5）发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标采购1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序（1）采购办公室根据采购项目特点和需求确定被邀请供应商名单，一般不少于三家。（2）向被邀请供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。（3）后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购办公室制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（2）从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。（3）组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。（4）要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求和质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（5）采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（A）只能从唯一供应商处采购的。（B）发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的。（C）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）需求科室提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购的货物或者服务的说明、预算金额、唯一供应商名称等内容，并提供必要的证明材料。（2）采购办公室对申请进行审核，提出审核意见，报采购领导小组审批。（3）采购领导小组批准后，采购办公室与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）采购办公室根据采购需求制定询价通知书，明确采购项目的技术规格、数量、价格要求等。（2）确定被询价的供应商名单，一般不少于三家，并向其发出询价通知书。（3）供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格，采购办公室对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（4）采购人与成交供应商签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购办公室应根据采购方式和采购项目特点编制相应的采购文件，采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序和方法、评标标准、合同草案条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰，并确保供应商能够理解采购要求并据此编制响应文件。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购领导小组进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性以及采购需求的明确性、评标标准的公正性等。采购领导小组对审核中发现的问题提出修改意见和建议，采购办公室应及时进行修改完善。（三）采购文件发放采购文件经审核通过后，采购办公室应按照规定的方式和时间向潜在供应商发放。对于公开招标采购项目，采购公告应在指定媒体上公开发布；对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，采购文件应直接发送给被邀请的供应商。采购办公室应做好采购文件发放记录，包括发放时间、发放对象、文件内容等信息。（四）采购文件保存采购活动结束后，采购办公室应将采购文件进行整理、归档保存。采购文件保存期限按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。采购文件应妥善保管，以便查阅和追溯采购活动的全过程。六、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购办公室应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项签订，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（盖章）。（二）合同审核采购合同签订前，应提交财务科室和审计科室进行审核。财务科室主要审核合同付款方式、付款期限等条款是否符合财务管理制度和资金预算安排；审计科室主要审核合同条款的合法性、合规性以及采购程序的执行情况。审核部门对审核中发现的问题提出修改意见，采购办公室应根据意见对合同进行修改完善后再签订。（三）合同执行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，协调解决合同执行过程中出现问题。需求科室应配合采购办公室做好合同执行工作，按照合同要求组织验收等工作。财务科室应按照合同约定及时支付采购资金。（四）合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。涉及采购预算调整的，应按照规定程序报财政部门审批。（五）合同纠纷处理如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在合同纠纷处理过程中，应保持采购活动的正常进行，不得影响老干部局的工作秩序。七、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后需求科室应及时组织验收。验收可以由需求科室自行组织，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。对于技术复杂、专业性强的采购项目，应邀请相关专家参与验收工作。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的质量标准和技术规格进行。合同未约定的，应按照国家有关标准、行业标准以及相关法律法规的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等方面。（三）验收程序1.需求科室制定验收方案，明确验收人员、验收时间、验收方法、验收步骤等内容。2.通知供应商准备验收资料，并提交相关证明文件。3.验收人员按照验收方案进行验收，对验收情况进行记录，形成验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收时间、验收内容、验收结论等信息。4.验收合格的，采购办公室按照合同约定办理付款手续；验收不合格的，采购办公室应及时通知供应商限期整改，并视情况扣除相应款项或追究违约责任。（四）验收资料归档验收工作结束后，需求科室应将验收报告、验收记录、供应商提供的证明文件等验收资料整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。八、采购监督与管理（一）内部监督1.审计科室应加强对采购活动全过程的审计监督，定期对采购项目进行审计检查，审查采购程序的合规性、采购合同执行情况和采购资金使用效益。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，研究解决采购工作中存在的问题，确保采购活动规范有序进行。3.采购办公室应建立健全内部管理制度，加强对采购工作人员