纪委检查采购制度规定

PAGE纪委检查采购制度规定一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司利益，特制定本制度规定。本制度规定旨在明确采购流程、标准和责任，加强内部控制，防范采购风险，同时为纪委检查采购工作提供依据和准则。（二）适用范围本制度规定适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。涉及采购活动的所有部门、人员均应遵守本制度规定。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开透明，采用公平竞争方式选择供应商，确保采购信息及时、准确披露，接受各方监督。3.公平公正原则对待所有供应商应公平公正，不得偏袒任何一方，依据客观标准进行采购决策。4.效益原则在满足公司业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益和资金使用效率。5.内部控制原则建立健全采购内部控制机制，明确各部门职责权限，加强采购环节的风险防控，确保采购活动有序进行。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据公司业务需求和库存情况，合理安排采购任务。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。3.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、考核和管理。4.负责采购合同的执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。5.收集、整理采购相关信息，建立采购档案，定期进行采购数据分析和总结。（二）需求部门职责1.根据公司业务发展需要，提出采购需求，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求等。2.参与采购前期的需求调研和技术交流，提供专业意见和建议。3.配合采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，协助签订采购合同。4.负责采购物资、服务或工程的验收工作，对验收结果负责。5.反馈采购物资、服务或工程在使用过程中的问题，协助采购部门进行后续处理。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金合理安排和有效使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.负责采购款项的支付审核和支付工作，按照合同约定及时、准确支付采购款项。4.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。5.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（四）审计部门职责（纪委协同）1.对采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购活动是否符合制度规定。2.参与重大采购项目的招标、评标等过程监督，确保采购过程公平公正。3.对采购合同进行审计，审查合同条款的合法性、完整性和合理性。4.对采购项目进行绩效审计评价，评估采购效益和资金使用效果。5.受理对采购活动的投诉举报，配合纪委进行调查处理，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资、服务或工程的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，需经公司领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司领导批准。批准后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等方面的审核。3.根据采购项目的特点和要求，制定供应商评估标准，对符合资格的供应商进行评估。评估内容可包括产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等方面。4.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备等情况。5.根据评估和考察结果，选择确定合格供应商，建立供应商名录，并定期对供应商进行考核和评价。对于考核不合格的供应商，及时进行调整或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资、服务或工程的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.谈判过程中，采购人员应严格遵守公司采购制度规定，维护公司利益。对于重大采购项目，可邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参与谈判。3.根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务或工程的规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至财务部门审核付款条款，并提交至审计部门审核合同条款的合法性、完整性和合理性。5.采购合同经各部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订后的采购合同应及时归档保存。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同约定向供应商下达采购订单，明确采购物资、服务或工程的具体要求和交货时间等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并在规定时间内将货物或服务交付至公司指定地点。3.需求部门负责采购物资、服务或工程的验收工作。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收，填写验收报告。验收合格的，办理入库手续或确认服务完成；验收不合格的，及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应违约责任等。4.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况和交货进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。如因供应商原因导致交货延迟或质量问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。（六）采购付款1.采购物资、服务或工程验收合格后，供应商提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.采购部门对付款申请进行初审，核实采购合同执行情况和相关资料的完整性、真实性。初审通过后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同付款条款、发票真实性、金额准确性等内容。审核无误后，按照公司资金审批流程办理付款手续。4.对于金额较大的采购项目，财务部门可根据合同约定和实际情况，采取分期支付或其他付款方式，确保资金安全和合理使用。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目。2.招标方式及程序：公开招标：通过国家指定的报刊、信息网络或其他媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织投标。邀请招标：向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。招标程序包括招标公告（或投标邀请书）发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标文件编制与提交、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。3.招标采购应严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定进行操作，确保招标过程公平公正、合法合规。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。组织谈判，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，供应商应进行两轮或以上报价。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向三家以上供应商发出询价通知书，明确采购物资的规格、数量、质量要求、交货期等内容。供应商按照询价通知书要求进行报价，采购部门对各供应商的报价进行比较分析。根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的情况及申请单一来源采购的理由。采购申请表经采购部门负责人审核后，提交至公司领导审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期等条款，并签订采购合同。五、采购监督与检查（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。2.采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况，发现问题及时整改。3..财务部门应加强对采购资金的管理和监督，定期对采购资金的使用情况进行检查，确保资金安全和合理使用。4.审计部门应定期对采购制度的执行情况进行审计监督，对采购项目进行专项审计，发现违规违纪行为及时进行查处，并提出改进建议。（二）纪委监督1.纪委应加强对采购活动的监督检查工作，受理对采购活动中的投诉举报，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.纪委可通过参与采购项目的招标、评标等过程监督，对采购合同进行审查，对采购项目进行绩效审计评价等方式，加强对采购活动的全过程监督。3.对于发现的采购违规违纪问题，纪委应依法依规进行调查处理，追究相关人员的责任，并及时通报处理结果，起到警示和教育作用。（三）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，并积极配合相关工作。2.对于政府有关部门、行业协会等提出的意见和建议，公司应认真研究分析，及时整改落实，不断完善采购管理制度和流程。六、违规处理1.对于采购过程中违反本制度规定的行为，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款