系统政府采购管理制度

PAGE系统政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保采购活动的透明度，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进市场竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照法律法规和相关规定进行操作，确保采购过程和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善政府采购管理制度，组织实施政府采购活动，协调解决采购过程中的问题，监督采购项目的执行情况。2.需求部门根据实际工作需要，提出采购需求，参与采购项目的论证、评审等工作，配合采购管理部门完成采购任务。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理，参与采购项目的验收工作。4.审计部门对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，在每年规定的时间内编制下一年度的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审核1.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行初审，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。2.财务部门对采购预算进行复审，审核预算是否符合财务管理制度和资金安排，确保采购资金的合理使用。3.经审核后的采购预算报公司/组织领导审批后，报财政部门备案。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报财务部门复审。3.财务部门复审通过后，报公司/组织领导审批。预算调整申请经批准后，按照规定程序办理相关手续。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的特点和实际情况，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行合理安排。3.采购计划应与财政部门的采购计划相衔接，确保采购活动的顺利进行。（二）计划执行1.采购管理部门按照采购计划组织实施采购活动，严格按照规定的采购方式和采购流程进行操作。2.在采购过程中，如发现采购计划需要调整，采购管理部门应及时提出调整建议，报公司/组织领导审批后进行调整。3.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时解决执行过程中出现的问题，确保采购计划的顺利完成。（三）计划变更1.因特殊原因需要变更采购计划的，采购管理部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和影响。2.采购管理部门对变更申请进行审核，提出审核意见后报财务部门复审。3.财务部门复审通过后，报公司/组织领导审批。采购计划变更申请经批准后，按照规定程序办理相关手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果的公正性和合理性。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照规定的程序确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并按照规定的程序报财政部门批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，按照规定的程序确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容。2.采购申请表经需求部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性。2.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报财务部门复审。3.财务部门复审通过后，报公司/组织领导审批。采购申请表经批准后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，并按照规定的程序组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购管理部门应按照规定的时间和程序组织开标、评标、谈判等活动，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式等内容，并按照法律法规的规定进行签订。3.政府采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和政府采购合同，按照规定的程序办理付款手续。3.在付款过程中，财务部门应严格审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全政府采购监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。2.采购管理部门应定期对政府采购活动进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用。4.审计部门应定期对政府采购活动进行审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门、审计部门等相关部门的监督检查。2.采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，及时提供有关资料和信息。3.对于相关部门提出的监督检查意见，采购管理部门应认真整改，并将整改情况及时反馈给相关部门。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与政府采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况等。3.采购管理部门应定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性。（二）供应商诚信管理1.采购管理部门应建立供应商诚信档案，记录供应商在政府采购活动中的诚信情况。2.对于有不良诚信记录的供应商，采购管理部门应限制其参与政府采购活动，并依法予以处罚。3.采购管理部门应鼓励供应商诚信经营，对诚信度高的供应商给予优先采购等奖励措施。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集政府采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同副本、验收报告等。2.采购档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理和分