竞争磋商招标采购制度

PAGE竞争磋商招标采购制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的竞争磋商招标采购活动，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织利益，促进廉政建设，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有使用财政性资金或自有资金进行的货物、工程和服务的竞争磋商招标采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购活动信息应全面、真实、准确地公开，确保潜在供应商能够及时获取相关信息，参与公平竞争。2.公平竞争原则：给予所有符合条件的供应商平等的机会参与采购竞争，不得设置不合理条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则：采购评审过程应客观、公正，按照事先公布的评审标准和方法进行评审，确保评审结果的公正性。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、串通或采取其他不正当手段谋取利益。二、职责分工（一）采购部门1.负责编制采购计划，明确采购需求，组织实施竞争磋商招标采购活动。2.发布采购公告，邀请潜在供应商参与采购项目。3.对供应商进行资格审查，组建评审委员会。4.组织开标、评标、定标等采购活动，记录采购过程，整理采购文件。5.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，详细说明采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求、技术标准等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部门进行供应商资格审查和实地考察。4.参与开标、评标等采购活动，对采购项目的技术、商务等方面进行评价。5.负责验收采购项目，对验收结果负责。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排。2.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.对采购项目的成本进行分析和控制，提供财务方面的建议和意见。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购文件是否完整。2.审查采购项目的预算执行情况，核实采购资金的使用效益。3.对采购过程中的违法违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。（五）评审委员会1.按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，推荐中标候选人。2.向采购部门提供评审报告，说明评审过程和结果。3.对评审过程中发现的问题提出意见和建议。三、采购程序（一）采购计划编制1.需求部门根据公司/组织的业务需求和发展规划，提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。3.采购部门对采购申请表进行汇总和分析，结合公司/组织的资金状况、库存情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、预算金额等内容，并报分管领导审批。（二）采购方式确定1.根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，采购部门选择合适的采购方式。竞争磋商招标采购方式适用于符合下列情形之一的采购项目：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购方式确定后，采购部门应填写《采购方式审批表》，详细说明采购项目的基本情况、采购方式选择的理由等内容，并报分管领导审批。经批准后，方可按照选定的采购方式组织采购活动。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、磋商文件、响应文件格式、评审标准和方法等内容。2.采购公告应在公司/组织指定的媒体或平台上发布，公告内容应包括采购项目的名称、采购方式、采购内容、预算金额、供应商资格条件要求、报名时间、地点、联系方式等信息。3.磋商文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、合同条款、评审标准和方法等内容，要求供应商按照磋商文件的要求编制响应文件。4.评审标准和方法应客观、公正、合理，明确评审因素、分值设置、评审程序等内容。评审标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，其中技术和商务部分的分值应占总分值的一定比例。（四）供应商资格审查1.采购部门在发布采购公告后，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.采购部门可以通过实地考察、查阅资料、询问供应商等方式对供应商进行资格审查。对不符合资格条件要求的供应商，采购部门应及时通知其不得参与采购项目。3.采购部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，包括供应商的名称、审查时间、审查内容、审查结果等信息。（五）磋商小组组建1.采购部门根据采购项目的特点和需求，组建磋商小组。磋商小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应为单数，其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的三分之二。2.评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。采购部门应在开标前半天内从评审专家库中随机抽取评审专家，并通知其参加采购项目的评审活动。3.采购人代表应熟悉采购项目的需求和情况，具有一定的专业知识和评审经验。采购人代表不得担任磋商小组组长。（六）开标、评标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，供应商应按照采购文件的要求提交响应文件，并由采购部门当众拆封、宣读供应商名称、响应文件的主要内容等信息。2.开标结束后，采购部门组织磋商小组对供应商的响应文件进行评审。评审过程中，磋商小组可以要求供应商对响应文件中有关问题进行澄清或说明，但不得改变响应文件的实质性内容。3.磋商小组按照评审标准和方法，对供应商的响应文件进行综合评审，推荐中标候选人。评审结果应经磋商小组全体成员签字确认。（七）定标1.采购部门根据磋商小组推荐的中标候选人，按照采购文件规定的定标原则确定中标供应商。定标原则可以包括综合得分最高、性价比最优、技术方案最符合要求等内容。2.采购部门应将定标结果通知所有参与采购项目的供应商，并在公司/组织指定的媒体或平台上发布中标公告。中标公告应包括采购项目的名称、中标供应商名称、中标金额、中标标的等信息。（八）合同签订1.采购部门应在中标公告发布后，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、价格、交货时间、地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将采购合同草本提交需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核通过后，采购部门方可与中标供应商签订正式采购合同。3.采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、采购合同管理（一）合同执行1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。需求部门应按照采购合同的要求，组织实施采购项目，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应按照采购合同的要求，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。供应商在履行合同过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，应提前书面通知采购部门，并经采购部门同意后签订补充合同。（二）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、技术标准等是否符合采购合同的要求。验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，并签字确认。2.采购部门应参与采购项目的验收工作，对验收过程进行监督和检查。对验收不合格的采购项目，采购部门应及时通知供应商进行整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后仍不合格的，采购部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（三）付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关资料，确保采购资金支付的准确性和合规性。2.供应商应按照采购合同的约定，提供合法有效的发票。财务部门在收到供应商提供的发票后，方可办理采购资金支付手续。（四）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订补充合同。补充合同应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，采购部门可以解除采购合同：因不可抗力致使采购合同无法履行的；因供应商原因致使采购合同无法按时、按质、按量履行的；采购合同约定的解除条件成就的。3.采购合同解除后，采购部门应及时通知需求部门停止采购项目的实施，并按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门应对采购活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购程序是否合规，采购文件是否完整规范，采购资金使用是否合理等。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并督促采购部门和相关部门进行整改。对违法违规行为，审计部门应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购部门提出投诉。采购部门应在收到投诉后及时进行调查处理