药店招标采购制度

PAGE药店招标采购制度一、总则（一）目的为规范药店招标采购行为，确保药品及相关物资的采购质量，控制采购成本，提高采购效率，保障药店的正常运营和发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于药店所有药品、医疗器械、耗材、办公用品及其他相关物资的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保证所采购物资符合质量要求。3.公平公正原则：招标采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购组织与职责（一）招标采购领导小组1.组成：由药店高层管理人员及相关部门负责人组成。2.职责：审议招标采购制度、政策和重大采购项目。监督招标采购活动的全过程，确保公平公正。协调解决招标采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：由采购部门、质量部门、财务部门等相关人员组成。采购部门负责人任组长。2.职责：负责具体招标采购项目的组织实施。制定招标采购文件，明确采购要求和标准。发布招标信息，组织供应商报名、资格审查。组织开标、评标、定标等活动。与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理、归档招标采购文件和相关资料。（三）各部门职责分工：1.采购部门：负责采购计划的制定和执行。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织招标采购活动，与供应商沟通谈判。负责采购合同的签订、执行和款项支付申请。2.质量部门：参与供应商资质审核，确保供应商符合质量要求。对采购物资进行质量检验和验收，出具质量检验报告。监督采购物资的质量状况，处理质量问题。3.财务部门：根据采购合同和相关规定，审核采购款项支付申请。负责采购资金的预算安排和财务管理。参与采购成本分析和控制。4.其他部门：根据实际需要，配合采购部门提供相关技术参数、需求信息等，参与采购项目的评审工作。三、招标采购流程（一）采购需求申报1.各部门根据业务需要，定期或不定期向采购部门提交采购需求申请表，详细说明所需物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购部门对采购需求进行汇总整理，结合库存情况和市场动态，进行初步审核和分析，提出采购建议。（二）采购计划制定1根据采购需求和采购建议，采购部门制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等要素。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报财务部门审核预算，再提交招标采购领导小组审批通过。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：对潜在供应商进行初步筛选，审查其营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉等资质文件，确保供应商具备合法经营资格和供应能力。3.供应商评估：采购部门会同质量部门等相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括生产能力、质量管理、价格水平、售后服务等方面。4.供应商确定：根据评估结果，选择合格的供应商进入供应商名录，并定期对供应商进行动态评估和管理，淘汰不合格供应商。（四）招标采购方式选择1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目操作流程：采购部门发布公开招标公告，邀请符合条件的供应商报名参加投标。采购部门组织开标、评标、定标活动，确定中标供应商。2.邀请招标适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目操作流程：采购部门向预先选定的若干家供应商发出邀请招标函，邀请其参加投标。采购部门组织开标、评标、定标活动，确定中标供应商。3.竞争性谈判适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。操作流程：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况撰写谈判报告，推荐成交候选人。采购部门根据谈判报告确定成交供应商。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。操作流程：采购部门填写单一来源采购审批表，说明采购理由和拟采购供应商。采购部门将审批表报招标采购领导小组审批。经批准后，采购部门与单一来源供应商进行协商谈判，签订采购合同。5.询价适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。操作流程：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理的供应商成交。（五）招标采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门编制招标采购文件。招标采购文件应包括采购项目概述、采购需求说明、技术规格要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容2.招标采购文件经采购部门负责人审核后，报质量部门审核技术规格和质量要求，再提交招标采购领导小组审批通过。（六）招标信息发布1.公开招标和邀请招标：采购部门在规定的媒体上发布招标公告或邀请招标函，公告或函件应明确采购项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价：采购部门向选定的供应商发出谈判文件、单一来源采购文件或询价函，文件应明确采购项目的相关要求和供应商应提交的响应文件格式及内容。（七）投标文件接收与资格审查1.投标文件接收：采购部门在规定时间内接收供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.资格审查：采购部门会同质量部门等相关部门对投标供应商的资格进行审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉等资质文件，以及投标文件的完整性、符合性等。（八）开标、评标与定标公开招标和邀请招标：1.开标：采购部门按照招标公告或邀请招标函规定的时间和地点组织开标会议，开标会议由采购部门负责人主持，邀请所有投标供应商参加。开标会议应宣布开标纪律，公布投标供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。2.评标：采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、质量部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参加。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.定标：招标采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。竞争性谈判、单一来源采购和询价：1.谈判、协商或报价比较：采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判，或与单一来源供应商进行协商，或对询价供应商的报价进行比较分析。2.确定成交供应商：谈判小组、采购部门根据谈判、协商或报价比较情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参与采购活动的供应商。四、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购部门在中标或成交供应商确定后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核后，报质量部门审核质量条款，再提交财务部门审核付款条款，最后由法定代表人或授权代表签字盖章生效。（二）采购合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资。2.质量部门负责对采购物资进行质量检验和验收，如发现质量问题，应及时通知采购部门和供应商，并按照合同约定处理。3.财务部门根据采购合同和相关规定，审核采购款项支付申请，办理付款手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报招标采购领导小组备案，并按照相关规定办理手续。五、采购验收与付款（一）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应按照采购合同和相关标准对采购物资的质量、规格、数量等进行检验验收。2.验收合格的采购物资，质量部门出具质量检验报告，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，质量部门应及时通知采购部门和供应商，按照合同约定处理。（二）付款1.采购物资验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购物资名称、数量、金额、验收情况等信息，并附上质量检验报告、入库单等相关凭证。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照公司财务制度和相关规定办理付款手续。六、监督与考核（一）监督机制1.药店内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.设立举报信箱和举报电话，接受员工和供应商对招标采购活动中违规行为的举报。对举报事项进行调查核实，依法依规处理。（二）考核办法1.建立招标采购工作考核制度，对采购部